구매절차규정

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제 1 장  총  칙

제 1 조 【 목  적 】

이 규정은 ○○주식회사(이하 □회사□라고 한다)의 구매절차를 규정함으로써 구매업무와 그 관련업무의 원활한 운영을 도모함을 목적으로 한다.

제 2 장  구매의뢰

제 2 조 【 구매의뢰 】

① 구매는 원칙적으로 구매의뢰에 의하여 실시한-다.

규정 20  -Div-(    )                                                      ○○○○주식회사

② 구매의뢰는 모두 구매의뢰서에 의한다.

제 3 조 【 구  매 】

구매의뢰의 종류는 다음 각호와 같다.

1. 계획구매의뢰＞ 장기구매의뢰와 장기구매의뢰-를 수정할 필요가 있는 경우 월별로 수정하는 월차구매외뢰가 있다.

2. 임시구매의뢰＞ 임시로 구매를 필요로 하는 경-우에 하는 구매의뢰를 말한다.

제 4 조 【 의뢰서 발행부서 】

구매의뢰서의 발행부서는 다음 각호와 같-다.

1. 유형고정자산

가. 토지, 일반건물, 사무용용구비품, 차-량운반구＞ 총무부

나. 사택 및 독립후생용토지와 시설＞ 인사부

2. 재고자산

가. 상품＞ 영업부

나. 반-제품, 외주가공품, 원료, 용피재료, 저장품＞생산부

3. 소모품

가. 사무용소모품＞ 총무부

나. 선전용재료, 경품, 서비스품＞ 영업부

다. 일반관리판매비로서 처리되는 물품＞ 각급부서

제 5 조 【 의뢰요건 】

① 구매의뢰서(별지서식 제1호)에는 다음 각 호의 기재사항을 기재하여야 한다.

1. 품명, 종류, 명칭, 수량, 규격, 치수, 필요한 것에 대하여는 허용오차, 소도조건의      희망, 사-용개소, 목적, 납기, 기초재고량, 소비량, 구매예정단가 및 금액

2. 구입계획절재된 것에 대하여는 품의번호 및 이에 갈음할 수 있는 것과 금액

② 구매의뢰-서에 시방서, 도면, 견본 등을 필요로 하는 것은 이를 첨부한다.

제 6 조 【 구매의뢰절차 】

구매의뢰에 이르기까지의 절차는 다음 각 호와 같다.

1. 유형고정자산관계＞ 유형고정자산의 건설과 수선계획에 의한 구매의뢰-절차를 밟는다.

2. 재고자산관계

가. 판매계획 또는 생산계획에 의하여 수급계획을 설정하여 구매의-뢰수치를 산출한           다.

나.  기본산출방법은 다음과 같다.

□ 월초재고량／당월입고량１당월소요량Ａ월말추정재고-량

□ 월말추정재고량１차월소요량Ａ차월과부족량

□  차월과부족량에 표준재고량을 감안하여 구매의뢰-량을 결정하며 표준재고량의             결정방식은 따로 정한다.

3. 소모품관계＞ 월차수정구매의뢰에 따라 발생하는 때-마다 1개월을 단위로 소요량을 의뢰한다.

제 7 조 【 구매의뢰승인권한 】

발주의뢰부서의 구매의뢰발생의 승인권한은 구매규정에서 정하는 승인권한에 준한다.

제 8 조 【 의뢰서의 수리 】

구매담당부서는 제출된 구매의뢰서에 대하여 적절하다고 인정한 경우에는 수리한다.

제 9 조 【 의견조정 】

구매담당부서장은 구매의뢰서에 의한 구입의뢰물품에 대하여 예산, 품명, 규격, 납기의 변경 등에 대하여 구매의뢰부서장과 의견의 조정을 할 수 있다.

제 3 장  구매예산, 견적, 구매승인

제 1 절  구매예산

제10조 【 업무계열 】

① 구매의뢰를 수리한 담당부서는 시장상황 및 발주단위 등을 감안하여 구매활동을 개시하여야 한다.

② 시장조사와 경제적 발주단위, 표준재고량 판정의 방법에 관하여는 따로 정한다.

제11조 【 예산견적 】

구매담당부가 구매물품의 예산산정을 위하여 미리 취급업자의 견적을 필요로 하는 경우에는 견적서를 요청할 수 있다. 이 경우 구두에 의할 수 있다.

제12조 【 입안부서 】

① 구매예산의 입안은 구매담당부서가 한다.

② 공장경비예산 또는 일반관리판매비에서 처리되는 품목의 구매에 관하여도 제1항의 규정을 준용한다.

제13조 【 예산기초 】

매매예산은 구매의뢰서에 따라 제9조에 의한 의견조정을 완료한 것에 대하여 작성한다.

