중요문서 및 인장관리규정

제 1 장  총  칙

제 1 조【목  적】

본 규정은 본사의 문서작성요령 및 절차와 인장의 사용 및 보관에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제 2 조【정  의】

① 문서라 함은 회사의 내부조직 및 상호간이나 대외적으로 업무상 작성, 시행되는 문서 및 회사에서 접수한 모든 문서를 말한다.

② 이 규정에서 인장이라 함은 회사에서 발송, 인허하는 문서·증빙 등에 날인하여 회사에 직접 또는 간접으로 권리 의무를 발생케 하는 증표로써 회사인장등록부에 등록되어 있는 인장을 말한다.

제 3 조【문서의 종류】

문서는 그 내용의 가치정도와 중요성에 따라서 다음과 같이 분류할 수 있다.

1. 기밀문서

가. 경영정책상 극비처리가 필요한 문서

나. 업무운영계획 및 방침에 관한 문서

다. 인사기밀에 관한 문서

라. 기타 사내에서 특정인 외에는 지득하면 아니되는 문서

2. 중요문서

가. 주주총회의사록

나. 이사회의사록 및 이사회승인서

다. 감독관청에 대한 신청서 및 중요보고서와 동관청으로부터의 인허가서, 면허증

라. 영업에 관한 중요한 계획서, 협정서, 각서

마. 명령서

바. 정관, 제규정

사. 제권리증

아. 기타 중요하다고 인정되는 중요문서

3. 일반문서

제 4 조【인장의 종류】

인장의 종류는 아래와 같다.

1. 법인인감＞대표이사 또는 이사의 인장으로서 관할법원에서 발급되는 법인인감증명에 의하여 증명될 수 있는 인장을 말한다.

2. 보조인감＞전호의 법인인감이 아닌 대표이사, 감사 또는 회사명의로 조각된 인장이나 대표이사 또는 이사의 서명명판을 말한다.

3. 계인＞문서의 발행대장과 발행문서상에 날인하여 문서발행근거를 보존하기 위하여 회사명의로 조각된 인장을 말한다.

4. 부서장인＞각 부서장의 명의로 조각된 인장을 말한다.

5. 기타인＞회사소속의 특수조직, 예컨대 조합, 예비군 등 장의 명의로 조각된 인장을 말한다.

제 2 장  문  서

제 5 조【일반원칙】

① 제반 사무의 처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다.

② 전화 또는 구두로 전언, 조회, 회답 또는 협조가 있는 경우에도 즉시 문서화되어야 한다.

③ 문서의 처리는 신속□정확히 하고 보존 및 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

④ 모든 문서는 업무상 필요에 의해서만 송달될 수 있으며 정상적인 업무계통에 따라 송달됨을 원칙으로 한다.

⑤ 문서의 수신란에는 칭호를 생략하며 상급기관일 경우에는 기관명, 직위, 성명(개인일 경우는 개인명)을 기입하고 귀하의 칭호를 사용한다.

제 6 조【결  재】

① 문서의 처리는 문안에 의하여 상사의 결재를 얻어 집행한다.

② 문서의 결재종류는 다음과 같다.

1. 전결＞전결규정에 의하여 정규의 결재자로부터 위임받은 사항을 일정한 자격자가 결재함을 말한다.

2. 대결＞정규의 결재자가 부재중 정식으로 대리임명을 받은 일정한 자격자가 결재함을 말한다. 다만, 중요한 문서는 정규결재자가 사후열람을 하여야 한다.

3. 후결＞정규의 결재자가 부재중이거나 사무형편에 의하여 결재불능시에 내용이 중요하여 대결하기 어렵다고 판단하였을 때는 정규의 결재해당란에 후결이라 표시한다. 후결문서로서 후에 정규의 결재자가 수정할 때에는 이 수정은 장래에 한해서만 효력을 갖는다.

제 7 조【서  식】

일반문서의 서식은 다음과 같다.

1. 용지의 규격은 16절지를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.

2. 분류기호 및 문서일련번호는 따로 정하여 표시한다.

3. 문장은 국어표준어로 기술하고 가로 띄어씀을 원칙으로 한다.

4. 도표를 제외한 모든 문서에 기입하는 글의 색채는 흑색 또는 청색을 사용한다. 다만, 적색은 수정, 주의환기 등 특수한 경우에만 사용한다.

5. 모든 문서는 본문이 끝난 다음 발안자의 직위, 성명을 쓰고 직인을 성명끝자가 중심이 되도록 찍는다.

6. 동일문서가 2개처 이상에 배부될 때에는 수신란에 배부처참조라 쓰고 발안자명의란 아래에 수신처기관명을 기입한다.

제 8 조【기안 및 발송】

① 기안은 기안용지를 사용한다. 다만, 기안용지를 사용할 필요가 없다고 인정할 때에는 여백에 기안에 대신하는 기록을 하여야 한다.

② 발송문서는 문안과 함께 문서발송담당자에게 제출하여야 하고 문서발송담당자는 문서발송대장에 기입하고 원안발송란에 날인한 후 원안을 주무과에 반환한다.

③ 문서를 전인발송할 때에는 문서발송부에 소정사항을 기입하고 수취인의 접수인을 받는다.

④ 상호관련이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정할 때에는 제1안, 제2안으로 구분하여 동일기안지에 기안할 수 있다.

