정보□자료 관리규정

(주)세경멀티뱅크

7-113

제1장  총  칙

제2장  정보관리체제

제3장  정보관리활동

제4장  자료관리

제5장  통계관리

제6장  보  칙

제1장  총    칙

제1조【목  적】

이 규정은 □□주식회사 (이하 □당사□라 한다)의 경영활동에 필요한 사내·외 정보의 종합적 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조【적용범위】

당사의 정보관리 업무는 다른 규정에 특별히 규정된 것을 제외하고는 본 규정에 따른다.

제3조【용어의 정의】

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. □정보□라 함은 정보자료(이하 □자료□라 한다)중 기업경영과 의사결정을 위하여 관리하는 사내·외 자료 및 이를 평가·분석한 자료 및 지식을 말한다.

2. □자료□라 함은 당사 사업 경영과 관련되어 사내·외에서 발생되는 도서, 정기 및 부정기 간행물, 보고서, 카다로그, 팜플렛트, 문서, 도면, 필름, 전산데이타 등을 말한다.

3. □사내 간행물□이라 함은 정기 또는 부정기적으로 1회 100부 이상 인쇄 발간된 책자 또는 뉴스레터 등을 말한다.

4. □통계□라 함은 경영활동에 필요에 따라 보고 또는 조사된 자료를 집계, 가공, 분석하여 작성한 일련의 수치를 말한다.

5. □정보관리□라 함은 정보의 기획, 수집·분석 및 활용 등 당사 내 정보의 흐름을 효율적으로 유지시켜 주는 제반 활동을 말한다.

6. □총괄부서□라 함은 전사적으로 정보관리 업무를 기획, 조정·종합하고 총괄하는 기획부를 말한다.

7. □관리부서□라 함은 본사, 부설기관, 사업본부 및 직할기관에서 소관문 정보의 수집·관리를 담당하는 부단위 부서를 말한다.

제4조【정보의 분류】

당사의 정보는 정보의 소재에 따라 사내정보와 사외정보로 분류한다.

1. 사내정보 : 사내문서 및 보고서, 지시사항, 간행물, 주요 현황 및 통계 등

2. 사외정보 : 국내·외 통신관련 정책, 시장, 고객, 기술 등에 관한 사항

제5조【정보관리 원칙】

① 당사의 정보는 주관부서별로 관리함을 원칙으로 하고 중점관리 대상정보는 정보관리위원회에서 정한다. 다만, 부설기관, 사업본부 및 직할기관의 중점관리 정보는 해당 기관의 장이 따로 정할 수 있다.

② 본사, 부설기관 및 사업본부의 각 부서에서 최고경영층에 보고한 중점관리 대상정보에 대하여는 그 내용을 총괄부서에 제출하여야 한다.

③ 문서 및 사내간행물, 기술정보 등의 관리는 주관부서가 별도로 필요한 사항을 제정하여 운영한다.

④ 당사 정보관리의 전산화는 다음 원칙에 의거 추진되어야 한다.

1. 사내정보의 통합관리

2. 정보검색 및 활용의 공동화

3. 정보의 보호 및 보안

4. 허가되지 않는 정보의 생산금지 및 생산정보의 등록

제2장  정보관리체제

제6조【추진체계】

① 당사의 정보관리 업무추진은 총괄부서에서 하고 관리부서별로 정보모니터를 지정하여 운영한다.

② 총괄부서는 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 전사적 정보관리 활동 계획의 수립 및 추진

2. 전사적 통합정보관리 시스템 개발 및 운용

3. 정책 및 사업관련 정보의 수집과 분석, 제공

4. 최고 경영층 필요 정보의 관리

5. 정보관리 교육 실시 및 정보 MIND 확산

6. 정보간행물의 발간배포

7. 사내·외 통계의 종합관리

8. 본사 종합자료실 운용

③ 관리부서는 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 부문별 소관 정보의 수집·관리

2. 수집 정보의 주관부서 보고 및 필요부서 전파

3. 소관 통계의 작성 및 관리

4. 부문별 정보시스템의 개발 및 관리

④ 정보모니터는 다음 각호의 임무를 수행한다.

1. 총괄부서 및 주관부서 제공정보의 소속부서 전파

2. 소속부서관련 사외정보의 수집 및 관리

3. 소속부서관련 사외 주요 인물정보의 수집 및 관리

4. 소속부서관련 통계 수집 및 관리

5. 정보관리대장(별지 제1호) 작성 및 관리

제3장  정보관리 활동

제7조【계획수립】

① 총괄부서는 정보관리 활동지침을 시달하여야 한다.

② 주관부서는 제1항의 지침에 따라 정보관리 활동계획을 수립하여 총괄부서에 보고 후 시행하여야 한다.

