문서관리규정

제1장 총칙

제 1 조 【 목 적 】

이 규정은 문서의 작성, 처리, 보관, 보존, 보고, 통제에 관한 사항을 규정함으로써 문서관리의 효율화와 체계화를 기함을 목적으로 한다.

제 2 조 【 적용범위】

문서에 관하여 다른 규정에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정에서 정한 바에 의한다.

제 3 조 【 문서의 정의】

이 규정에서 문서라 함은 서류, 장표, 도면, 마이크로필름, 마그네틱테이프, 디스켓 등 업무수행을 위하여 사용하는 모든 기록물을 말한다.

제 4 조 【 문서주의의 원칙】

사무의 처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다.  다만, 긴급을 요하는 사항은 전신, 전화, 팩스로 할 수 있다.

제 5 조 【 문서의 효력발생】

문서는 최종결재권자의 승인을 받은 때에 효력이 발생함을 원칙으로 한다.

제 6 조 【 문서의 관리책임자】

①문서관리의 총괄책임자는 관리업무부서장으로 하고 각 부의 문서관리책임자는 각부의 장으로 한다.

②각 부에는 문서관리담당자를 두고 소관문서의 취급 및 관리에 관한 다음 각호의 업무를 수행하게 한다.

1.문서의 수발과 처리

2.결재권자의 결재여부 및 타부서와의 관련여부

3.문서의 분류, 정리, 보관, 보존 및 폐기의 확인

4.기타 문서관리에 필요한 사항

제 7 조 【 문서의 양식 】

업무에 관하여 사용하는 서류의 양식은 장표관리규정에서 정하는 바에 의한다.

제 8 조 【 세부사항 】

이 규정 시행에 관하여 필요한 세부사항은 그때마다 따로 정할 수 있다.

제2장 문서의 작성

제 9 조 【 용지의 규격 】

①문서의 용지는 도면, 통계표, 증명서, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4 용지(210mmX297mm)를 세로로 사용함을 원칙으로 한다.

②문서의 용지는 상단부로부터 30mm, 좌우측과 하단부로부터 각 15mm의 여백을 둔다.

③문자의 색채는 흑색 또는 청색으로 함을 원칙으로 한다. 다만, 수정.주의환기 등 특수한 표시를 할 때에는 적색을 사용할 수 있다.

제10조 【 문서의 용어 】

문서의 용어는 원칙적으로 다음 각호의 요령에 따라 간결명확하게 작성하여야 한다.

1.한글은 띄어서 가로쓰되 표준말을 사용한다. 다만, 뜻의 전달이 곤란한 경우에는 한자 또는 외국어로 표기할 수 있다.

2.숫자는 아라비아숫자를 사용한다. 다만, 금액 등 중요숫자는 문자와 병행하여 사용할 수 있다.

3.일자는 숫자로 표기하며 년, 월, 일의 문자를 생략하고 전(.)을 찍어 구분한다.

4.시간은 24시간제에 의하여 시분의 문자는 생략하고 두 점(:)을 찍어 구분한다.

5.지나친 경어를 피하고 불손감을 주지 아니하는 범위내에서 경어를 생략할 수 있다.

제11조 【 수 정 】

문서의 일부분을 삭제하는 때에는 두줄(=)을 긋고 첨가하는 때에 삽입표시(V)를 하여 기입하며 정정하는 때에는 삭제한 위에 기입한 후 수정자가 수정한 부분에 날인하여야 한다.  다만, 계약서 등의 중요한 문서의 수정의 그 란 밖에 가제한 자수를 표시하고 관계자가 날인하여야 한다.

제12조 【 면표시 】

문서가 2장 이상으로 계속되는 때에는 문서의 하부중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입하고 이를 대시(-)로 연결한다.  다만, 그 문서에 첨부서류가 있는 경우에는 면의 표시를 따로 하여 기입할 수 있다.