⑤ 기안문은 결재가 끝나면 일자와 번호를 붙이고, 소정 서식에 의거 주무과에서 성문화한 후 인장을 찍음으로써 효력을 발생한다.

⑥ 중요한 문서로서 두 장 이상일 때에는 계인으로 간인을 한다.

⑦ 발송한 문서 중 비밀에 속하는 문서는 밀봉 또는 해당표시를 하여야 한다.

제 9 조【접수 및 처리】

① 회사에 도착하는 문서는 문서접수담당과에서 접수한다.

② 당직사원이 접수한 문서는 익일 출근시간 직후에 문서접수담당과에 인계하여야 한다.

③ 일반문서는 접수인을 좌측하부 여백에 찍고 접수일시와 번호를 붙여 문서접수대장에 기재한다.

④ 중요문서는 임원의 검토를 받아야 한다.

⑤ 검토를 받은 문서는 주무부서에 배부하여 처리한다.

⑥ 비밀문서는 개봉하지 아니한 채 문서건명부에 발신인과 수취인만을 기입하고 문서담당과장이 직접 접수처리한다.

⑦ 완결문서는 사업년도별로 이를 구분하여 날짜순으로 주무부서에서 편철보관한다.

제10조【문서의 보존년한】

① 문서의 보존년한은 다음 각호에 의한다.

1. 영구보존＞법령, 정관, 규약, 규정, 예규, 연혁문서, 설립관계서류, 관계조합의 가입 및 탈퇴서류, 연차보고서, 회의록

2. 10년보존＞임원 및 사원 인사관계서류, 각종 조사통계서, 경리회계에 관한 장부 및 증빙서류, 각종 계약서, 경영지도서류, 회계감사서류, 업무인계서, 서류물처분관계서류

3. 3년보존＞수지예산서, 운영계획서, 각종 추천관계서류, 교육지도관계서류, 가동상황표, 업무일지, 기타 업무관계서류

4. 1년보존＞각종잡문서

제11조【보존문서의 폐기】

문서의 보존년한이 경과하였을 때 또는 보존년한이 미경과라 할지라도 계속보존의 필요가 없을 때에는 문서담당 과장은 매년 연도말에 폐기문서목록을 작성하여 주무부서와 합의한 다음 사장의 결재를 받아 폐기처리한다. 이 경우 비밀문서는 소각처리한다.

제 3 장  인  장

제12조【종류·규격 등】

인장의 종류·규격·인형은 인장관리규정에서 정하는 바에 의한다. 다만, 사장이 필요하다고 인정하는 경우에는 다른 종류의 인장을 제작할 수 있다.

제13조【자체 및 수량】

인장의 자체는 한문 전서체로 하고 각 인장은 1개씩만을 제작한다. 다만, 회장이 필요하다고 인정하는 경우에는 자체를 변경하거나 수량을 증가할 수 있다.

제14조【인장의 행사】

① 인장의 날인은 결재권자의 결재를 받은 문서에 한하여 보관관리책임자가 행사한다.

② 제1항의 경우에 인장의 보관관리책임자는 반드시 원본에 날인의 표시를 하여야 하며, 문서발송부에 의하지 아니하고 직인을 사용할 때에는 직인날인기록부에 그 내용을 기입하여야 한다. 다만, 회사 내부의 일상적인 업무집행을 위하여 직인을 사용하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제15조【인장관리책임자】

① 각 인장의 관리책임자는 다음 각호와 같다.

1. 법인인감＞관리담당임원

2. 기타＞사용부서장. 단, 공동사용의 경우 사용통제부서장으로 하며, 사용통제부서장은 공동사용부서간 협의로 결정한다.

② 인장관리책임자의 부재시에는 차하급자에게 위임하여야 한다. 다만, 이 경우 인장관리책임자는 사후확인을 인감날인부에 하여야 한다.

③ 관리책임자가 변동되는 경우, 신관리책임자는 업무인수인계서에 서약서를 첨부하여 총무부에 제출하여야 한다.

④ 인장관리책임자는 항시 소정인장함에 인장을 보관하여야 한다.

제16조【인장의 반환】

다음과 같은 사유가 있을 때에는 주관부서에 인장을 즉시 반환하여야 한다.

1. 새로 조각된 인장을 지급받았을 때

2. 업무상 사용이 종료되었을 때

3. 인장과 관련된 사고가 발생되었을 때

4. 회사에서 인장의 반환을 명하였을 때

제17조【인장의 사고 및 책임】

인장의 분실, 도난, 오용 등으로 사고가 발생하였을 경우 인장관리책임자는 사외유출 및 등록기관에 통보함과 동시에 총무부로 사고일시, 원인, 사고내용 등을 신고하여야 한다.

제18조【인장의 폐기】

① 회사의 조직개편, 현장의 철수 기타 사유 등으로 계속 사용할 필요가 없을 경우 인장관리책임자는 인장폐기신청서와 당해인장을 총무부로 반납하여야 한다.

② 총무부장은 전항의 신청을 받는 즉시 관리담당임원의 결재를 받아 폐기처분한다.

부   칙

제 1 조【시행일】

이 규정은   년   월   일부터 시행한다.

제 2 조【경과조치】

이 규정은 시행일 이전에 작성된 문서와 조각사용중인 인장은 이 규정에 의하여 조제한 것으로 본다.