제8조【수집활동】

① 총괄부서는 최고경영층이 필요로 하는 사내·외 정보를 지속적으로 수집, 관리하여야 한다.

② 당사 임직원은 국내·외 출장 및 연수, 또는 유학 중 정보수집에 노력하여야 하며 업무와 관련하여 취득한 정보는 반드시 총괄부서에 제출하여야 한다.

③ 해외사무소관리부서는 해외사무소를 통한 현지 정보수집 방안을 수립·운영하여야 한다.

④ 각 부서에서 사외정보 수집을 위하여 학·협회, 연구소 등 단체에 가입할 경우에는 총괄부서와 사전 협의하여야 한다.

제9조【분석 및 제공】

① 총괄부서는 최고경영층의 의사결정을 지원하기 위하여 영업과 관련된 국내외의 주요 동향을 조사, 분석하여 제공한다.

② 각 부서는 수집한 사내의 공개정보를 필요 부서에 보급·전파하여야 한다. 다만, 정기적으로 정보전문지 성격을 띤 간행물을 발간할 필요가 있는 본사 또는 사업본부에서는 총괄부서의 사전조정을 받아야 한다.

제10조【평가 및 보고】

① 각 부서는 사외정보의 수집시에는 그 정보의 정확성, 신뢰성, 유용성 등을 자율적으로 평가하여야 한다.

② 총괄부서는 전산적 정보관리 활동사항을 연 1회 종합평가, 분석하여 이를 사장에게 보고한다.

제4장  자료관리

제11조【자료의 수집】

① 당사의 업무수행에 필요한 모든 자료는 정보자료 확보계획에 의거 구입, 수증, 교환 등의 방법에 의하여 우선 순위에 따라 수집한다.

② 구입에 의하여 자료를 수집하는 경우에는 자료실운영부서의 장이 당해 자료의 필요성, 용도, 배부처, 예산 등을 검토하여 일괄구입 조치함을 원칙으로 한다.

제12조【등  록】

① 수집된 자료 중 필요하다고 인정되는 자료에 대하여는 필요에 따라 단행본, 정기간행물 및 비도서자료 등으로 구분하여 등록하여야 한다. ② 등록된 자료는 장서인, 비인, 측인을 날인하여야 하며 바코드가 설치된 기관에서는 등록번호용 Bar Code Label을 책 뒷표지 앞면에 부착한다.

제13조【자료의 관리】

① 자료는 그 성격에 따라 일반자료, 비밀자료, 희귀자료로 구분하여 관리한다.

② 비밀자료는 보안업무처리규정에 의하여 정리, 관리한다.

③ 희귀자료는 영구 보존하여야 한다.

제14조【폐  기】

① 자료실운영부서의 장은 보관하고 있는 자료중 장서의 참신성을 유지하기 위하여 소장가치가 없다고 인정되는 자료에 대하여는 폐기할 수 있다.

② 장서점검 결과 연속 3회 이상 소재불명인 자료는 별도 집계하여 결재를 얻은 후 손·망실 처리할 수 있다.

제15조【열  람】

① 자료의 열람은 당사의 임원 및 직원에 한한다.

다만, 비밀자료를 제외하고는 다음 각호에 해당하는 자에게는 당사의 임원 및 직원의 열람에 지장이 없는 범위 내에서 열람을 허용할 수 있다.

1. 당사와 관련된 기관에 재직하는 자

2. 대학원생, 교수, 특정연구기관의 연구원으로서 당해 기관의 열람의뢰 공문소지자

3. 기타 사장이 필요하다고 인정한 자

② 자료의 열람은 정상근무 시간 내에 자료실내에서 행함을 원칙으로 한다.

제16조【대  출】

① 대출을 원하는 당사의 임직원은 바코드시스템 설치기관에서는 대출증을 발급받아야 하며 미설치기관에서는 대출신청서를 작성하여야 한다.

② 당사 업무수행의 지원을 위한 자료의 대출은 1인당 3권 이내로 한다.

③ 희귀자료, 비밀자료, 등 열람이 제한되는 자료와 참고도서, 제본되지 않는 정기간행물, 시청각자료 및 등록전인 자료 등은 대출을 제한한다.

④ 대출이 허용되는 자료의 단기 대출기간은 7일 이내로 하며, 장기대출기간은 3개월 이내로 한다. 다만, 자료실운영부서의 장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장할 수 있다.

제17조【반  납】

① 자료실운영부서는 자료의 대출을 받은 자가 대출기간이 만료되어도 반납하지 않는 경우에는 구두 또는 서면으로 반납독촉을 하여야 한다.

② 대출을 받은 자가 전보, 휴직 또는 퇴직 등의 사유가 발생한 경우에는 대출기간에 관계없이 즉시 반납하여야 한다.

