구매업무 규정

제 1 장 총  칙

제 1 조 【 목  적 】

이 규정은 당사의 회사경영에 필요한 각종 물품구매와 이와 관련된 업무처리기준을 정함을 목적으로 한다.

제 2 조 【 적용범위 】

물품구매(이하 구매라 한다)에 관하여는 별도의 규정이 없는 한 이 규정을 적용한다.

제 3 조 【 용어의 정의 】

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호와 같다.

1. 물품 이라 함은 회사가 일정한 대가를 지불하고 구입하는 일체의 유형 또는 무형의 재화를 말하며 내자 및 외자로 구분한다.

2. 구매 라 함은 물품의 구입, 제작, 인쇄 또는 기타 이에 준하는 조달행위를 말한다.

3. 검사 는 실체검사와 기술검사로 구분한다.

가.실체검사 : 물품의 수량, 규격 기타 외관식별이 가능한 사항의 검사

나.기술검사 : 물품의 성능, 품질, 분석, 측정등 기술적 내용의 검사

제 2 장 구  매

제 4 조 【 구매의 구분 】

구매의 구분은 다음 각호와 같다.

1.일반구매 : 구매요청부서의 요구로 구매담당부서에서 구매하는 것을 말한다.

2.특수구매 : 일반구매 이외의 구매를 말한다.

제 5 조 【 구매의 원칙 】

① 구매는 일반구매를 원칙으로 하며 구매담당부서는 시장조사, 가격사정, 공급자선정, 계약, 납품, 대금지불의뢰등의 절차를 주관하여 수행한다.

② 구매시에는 구매요청부서장이 요구하는 성능, 품질, 규격, 납기등에 관한 사항을 충족시켜야 한다.

③ 외자는 국내에서 생산되지 않거나 국내제작이 곤란한 물품 또는 제②항의 사항을 내자로 보장하기 곤란한 물품만 구매해야 한다.

제 6 조 【 특수구매 】

① 특수구매가 불가피한 경우에는 구매담당부서장의 사전협조승인을 받아야 하고 구매후 또는 납품완료후에 즉시 회계에 필요한 증빙을 첨부하여 구매한 부서에서 정산하고 그 내용을 구매담당부서에 서면통보하여야 한다.

② 특수구매를 할 수 있는 경우는 다음 각호와 같다.

1. 특수품, 희귀품, 규격 및 품질등을 명시할 수 없는 경우

2. 긴급한 업무수행을 위해 불가피한 경우

3. 외국출장등의 경우 외국현지에서 구매하는 것이 회사에 유리하다고 판단되는 경우

4. 기타 회사가 별도의 기준을 정한 경우

제 7 조 【 구매요청 】

① 구매요청부서는 소요물품의 구체적인 사항을 위임전결 요령에 의하여 결재를 득한 후 구매담당부서에 요청한다.

② 구매요청부서장은 구매요청시 다음 각호의 사항을 검토한후 구매요청하여야 한다.

1. 소요시기, 구매 우선순위 및 타당성

2. 장비, 기기 등의 수명 및 타목적 활용

3. 장비보수 및 보존 등의 가능성

4. 부속품 등 후속보급의 가능성  5.투입될 예산과 물자활용의 성과비교

6. 추정가격 (부가가치세 등 제세공과금과 부대비를 포함한 가격)에 의한 예산 및 자금계획 확인

7. 구매규격 등

③ 기기의 제작이나 특수물품의 구매는 제작도면, 시방서, 사양서, 규격, 참고서적 등 필요한 자료를 첨부하여야 하며, 일반물품의 경우라도 사양을 명기하여 구매담당부서가 요청부서에서 요구하는 물품을 정확하게 식별할 수 있도록 하여야 한다.

④ 특수포장을 필요로 할 때에는 포장조건을 명시하여야 하고, 운반, 통관, 검수시 취급상 유의사항을 구매요청서에 명시하여야 한다.

⑤ 구매요청부서가 납품업체를 지정한 물품에 대하여는 <서식 제1호> 구매요청서에 당해 특정품 구매사유를 명시하여야 한다.

⑥ 구매요청서를 제출하기 전에 물품의 특수성, 기타의 사유로 구매요청부서에서 납품대상업체에게 가격 및 규격 등을 직접 조회한 경우에는 그 사본을 구매 담당 부서에 제출하여야 한다.  이 경우에 구매요청부서장은 물품의 가격결정에 영향을 미치는 행위를 하여서는 아니된다.

⑦ 인쇄물 발간을 요구하는 부서장은 일반인쇄물과 비밀인쇄물을 구분하여 구매 담당부서에 요청하여야 한다.

제 8 조 【 구매요청서제출 및 접수 】

① 구매요청부서는 구매요청서에 필요한 사항을 기재하여 다음 각호에서 정하는 기간내에 구매담당부서로 제출하여야 한다.

1. 내자구매 : 기성품일 경우에는 사용예정일로 부터 최소한 10일 전에 제출하여야 하며, 제조기간이 소요되는 물품은 이를 고려해야 한다.