제14조 【 예산의 종류 】

구매예산은 장기구매예산, 월별수정구매예산, 임시구매예산으로 분류한다.

제15조 【 예산편성방침 】

구매예산은 편성방침에 따라 편성한다.

제16조 【 요  건 】

구매예산은 품명, 규격(성능), 수량, 단가, 금액 및 지급조건을 구비함을 원칙으로 한다.

제17조 【 구매단위 】

구매예산의 구매수량단위는 구매수량에 의하여 단가불변의 것은 1개월분, 단가에 변동이 있는 물품은 3개월분을 단위로 하여 구매함을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 물품은 그러하지 아니하다.

제 2 절  견  적

제18조 【 등록업자견적 】

견적서 요구의 방법은 등록한 업자 중에서 선정한 기명견적으로 한다.

제19조 【 견적서의 요구조건 】

견적서의 요구는 명확하고 균등한 요건으로 3자 이상의 업자로부터 함을 원칙으로 한다.

제20조 【 단일견적 】

제19조의 규정에도 불구하고 다음 각호의 경우와 1건당   만원 이하의 경우에는 단일견적으로 할 수 있다.

1. 주요기기의 부속품 또는 예비품을 보충할 때

2. 기술상 또는 설비력에 있어서 다른 적합한 경쟁업자가 없을 때

3. 특허품, 전매품 등으로 다른 업자로부터 구매할 수 없을 때

4. 외주의뢰품을 계속하여 사용하고 있을 때

5. 기제품 등 극비로 할 때

6. 기타 특별한 사정에 의하여 단일견적이 회사에 유리하다고 인정된 때

제21조 【 견적의 종류 】

견적서를 받는 방법은 동시경쟁견적, 수시경쟁견적, 단일견적으로 구분한다.

제22조 【 개  봉 】

견적서의 개봉은 구매담당부서장이 하며 1건만원 이상인 것에 대하여는 상무회가 개봉한다.

제23조 【 견적수정 】

견적서 개봉의 결과 제시한 조건과 다를 때 또는 견적내용이 명확하지 아니하다고 인정된 때에는 다시 제출처에 수정을 요구할 수 있다.

제24조 【 유효기간 】

① 견적은 원칙적으로 그때마다 구매품 1건씩 하여야 한다.

② 제1항의 규정에도 불구하고 물품별로 일정조건으로 그때마다 일정기간의 구매승인을 얻는 것에 대하여는 그 기간은 당초견적으로 이에 갈음할 수 있다.

③ 제2항의 일정기간이란 1개월을 한도로 하며, 이 범위를 초과한 경우에는 무효로 한다.

제25조 【 견적서의 생략 】

임의견적인 경우는 견적서의 요구를 생략한다.

제 4 장  구매승인

제26조 【 승인의 원칙 】

① 구매승인은 원칙적으로 견적서에 의한다.

② 승인은 다음 각 호에서 정하는 바에 의한다.

1. 견적최저가격의 채택을 원칙으로 하며, 다만 최저가격이란 형식적□계수적인 최저         가격이 아니라 납기, 지급조건, 신용상태와 실적에 의한 품질내구력을 감안한 실질       적인 최저가격을 말한다.

2.  회사제품에 중대한 영향 및 기타 사유에 의하여 최저가격의 적용이 곤란한 경우에         는 관계견적서에 사유를 명기하고 제1호의 적용을 배제한다.

3.  2개소 이상의 견적의 가격이 동일하여 그 선택여부를 판정하기 어려운 경우는 종래        의 구입품 또는 유명품을 우선한다.

제27조 【 승인절차 】

구매승인은 다음 각 호에서 정하는 절차에 의한다.

1. 구매담당자는 구매승인신청서(별지서식 제2호)를 작성, 제출한다.

2. 구매신청자는 일련번호로 예산 및 구매품목의 세목을 기재한다.

3. 구매승인신청서에는 견적서와 규격표 및 부속표 등 관계서류를 첨부하여야 한다.

4.  구매승인을 마친 것에 관하여는 전회구입일, 수량, 단가 및 승인번호를 생략할 수 있다.

5. 구매신청서는 승인을 거친 후 구매담당자가 이를 보관한다.

6. 전각호의 절차에도 불구하고 구매규정에 정하는 구매승인권한 이내의 것에 대하여는 주문서에 구매승인을 할 수 있다.

제28조 【 품의서대용 】

제27조의 구매승인서에 의하여 하는 경우는 품의서를 이에 대체할 수 있다.

제 5 장  계약 및 주문

제29조 【 계약체결 】

구매승인의 결재를 받은 때는 구매담당부서는 신속히 업자와 구매에 관한 계약을 체결하여야 한다.