제13조 【 문서의 구성 및 기재하는 방법】

①발신문서는 각호와 같이 두문, 본문, 결문으로 구성하며, 대내발송문서는 <서식 제1호> 통신문에 의거 작성하고, 대외발송문서는 <서식 제2호>에 의하여 작성한다.

1.두문은 발신기관명, 문서의 기호 또는 번호, 발송 년,월,일, 및 수신기관으로 한다.      다만, 대내문서는 발신기관명을 기재하지 아니한다.

2.본문은 제목 및 내용으로 하며 첨부표시가 있는 때에는 이를 포함한다.

3.결문은 발신자 명의 및 수신처로 한다.

②본문이 끝나면 한 자를 뛰우고 □끝□자를 쓴다.  다만, 본문이 우측 한계선에서 끝난 때는 그 바로 아래에, 첨부가 있는 때에는 첨부표시 다음에 쓴다.

③문서에 첨부가 있는 때에는 본문에서 한줄 띄어 □첨부□라 쓰고 한 자를 뛰어 첨부의 내용을 기재한다.

④문서의 내용을 항목으로 세분할 때에는 1. 가. (1). (가), 1), 가)의 순서로 구분하여 표시한다.

제14조 【 문서의 기호와 번호 】

①문서의 기호는 기안부서의 부명과 팀명의 머리글자를 병기한 약칭을 사용하며 팀명이 없는 경우는 부명의 머리 두 글자를 사용한다. 다만, 동일한 문서기호가 생기거나 구분이 불명확한 경우, 총무담당부서장은 해당부서명중 다른 글자를 사용하며 명확하게 구분되도록 조정하여야 한다.

②문서의 번호는 해당부 문서대장 <서식 제3호>의 년도별 일련번호로 부여한다.

③대외발송문서의 기호는 □N□에 제1항의 해당부 약칭을 부가하여 사용하고, 번호는 해당부 문서대장의 번호를 사용하며, 발송번호(발송인상의 번호)는 총무담당부서의 대외문서발송대장에 의하여 부여한다.  다만, 부장명의의 대외문서의 발송번호는 해당부의 대외문서발송대장에 의하여 부여한다.

제3장 문서의 처리

제1절 기  안

제15조 【 1문서 1건의 원칙】

1문서에는 1건만을 기재하고 주제가 다른 내용은 따로 문서를 작성함을 원칙으로 한다.

제16조 【 문서의 명의 】

발송문서의 명의는 다음 각호와 같이 한다.

1.대외문서는 발신자의 직명과 성명을 사용하며, 대표이사 사장의 명의로 함을 원칙으로 한다. 다만 업무상 부장 직인을 별도로 사용하는 부서는 일상적이고 경미한 사항에 한하여 부장명의로 할 수 있다.

2.대내문서는 전결규정에 의한 전결권자를 명의로 한다.

제17조 【 기안서 】

문서의 기안은 기안용지 <서식 제4호> 기안서에 의한다.

제18조 【 포괄기안 】

내용 또는 처리방법이 유사한 기안문서는 그 조건, 한도, 취급방법을 정하여 결재를 받음으로써 개별기안을 생략할 수 있다.

제19조 【 합의절차 】

①기안문서의 내용이 다른 부서와 관련되는 것인 때에는 기안지의 협조란에 합의를 받거나 참조하게 하여야 한다.

②합의사항에 관하여 다른 의견이 있는 때에는 관련부서장은 합의란 또는 별지에 그 의견을 기재하고 날인하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 원안의 임의수정.날인거부 또는 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.

③제②항에 의하여 회송된 기안문서는 다시 조정하여 합의하되, 합의가 이루어지지 아니하는 사항은 상급결재자의 결정에 따른다.

④관련부서장 합의후 상급결재자의 명에 의하여 이미 합의된 기안문을 일부 변경 또는 폐기하였을 때에는 기안부서장은 그 요지를 시행전에 관련부장에게 통지하여야 한다.

제20조 【 요지첨부】기안문서의 내용이 복잡할 경우에는 그 요지를 문서에 첨부할 수 있다.

