문서관리규정

제1장  총     칙

제1조【목 적】

이 규정은 당사에서 사용하는 각종 문서의 작성, 처리 및 관리, 보존에 관한 사항을 규정함으로써 사무합리화와 업무의 표준화를 기함을 목적으로 한다.

제2조【적용범위】

문서의 작성, 처리 및 관리, 보존에 관한 사항은 다른 규정에서 별도로 정한 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다. 다만, 긴급 또는 불가피한 사유가 있는 경우에는 임시처리하고 사후 이 규정에 의한 절차를 거친다.

제3조【용어의 정의】

이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. □문서□라 함은 회사의 내부조직 상호간이나 대외적으로 업무상 작성, 시행되는 문서 및 회     사에서 접수한 모든 문서를 말한다.

2. □문서주관부서□라 함은 당해 문서의 처리를 담당하는 부서를 말한다.

3. □문서처리부서□라 함은 당해 문서의 처리를 담당하는 부서를 말한다.

제4조【문서화의 원칙】

□ 제반사무의 처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다.

□ 전화 또는 구두로 전언, 조회, 회답 또는 협조가 있는 경우에도 즉시 문서화하여야 한다.

제5조【주관부서의 업무】

주관부서는 문서에 관하여 다음 각호와 같은 업무를 처리한다.

1. 문서의 접수 및 발송

2. 문서의 이관 및 보존, 관리

3. 품의문서 및 수발문서의 기장 관리

4. 각 부서에 대하여 문서관리에 관한 지시, 협력, 교육의 실시에 관한 사항

5. 기타 제1조의 목적달성에 필요한 사항

제6조【문서취급자】

□ 문서를 적절하고 능률적으로 처리하도록 각 부서장은 당해 부서의 문서취급자를 지정하        여 주관부서에 등록하여야 한다.

□ 문서취급자의 직무는 다음 각호와 같다.

1. 문서의 수발과 처리

2. 정당한 결재권자의 결재 여부 확인

3. 타부서와의 관련 여부 확인

4. 전결구분의 착오 여부 확인

5. 문서처리기한의 경과 여부 확인

6. 문서의 분류정리 및 보관에 관한 사항

7. 기타 문서의 취급관리에 있어서 필요한 사항

제7조【문서의 종류】

문서는 그 내용의 중요성과 가치의 정도에 따라 다음과 같이 구분한다.

1. 기밀문서

가. 경영정책상 극비처리가 필요한 문서

나. 업무운영계획 및 방침에 관한 문서와 인사기밀에 관한 문서

다. 기타 사내에서 특정인 외에는 지득하여서는 아니되는 문서

2. 중요문서

가. 주주총회 의사록

나. 이사회 의사록 및 이사회 승인서

다. 감독관청에 대한 신청서 및 중요보고서와 동 관청으로부터의 인허가서, 면허증

라. 영업에 관한 중요한 계획서, 협정서, 각서

마. 명령서

바. 정관, 제규정

사. 제권리증

아. 기타 특히 중요하다고 인정되는 중요문서

3. 일반문서

제8조【문서송달의 원칙】

모든 문서는 업무상의 필요에 의해서만 송달될 수 있으며, 정상적인 행정계통에 따라 송달됨을 원칙으로 한다.

제9조【문서의 성립 및 효력발생】

문서는 다른 규정에 특히 규정된 바를 제외하고는 결재권자의 결재로써 성립되고 상대방에 도달함으로써 효력이 발생된다.

제2장  문서의 작성

제10조【용지의 규격 및 여백】

□ 문서의 용지는 도면, 통계표 기타 별도로 정한 사항을 제외하고는 A4용지 (가로                210□ × 세로 297□)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.

□ 문서의 여백은 위로부터 3cm, 왼쪽으로부터 2cm, 오른쪽 및 아래로부터 1.5cm씩 띄워          서 쓴다.

제11조【문서상의 용서】

□ 문서는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

□ 한글 표기시 뜻이 혼동될 우려가 있는 용어에 관하여는 한자 및 외래어를 사용할 수 있       다.

□ 문서에 사용하는 숫자는 아라비아식 표기를 쓰며, 계약서, 영수증 등의 금액표시는 한자       를 병기한다.

제12조【일시의 표시】

문서에 쓰이는 연, 월, 일의 문서는 생략하고 온점을 찍어서 구분한다.

제13조【항목구분】

문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 각호에 의하여 표시하여   야 한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1.2.3.4. □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가. 나. 다. 라. □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 ⑴. ⑵. ⑶. ⑷. □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 □. □. □. □. □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 1). 2). 3). 4). □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구문은 가). 나). 다). 라). □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

7. 제2호, 제4호 및 제6호의 경우에 하. (하). 하) 이상 계속될 때에는 거. (거). 거),                 너. (너). 너) □□ □□ □□ 로 나누어 표시한다.

제14조【문서의 수정】

□ 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제 또는 수정하는 자가 그 부분에 두줄을       긋고 날인하여야 하며, 원문을 식별할 수 있도록 남겨 놓아야 한다. 다만, 계약서 기타 중      요한 문서를 삭제, 수정할 때에는 그 삭제 또는 수정한 날인 밖에 기재자명을 표시하고        날인하여야 한다.