제30조 【 계약방법 】

① 제29조의 계약은 주문서의 발행으로써 체결한다.

② 제1항의 규정에도 불구하고 다음 각 호의 경우에는 계약서를 작성하여야 한다.

1. 유형고정자산 1건 ○○만원 이상의 구매

2. 6개월 이상에 걸쳐 계속하여 구매를 계약하는 경우

3. 기타 필요하다고 인정되는 경우

③ 계약서로써 계약을 한 경우에도 주문서를 발행하여야 한다.

④ 계약서의 승인권한은 구매규정이 정하는 바에 의한다.

⑤ 계약서의 승인은 원칙적으로 구매승인 후에 받는다.

제31조 【 계약조건 】

계약조건은 다음 각 호에서 정하는 바에 의한다.

1. 품명, 수량, 단위

2. 규격, 치수 및 허용오차

3. 단가, 금액

4. 부수비용의 부담방법

5. 납 기

6. 인수장소 및 조건

7. 대금의 지급조건

8. 품질, 성능

9. 보증기간

10. 계약의 불이행 또는 하자의 처리

11. 기타 계약에 필요한 사항

제32조 【 주문서 】

주문서의 경로는 별도로 정한다.

제33조 【 주문의 변경취소 】

① 구매의뢰의 조건의 변경 또는 주문조건의 변경이 있는 경우는 주문의 변경 또는 취소를 할 수 있다.

② 주문의 변경 또는 취소는 주문서에 적색으로 기입하여 주문의 절차와 같이 취급한다.

제34조 【 계약불이행 】

① 천재지변 기타 불가항력으로 인정되는 경우 이외의 납입지연 기타 계약불이행에 의한 모든 책임은 상대방에게 있고 상대방에게 손해배상을 청구할 수 있다.

② 제1항의 손해배상 청구의 가부 및 액은 구매담당부서장이 결정한다.

제 6 장  주문관리

제35조 【 주문관리 】

주문관리란 주문서발행으로부터 지정장소에 입고되기까지를 말한다.

제36조 【 주문서의 발송 】

주문서는 원칙적으로 납입지정일 전일까지 상대방 및 보고처에 도달하여야 한다.

제37조 【 감  독 】

주문서발행에서 입고까지는 구매담당자가 그 진행상황에 대하여 항상 감독을 하며 이상이 있는 경우는 즉시 이상보고를 한 후 적절한 조치를 하여야 한다.

제38조 【 납기관리 】

① 납기관리는 주문서에 의한 처리에 의함을 원칙으로 한다.

② 주문서에 의한 처리는 다음의 방법에 의한다.

1. 구매담당부서는 주문서부본을 납일월별로 정리한다.

2. 담당자는 매일 오후까지 전일의 입고보고를 받아 주문서와 그 대조를 한다.

3. 입고미필품의 주문서는 즉시 구매담당부서에 회부한다.

4.  구매담당자는 즉시 상대방에 대하여 입고미필의 사실을 통지하고 그 이유를 확인한다.

5. 구매담당자는 확인의 결과 이상보고서를 기안하며 또 관계부서에 연락하고 처치한다.

6. 담당자는 입고미필품의 주문서부본의 반환을 받아 익일 또는 납입예정일이나 변경 납입예정일에 산입한다.

7. 입고가 확인된 것은 주문서부본과 같이 매입대장으로 정리하여 보관한다.

③ 구매계획서는 구매승인을 받은 후에 구매진행을 특히 파악할 필요가 있는 경우에 작성할 수 있다.

제39조 【 관리담당부서 】

주문중의 구입품의 문의는 원칙적으로 구매담당부서를 통하여야 하며, 부득이한 사유로 구매의뢰부서에서 직접 조회하는 경우는 구매담당부서의 양해를 얻어야 한다.

제40조 【 예비검품 】

구매담당부서는 필요하다면 구매품에 대한 제조현장의 시찰 또는 구매품의 예비검사를 하여야 한다.

제 7 장  검수, 수입

제41조 【 검  수 】

① 구매물품의 검수는 계약에서 정하여진 인수장소에서 인수부서가 한다.

② 검수는 주문서 및 검수에 요하는 서류 등에 의하여 하여야 한다.

③ 검수는 구매담당부서에서 이를 하지 못한다.

제42조 【 인수의 원칙 】

① 인수는 다음 각 호에 해당하는 것에 한하여 한다.

1. 주문품일 것

2. 검사에 합격한 것일 것

3. 납품서 또는 출하안내서가 구비되어 있는 것

② 제1항의 조건이 충족되지 않아 인수할 것을 거부하였음에도 불구하고 반입된 것에 대하여는 보전의 책임을 지지 아니한다.