제21조 【 문서대장】각 부는 작성하는 모든 문서는 문서대장 <서식 제3호>에 등재하고 처리한다.

제2절 결재 및 시행

제22조 【 결 재 】

①기안문서는 순서에 따라 각급결재권자의 결재를 받음을 원칙으로 한다.

②결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인하는 방법에 의하며 결재일자를 표시한다.

제23조 【 전 결 】

①위임사항을 전결하는 때에는 <별표 제1호> 위임.전결서식의 요령에 따라 결재한다.

②문서의 전결에 관하여는 따로 정하는 전결규정에 의한다.

제24조 【 대결, 후결】

①전결권자가 출장, 휴가, 기타 사유로 부재중일 경우에는 그 직무를 대행하는 전결권자가 대행한다.

②대결한 문서는 지체없이 전결권자의 후결을 받아야 한다.

③대결 및 후결하는 때에는 <별표 제1호>의 요령에 의한다.

제25조 【 이사회 부의문서】

①이사회에 부의할 문서는 사전에 그 내용을 사장에게 보고한 후 전 임원에게 공람하여야 한다.

②제①항의 이사회 부의문서는 기안지 수신란에 □이사회 부의안건□표시를 한다.

제26조 【 사후공람 등 】

결재과정에서 수정 또는 폐기된 문서는 결재자 또는 합의부서에 그 내용을 보고 또는 공람하여야 한다.  다만, 단순한 자구수정은 그러하지 아니한다.

제27조 【 문서의 통보 】

①대내문서는 결재를 얻은 기안문서의 사본을 발송하여 시행함을 원칙으로 한다.  다만, 주관부서장이 시행함에 있어서 별도의 시행문이 필요하다고 인정하는 경우에는 새로이 시행문서를 작성하여 통보할 수 있다.

②대외발송문서는 결재를 받은 기안문서에 의거 <서식 제2호> 대외발송문서를 작성하여 부장의 확인을 받은 후 발송한다.

③정기보고 또는 1회보고로 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 발송문을 생략하고 보고서에 발신자의 직인 또는 실인을 날인하여 시행할 수 있다.

④경미한 사항의 허가, 인가와 기타 관례적으로 처리하는 문서는 기안을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 시행할 수 있다.

제28조 【 승인된 기안문서의 효력상실 】

승인된 기안문서가 결재완료후 6개월이내에 시행이 없거나 그 시행이 중단된지 6개월을 경과한 경우에는 효력을 상실함을 원칙으로 한다.  다만, 그 시행 자체가 보류된 경우에는 그러하지 아니한다.

제3절 접수 및 발송

제29조 【 문서의 수발 】

①각 부 상호간의 문서(□대내문서□라 한다)의 수발은 다음 각호와 같이 한다.

1.대내문서의 접수는 부의 문서대장 <서식 제3호>에 기록.접수한다.

2.대내문서의 발송은 문서대장 <서식 제3호>에 기록후 발송한다.

②대외문서의 수발은 다음 각호와 같이 한다.

1.대외문서는 총무담당부서에서 접수하며 총무부서는 대외문서 접수대장 <서식 제5호>     에 기록후 해당부서로 지체없이 인계한다.

2.대표이사 사장명의의 대외문서 발송은 총무담당부서의 대외문서발송대장 <서식 제6호     >에 기록 날인한 후 해당부서가 직접 발송함을 원칙으로 한다.  다만, 부장명의의 대     외문서의 발송은 해당부의 대외문서 발송대장에 기록날인한후 직접 발송한다.

③문서를 접수한 때에는 그 문서의 좌측하단에 <별표 제2호> □접수인□을, 문서를 발송하는 때에는 우측하단에 <별표 제2호> □발송인□을 찍은 후 그 수발번호를 기재한다.

④대외에 발송하는 문서는 우송함을 원칙으로 한다.  다만, 필요하다고 인정하는 경우에는 인편에 의한다.