제18조【변  상】

① 대출도서의 분실, 훼손 또는 기타 사고로 반납이 불가능할 때에는 분실한 도서와 동일한 판본을 구독, 변상하여야 하며, 동일한 판본을 구독할 수 없는 경우 별도로 정한 자료시가산정기준에 의거 산출된 금액으로 변상하여야 한다. 다만, 변상할 금액은 구입가격의 2배를 초과하지 아니한다.

② 자료의 분실 또는 훼손이 전시, 사변, 천재지변 등에 의하거나 변상책임자의 귀책사유에 기인한 것이 아님을 입증하는 경우에는 변상책임을 면한다.

③ 제1항의 변상금 징수에 있어서 그 처리방법은 회계처리 규정을 준용한다.

제5장  통계관리

제19조【통계의 구분】

통계는 보고통계와 조사통계로 구분한다.

1. 보고통계 : 보고된 자료에 의하여 작성하는 통계로서 경영활동실적을 집계, 분류, 분석, 정리한 것

2. 조사통계 : 경영활동의 필요에 따라 대내·외적으로 조사한 자료에 의하여 작성하는 통계

제20조【통계담당자】

① 본사, 직할기관, 사업본부의 통계담당자는 관리부서의 정보모니터가 되며 현업기관에서는 경험과 지식이 풍부하고 통계업무에 소양이 있는 직원 1∼2인 부서별 통계담당자로 임명한다.

② 통계담당자는 통계자료를 수집, 보관하고 소관통계를 작성·관리한다.

제21조【통계의 작성】

① 총괄부서는 법령에 의하여 작성이 요구되거나 경영활동에 필요하다고 인정되는 통계자료에 대하여는 통계의 작성을 지정할 수 있으며 통계를 지정할 대에는 다음 사항을 명시하여야 한다.

1. 지정번호 및 지정통계의 명칭

2. 지정통계의 작성 서식

3. 지정통계의 작성부서명

② 지정된 통계는 임의로 변경할 수 없고, 총괄부서와 사전에 협의하여 수정, 변경하여야 한다.

제22조【통제 및 공표】

① 통계의 정확성과 통일성을 유지하기 위하여 주요통계의 대외 공표 및 주요 경영계획에 필요한 통계자료 제공은 총괄부서에서 실시함을 원칙으로 한다.

② 법령 기타 외부기관의 요청에 따라 각 부서에서 소관통계를 대외로 직접 공표할 때에는 자체통제를 실시하여야 한다.

③ 각 부서에서 통계의 통제를 실시함에 있어서는 다음 사항을 확인하여야 한다.

1. 통계자료의 열람·대여

2. 이미 공표된 수치와의 일치 여부

3. 처음 공표되는 수치인 경우에는 소관부서장의 승인 여부

④ 이미 발표된 통계수치의 변경 또는 정정을 하고자 할 때에는 그 사유를 명시하되 총괄부서에 통보하여야 한다.

⑤ 통계치의 착오 기타 공표에 수반된 제반 책임은 자료의 작성 또는 제공부서가 진다.

제23조【보고 및 제출】

① 주관부서 및 관리부서, 현업기관은 정기적으로(월별, 분기별 등) 작성되는 소관통계자료를 총괄부서에 신속히 보고하여야 한다.

② 총괄부서는 필요시 주관부서에 통계자료의 제출을 요구할 수 있으며 통계업무에 관련된 부서는 신속·정확히 통계자료를 제공하여야 한다.

③ 본사의 각 부서에서 임원 이상의 경영층에 보고한 통계자료는 그 사본 1부를 총괄부서에 즉시 제출하여야 한다.

제24조【통계자료의 발간】

① 통계의 수록을 주된 목적으로 하는 자료를 발간하고자 할 때에는 사전에 총괄부서와 협의하여야 한다.

② 통계자료를 발간한 부서는 그 자료 2부를 총괄부서에 지체없이 송부하여야 한다.

제25조【통계작성의 기준표시】

주요통계의 작성시는 다음 각호의 작성기준을 표시하여야 한다.

1. 통계의 출처

2. 계수의 산출방법

3. 기간 또는 기준일

4. 단  위

5. 작성일자

6. 기타 특기사항

제6장  보    칙

제26조【교  육】

총괄부서는 정보마인드 향상 및 정보관리 전문가의 양성을 위하여 체계적이고 지속적인 정보관리 교육을 실시하여야 한다.

제27조【정보의 보안】

① 각 부서에서는 사내정보의 외부 공개시 정보의 정확성, 신뢰성, 보안성을 감안하여 총괄부서와 협의 후 시행한다.

② 각 부서에서는 사내정보 중 비공개정보는 외부에 유출되지 않도록 필요한 조치를 위해야 한다.

부    칙

1. 이 규정은 ○○년 ○월 ○일부터 시행한다.