제43조 【 수입수량 】

수량은 수입수량에 의함을 원칙으로 하고 검수수량을 초과하고 또 유상인 경우에는 초과부분에 대하여 이를 반품하거나 필요에 따라 추가로 추가주문의 절차를 밟아야 한다.

제44조 【 분납 및 보관의뢰 】

① 분납을 인정하고 있는 것에 대하여는 그때마다 검수를 한다.

② 보관을 외부에 의뢰하는 경우에는 출장검수를 하여 인수절차를 밟을 수 있다.

제45조 【 재고전용 】

구매의뢰 부서에서 재고물품의 구매의뢰를 하는 경우 관리부서는 필요하면 각 사업장의 재고량을 감안하여 재고전용을 결정한다.

제 8 장  대금의 지급

제46조 【 지급원칙 】

구매품에 대한 대금의 지급은 원칙적으로 주문서에 기재된 지급조건에 의한다.

제47조 【 지급일 】

지급 마감일은 10일을 단위로 하며 지급일은 지급 마감일로부터 15일이 경과한 후 지급함을 원칙으로 한다.

제48조 【 입고확인 】

구매품의 대금지급은 설비확인전표에 의한 확인 또는 입고전표에 의한 입고확인으로 한다.

다만, 청구서제출을 제도로서 요구하고 있는 경우에는 청구서의 제출을 필요로 한다.

제49조 【 선지급금 】

제50조의 규정에도 불구하고 필요한 경우에는 소정의 절차를 거쳐 선지급 할 수 있다.

제50조 【 선지급절차 】

① 선 지급에 관한 절차는 다음 각호와 같다.

1. 회계부서는 주문서와 설비확인전표 또는 입고전표 및 청구서에 의하여 품명, 규격,       수량, 단위, 금액에 대하여 검토하고 외상매입원가를 계상한다.

2. 반품이 있는 경우는 외상매입원가를 적색으로 기입한다.

3. 청구서제출이 있는 경우에는 외상매입원가와 대조하여 확인한다.

4.  지급마감 기간중에 구매한 것을 일괄하고 또는 특별계약한 것은 개별로 지급전표를         작성하여 지급일까지 재무부서에 제출하여 지급을 한다.

5. 제4호의 경우 구매담당부서의 연락이 있어서 지급일을 변경하는 것은 제외한다.

② 지급에 관하여 오류가 있는 경우에는 업자, 회계부서 및 구매담당부서가 협의하여 정확을 기하여야 한다.

제51조 【 지  급 】

지급은 회계부서에서 외상매입원가를 계상하여 실시한다.

제52조 【 지급보고 】

회계부서는 지급실적의 명세에 관하여 구매담당 부서에 보고하여야 한다.

제 9 장  구매실적

제53조 【 실적보고 】

구매담당부서에서는 원칙적으로 매일 구매실적표를 작성하여 각각의 관련부서에 보고한다.

제54조 【 구매실적표 】

구매실적표에는 구매실적, 반품실적, 매각실적, 지급실적을 기재하여야 한다.

제55조 【 예산비교 】

구매실적은 모두 원예산, 수정예산 또는 구매계획과 비교하여 작성되어야 한다.

제56조 【 실적의 참고 】

구매실적은 차기구매계획의 참고자료로서 활용할 수 있도록 작성하여야 한다.

부    칙

제 1 조 【 시행일 】

이 규정은  20  년 ○○월 ○○일부터 시행한다.

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【별지서식 제1호】구매의뢰서

【별지서식 제2호】구매승인신청서

【별지서식 제1호】

구매의뢰서	결재	담 당	부 장	이 사	사 장

품 명						PAGE
도 면						발주품목
업 체 처				담 당 자		TEL
						FAX
발주일자			입고일자			발주장소
부 품 명		재 질	규 격	수 량	단 가	금 액	비 고

품질 요구서류	특 기 사 항
첨 부 서 류
1. 품의서 2. 견적서 3.제품규격서 4.기타관련서류 5.Catalogue

【별지서식 제2호】

구매승인신청서 20 년 월 일							결재			담 당		부 서 장						임 원						사 장
청구부서			청구번호										청구일자
합의부서
품의번호			CODE										발주번호
납 품 선
품 명			규 격		단 위				수 량		단 가					금 액						비 고
계
납 기	○○○○년 ○○월 ○○일				지불조건											인도조건
용 도 및 시 장 현 황
종전구매일자				품 명							단 가						납품선
종전구매일자				품 명							단 가						납품선
견적대비	거 래 선 품 명																				비 고
근거서류	1. 견 적 서 부 3. 부 2. 구매의뢰서 부 4. 부
제 조 항에 의거 전결