⑤문서를 발송하는 경우에는 그 복사본을 작성, 보관하여야 한다.

⑥발송문서에 관계문서의 부본을 첨부하는 경우에는 그 문서의 우측상단에 □부본□임을 표시한다.

⑦비밀문서를 발송할 경우에는 비밀문서를 밀봉하고 표지 우측상단에 □대외비□ 또는 □인비□라는 문구의 적색고무인을 날인하여 발송하여야 한다.

제30조 【 분류 및 처리 】

①사장명의의 문서는 이를 소관부서별로 분류하여 송부하되 필요에 따라 관련되는 부장이나 임원에게 미리 공람한다.

②문서를 공람하는 때에는 문서에 공람인을 찍어 회람하여야 한다.

③문서가 2개 부서이상에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 먼저 송부하고 관련부서에 공람한다.

④소관부서에서 문서를 수령한 때에는 지체없이 각급결재권자에게 공람한 후 관계부서 통보 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제31조 【 반송 또는 반려】

①접수한 문서가 회사소관이 아니거나 불비한 사항이 있는 경우에는 그 사유를 명기하여 발신인에게 반송하여야 한다.

②송부된 문서가 그 소관부서에 속하지 아니하는 때에는 지체없이 그 뜻을 명기하여 총무담당부서에 반려하여야 한다.

제4절 날 인

제32조 【 날 인 】

①발송문서는 발신자 명의의 인장을 날인하여 시행한다. 다만, 그 내용이 경미하거나 유인물에 의하는 경우에는 발신자명의 다음에 □직인생략□의 표시를 하고 날인을 생략할 수 있다.

②문서의 날인은 직인으로 하는 것을 원칙으로 하되 관례적인 것은 약인.철인으로 부서장 명의의 대외발신 문서는 실인으로써 갈음할 수 있다.

제33조 【 간 인 】

①대외문서 중 그 내용이 특히 중요한 것은 각 장간에 직인으로 간인한다.

②사령장, 신분증 등과 같이 그 근거를 보존할 필요가 있는 때에는 그 문서와 발행대장에 계인으로 간인한다.

제34조 【 날인 절차 등 】

①날인이 필요한 발송문서는 결재가 완료된 기안문서를 첨부하여 총무부서에 송부한다.  다만, 부서장의 직인은 기안부서에서 날인한다.

②총무담당부서에서 발송문서에 날인하는 때에는 다음 각호의 사항을 확인하고 인장관리규정의 <서식 제2호> 인장날인대장에 기록한 후 취급책임자가 날인한다.

1.결재권자의 결재여부

2.기안문서와 발송문서와의 대조

3.처리기한의 경과여부

4.첨부물의 확인

5.기타 위규처리 여부

③총무담당부서는 발송문서에 불비사항이 있을 때에는 그 뜻을 명기하여 기안부서에 회송한다.

제4장 문서의 관리

제1절 문서의 분류와 편철

제35조 【 분류의 원칙 】

문서는 기능별 10진식 분류방법에 의하여 제1차(기능명), 제2차(주요업무명), 제3차(세부업무명) 분류의 3단계로 부류한다. 다만, 제장표류는 그 명칭에 따라 분류한다.

제36조 【 분류번호의 결정】

문서의 분류번호는 문서분류 및 보존기간표 <별표 제3호>에 의하여 다음 각호의 기준에 따라 결정한다.  다만, 장표의 보존기간은 <별표 제4호> 장표보존기간표에 의한다.

1.문서분류중 해당되는 주제가 없는 것을 □총괄□의 분류번호를 사용한다.

2.문서의 기능 또는 업무명칭이 2개이상의 주제가 해당하는 문서는 주된 기능의 주제의 분류번호를 사용한다.

3.상호관련된 일련의 왕복문서는 동일한 분류번호를 사용한다.

4.분류번호의 결정이 곤란한 경우에는 보존기간을 감안하여 해당문서의 단위책임자가 결정한다.