□ 최종결재권자의 결재 후 수정이 불가피한 경우에는 그 사유를 보고하고 수정을 받거나        재결재를 받아야 한다.

제15조【용지와 글의 색깔】

□ 문서의 용지는 원칙적으로 백색을 사용한다.

□ 도표 및 기타 특수한 경우를 제외하고는 문서에 기입하는 글씨의 색채는 청색 또는 흑색      을 사용한다. 적색은 수정 또는 주의, 환기 등 특별한 표시를 할 필요가 있을 경우에만 사      용한다.

□ 문서작성시 특별한 사유가 있는 외는 소정서식에 PC 또는 WP를 이용, 문안을 기입한          다.

제16조【면표시】

문서가 2매 이상으로 계속될 때에는 하단 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 써넣는다.      다만, 첨부서류는 면의 표시를 따로 하여 전면수를 생략할 수 있다.

제17조【표 시】

□지급□ 또는 □인비□ 등으로 처리하여야 할 문서에 문서의 상부 및 봉투의 좌측상부에 주인      을 찍어 해당 표시를 한다.

제18조【요지표시】

문서의 내용이 복잡할 경우에는 부전지에 그 요지를 기록하여 좌측상단에 첨부한다.

제19조【문서의 간인】

결재권자가 다음 각호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서를 결재할 때에는 간인함을   원칙으로 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가. 등록등에 관계되는 문서

제3장  문서의 수발 및 처리

제20조【문서수발부】

□ 주관부서는 문서발송부와 문서접수부를 비치하여 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한      다.

□ 회보, 책자, 기타 간행물을 접수할 때에는 발송부의 기록을  생략하고 필요에 따라 간행      물 배부표를 따로 비치하여 사용할 수 있다.

□ 문서발송부의 발송 및 수신번호는 연도별 일련번호를 부여한다.

제21조【문서의 발송】

□ 사외로 발신할 문서는 담당부서장의 결재를 받은 후 주관부서에 제출, 주관부서에서 발      송하도록 하여야 한다.

□ 전항의 발송에 있어서는 문서의 첫면 우측하부에 발송인을 찍은 후 우편 또는 인편으로       발송한다.

제22조【문서의 접수】

□ 외부로부터 도착되는 문서는 주관부서에서 접수한다.

□ 당직 근무중 접수한 문서는 다음날 출근시간 직후 주관부서에 인계하여야 한다.

□ 팩시밀리로 접수된 문서 또한 제 1, 2항에 준한다.

제4장  문서의 통제

제23조【통제자】

문서의 통제를 위하여 주관부서의 장이 전체통제자, 처리부서의 장이 자체통제자가 된다.

제24조【통제방법】

문서를 통제할 때에는 다음 각호의 사항을 검토하여야 한다.

1. 결재완료 및 전결구분의 적정 여부

2. 다른문서의 내용과 중복 여부

3. 서식의 적합 여부

4. 기안문과 시행문의 대조

5. 탈자. 오자 여부

6. 첨부물의 확인

7. 보고통제 범위의 위반 여부

제5장  문서의 보존 및 폐기

제25조【보존원칙】

주관부서는 모든 문서철을 연도별, 분류번호별, 보존기간별로 구분하여 보존하여야 한다.

제26조【보존기간】

□ 문서의 보존은 영구보존, 10년보존, 5년보존, 3년보존, 1년보존으로 구분한다.

□ 문서별 보존기간의 기준은 별도로 정한다.

□ 경리, 자금등 장부, 전표의 보존기간은 각각 그 업무를 주관하는 부서에서 별로로 정할        수 있다.

제27조【보존기간의 산정】

□ 보존기간은 처리, 종결된 다음해 1월 1일부터 기산한다. 다만, 기기, 비품 등 고정자산          관련문서의 보존기간은 당해 고종자산의 구입, 폐기 또는 매각 후부터 기산한다.

□ 처리, 종결이라 함은 다음 각호와 같다.

가. 기한이 정해져 있는 협정서 또는 권리서류에 있어서는 그 기한이 종료된 것

나. 사고와 소송 등에 있어서는 그 사건이 해결된 것

다. 장부류에 있어서는 폐쇄 또는 연도마감 처리된 것

라. 기타 문서의 내용 또는 사항의 효력이 상실된 것

제28조【보존문서 기록대장】

보존되는 문서의 현황을 파악할 수 있도록 주관부서는 보존문서의 기록대장을 작성, 비치      하여야 한다.

제29조【기록관리】

보존문서는 도난, 화재, 분실에 주의하며 환기가 양호한 문서고에 집중보관함을 원칙으로      한다.

제30조【폐 기】

□ 주관부서는 보존기간이 끝난 문서 또는 보존할 필요가 없는 문서를 조사하여 주무부서와      협의하여 매년 2월말까지 폐기하여야 한다.

□ 폐기문서는 보존문서 기록대장에 폐기일자를 기록한 후 소각한다. 다만, 비밀문서나 중        요문서를 제외하고는 재생활용할 수 있다.

□ 전항 단서의 규정에 의하여 재생활용하는 폐문서에는 별도로 정하는 폐기인을 날인하여       보존분과 명확히 구별되도록 한다.

부     칙

1. 이 규정은 □□년 □월 □일부터 시행한다.