제37조 【 분류번호 및 보존기간의 기입】

①문서는 소관부서에서 당해문서의 소정란에 문서분류 및 보존기간표에 의하여 분류번호 및 보존기간을 기입한다.  다만, 제장표류는 그 기입을 아니할 수 있다.

②소정란이 설정되지 아니한 문서나 외부문서는 좌측상단여백에 설정하여 기입한다.

제38조 【 완결문서의 정리.편철 】

①처리.완결된 문서는 그 발생경과 및 완결에 이르는 문서를 일괄하여 1건으로 정리(이하 □1건문서□라 한다)하여 다음 각호의 순서로 편철한다.

1.기안문서, 시행문서, 접수문서, 기타 관계서류

2.역문, 원문

②1건문서로서 관계서류가 과다하여 원문서에 합철하기 곤란한 경우에는 별책으로 할 수 있다.

제39조 【 문서의 편철 】

①정리된 1건문서는 문서철을 설정하여 사업년도별, 문서분류별, 보존기간별로 다음 각호에 의하여 편철한다.

1.편철문서량은 200매를 기준으로 하되 필요에 따라 적의중감할 수 있다.

2.동일업무년도의 문서는 문서완결일자순으로 최근의 문서가 상단에 위치하도록 편철한      다.

3.문서의 분류는 제3차 분류를 기준으로 하되 문서량에 따라 제2차 또는 제1차 분류를     기준으로 편철할 수 있다.

4.보존기간은 제43조를 기준으로 하되 문서량에 따라 기준 기간의 상.하기간의 해당문     서와 합철할 수 있다. 이 경우에는 최장의 기간을 보존기간으로 한다.

②문서철은 매사업년도말 해당단위부서에서 설정된 문서철별로 문서목록표<서식 제7호>를 최상단에 삽입한 후 보존문서표지<서식 제8호>를 사용하여 제본한다.

제2절 보관, 이관 및 보존

제40조 【 보 관 】

①문서의 보관이라 함은 문서가 처리.완결된 후로부터 이관하여 보존되기 전까지 당해단위부서에서 관리함을 말한다.

②처리.완결된 문서는 당해단위부서별로 지정된 서류함에 보관하여야 한다.  다만, 인.허가서 및 경영전반에 관한 중요한 특수문서를 총무부서에서 보관하고 당해단위부서는 그 사본을 보관한다.

제41조 【 이 관 】

①보존기간이 1년을 초과하는 문서는 보존문서이관서<서식 제9호>에 의하여 매사업년도말로부터 1월이내에 총무부서에 이관하여야 한다.

②보존기간이 1년을 초과하는 문서로써 계속 참여할 필요가 있다고 인정되는 문서는 제①항의 규정에 불구하고 단위부서에서 계속 보관할 수 있다.

제42조 【 보 존 】

①문서의 보존이라 함은 이관된 문서를 폐기시까지 소정의 보존기간동안 총무부서에서 지정된 장소에 집중 관리함을 말한다.

②총무부서는 보존하는 문서철에 대하여 보존문서대장<서식 제10호>을 사업년도별, 보존기간별로 작성,비치하여야 한다.

③보존문서철은 사업년도별, 문서분류별로 보존하여 색출이 용이하도록 하여야 한다.

제43조 【 보존기간의 구분 및 기산일】

①문서의 보존기간은 다른 법규에서 정한 경우를 제외하고는 문서의 중요도, 업무수행참고정도에 따라 제36조의 <문서분류 및 보존기간표>에 의하여 영구보존, 10년, 5년, 3년으로 구분한다. 다만, 경미한 왕복서류, 통지서류, 보고서류, 조사서류, 참고서류, 사본.부본 등의 서류는 1년 보관할 수 있다.

②문서의 보존기간은 당해문서가 처리.완결된 다음 사업년도 초일부터 기산하여 보존기간이 종료되는 사업년도말까지로 한다.

제44조 【 보존기간의 결정】

①문서분류 및 보존기간표에 보존기간을 정하지 아니한 문서나 그 결정이 곤란한 문서는 당해문서의 단위책임자가 정한다.

②보존문서철 중 편철된 문서들이 보존기간을 달리하는 경우에는 최장기의 보존기간을 적용한다.

제3절 대출, 폐기 및 문서고의 관리

제45조 【 열람, 대출】

①보존문서를 열람 또는 대출받고자 하는 때에는 문서고에 비치된 문서열람(대출)대장<서식 제11호>에 기재하고 관리 담당자의 확인후에 실시하며 열람(대출)자는 해당 문서의 보존 및 반납에 책임이 있다

②보존문서를 대출하는 경우에는 보존문서열람(대출)대장<서식 제11호>에 기록하여 그 주소를 명확히 하여야 한다

③비밀문서의 열람 및 대출은 그 업무와 직접 관련있는 자에 한하여 관리책임자의 사전승인을 얻어 열람 또는 대출할 수 있다.

제46조 【 폐 기】

①보존기간이 만료된 문서를 폐기하고자 하는 경우에는 보존문서대장에 소정사항을 기록하고, 해당단위부서장의 합의를 거쳐 폐기처분한다. 다만, 해당단위부서장의 요청이 있거나 사적가치가 있다고 인정되는 문서는 폐기를 보류할 수 있다.

②비밀문서는 상황변동으로 인하여 비밀문서로 보호할 가치를 상실한 경우에는 비밀문서 관리책임자의 결재를 얻은 후 일반문서로 재분류 또는 폐기할 수 있다.

제47조 【 문서고의 관리】

총무담당부서장은 수시로 문서고의 이상유무를 점검하고 보존문서의 변경, 충해 등의 방지를 위한 제반조치를 취하여야 한다.

제5장 문서보안

제48조 【 비밀문서의 취급】

비밀문서는 회사경영에 미치는 영향의 정도에 따라 극비문서, 대외비문서로 구분하며 일반문서와 별도 취급한다.

제49조 【 비밀문서의 작성】

비밀문서의 작성은 소속 부서장의 책임하에 작성한다.

제50조 【 비밀문서의 관리책임자】

①비밀문서의 관리책임자는 부장급으로 하며 대리급이상 관리자중에서 1인을 관리담당자로 선정하여 관리하게 할 수 있다.

②비밀문서의 관리책임자는 다음 각호의 임무를 수행한다.

1. 비밀문서의 보관, 대출 및 파기에 관한 업무

2. 비밀문서의 누설, 도난, 분실 및 기타 손괴 등의 방지를 위한 지도, 감독업무

제51조 【 비밀문서의 보관 】

①비밀문서의 보관은 특별한 사유가 없는 한 부단위로 보관하여 관리한다.

②비밀문서의 보관은 일반문서와 분리하여 시건장치가 되어 있는 별도의 문서함 또는 금고 등에 보관하여야 한다.

③비밀문서를 관리하는 당해부서는 비밀문서관리대장 <서식 제12호>을 비치, 기록하여 유지 관리하여야 한다.

제52조 【 비밀문서의 발간통제】

①비밀문서를 프린트, 인쇄, 복사(이하 □발간□ 이라 한다)하고자 할 때에는 당해 비밀문서의 관리책임자가 사전 총무부서에 의뢰하여 자체 발간한다.

다만, 비밀문서를 외주 발간할 경우에는 총무부서에서 사전의뢰하여 당사의 일반 인쇄물 장기공급계약자를 이용하여 발간한다.

②비밀문서의 외주발간을 의뢰한 경우에는 당해 비밀문서 관리책임자는 담당직원을 파견하여야 하며, 파견된 직원은 발간업무에 입회하여 비밀문서의 누설, 분실, 기타 손괴 등의 방지를 위한 감독을 하여야 한다.

부  칙

제 1 조 【 시행일 】

이 규정은  20   년 ○○월 ○○일부터 시행한다.