2. 외자구매 : 외자 구매품목은 기성품, 부품류, 장비류, 제조물품 등의 충분한 소요일수를 고려하여 요청하여야 한다.

② 구매요청부서는 구매요청서를 제출하기전에 구매대상물품의 소요예산 추정 및 예산과목을 기재하여 구매집행에 참조할 수 있도록 하여야 한다.

③ 구매담당부서는 물품구매 사정가격이 구매요청서상의 추정금액을 초과하는 경우에는 구매집행전에 구매요청부서와 협의하여 예산을 검토하고 구매여부를 결정하여야 한다.

④ 구매담당부서장은 구매요청서의 적부를 검토한 결과 미비점이나 불명확한 사항이 있을 경우 구매요청부서에 의견을 기재하여 정정 또는 보완을 요구하거나 반송할 수 있으며, 구매요청서를 접수한 경우에는 소정의 절차에 따라 구매조치를 하여야 한다.

제 9 조 【 견  적 】

① 구매담당부서는 물품구매를 위하여 2개 이상의 복수견적을 원칙으로 한다.  단, 회사에 이익이 되거나 단일품목 및 견적비교가 불가능한 품목, 견적서 입수가 불필요한 경우에는 단일견적으로 처리할 수 있다.

② 견적은 유선(FAX) 및 문서에 의한다.  단, 긴급품목, 희귀품목, 견적기피 또는 기타 사유로 견적서 입수가 불가능하거나 타방법에 의하여 물가조사를 하였을 경우에는 원가계산서, 물가자료, 물가조사경위서등을 첨부하여 견적서를 대신 하거나 필요에 따라 면접방식을 취할 수 있다.

③ 견적서의 효력은 발행일로부터 1개월을 원칙으로 한다.

④ 구매담당부서장은 견적서상의 규격, 납기 등의 제 조건이 구매요청서 내용과 상이할 경우에는 발주전에 구매요청부서장과 협의하여야 하며, 구매요청부서장은 기술 및 사용가능 여부를 검토하여 구매여부를 결정할 수 있도록 협조하여야한다.

제10조 【 구매계약 】

구매계약은 계약업무처리요령에 의한다.

제11조 【 단가계약 】

① 구매담당부서장은 계속적인 반복수요가 발생하는 물품에 대하여는 일정기간의 구매예상 물량을 기준으로 단가계약을 체결할 수 있다.

② 단가계약을 체결한 단가의 현저한 변동이 발생할 경우에는 상호협의하여 조정 할 수 있다.

제 3 장 납품 및 검사

제12조 【 납  품 】

① 구매담당부서는 구매(계약)시 충분한 검토를 거쳐 현실적인 납품기일을 선정하여야 한다.  단, 회사의 사업상 일정이 시급한 경우에는 예외로 한다.

② 구매담당부서는 <서식 제2호> 물품구매관리대장을 기록, 유지하고 납품일정을 점검하여 납품이 지연되지 않도록 하여야 하며, 납품기일이 경과하여도 납품하지 않을 경우에는 그 사실을 구매요청부서장에게 통보하고 납품업체로 하여금 신속히 납품할 수 있도록 조치하여야 한다.

③회사가 구매하는 모든 물품은 제13조에 의한 검사규정에 합격하여야 납품으로 간주한다.  단, 시험 도는 설치에 장시간을 요하는 경우에는 예외로 한다.

제13조 【 검  사 】

① 구매담당부서는 회사에 입고된 구매물품에 대하여 회사의 사업 또는 운영이 지연되지 않도록 구매요청부서에 검사를 요청하여야 하며, 검사부서는 신속, 정확, 공정하게 검사를 실시하고 그 결과를 구매담당부서에 검수확인서를 작성하여 통보하여야 한다.

② 검사도중에 발견된 중대한 하자에 대하여는 그 결과를 서면으로 통보하여야 한다.

③ 공업규격표시 물품, 공산품품질관리법 등의 규정에 의하여 등급이 사정된 물품 또는 공인 검사기관의 검사합격품에 대하여는 계약에 의하거나 품질 보증각서를 첨부하여 검사의 일부 또는 전부를 생략할 수 있다.

④ 세부 검사기준은 검사부서에서 별도로 정한다.

⑤ 검사부서에서는 필요한 경우 납품업체 또는 구매담당부서의 입회를 요청할 수 있으며, 자체 검사가 곤란한 경우에는 별도의 검사기관(또는 부서)을 지정하여 검사를 의뢰할 수 있다.

⑥ 검사부서는 검사장소를 지정하여 검사실시 전에 구매담당부서로 통보하여야 하며, 검사장소가 지정되지 아니한 경우에는 납품장소를 검사장소로 한다.

제14조【 불량품의 처리 】

① 구매담당부서는 검사결과 물품의 하자 또는 불량정도가 물품의 사용목적이나 실용성에 지장이 없을 경우, 기타 불가피한 경우에는 감가조건부로 검사에 합격처리할 수 있다.

② 구매담당부서는 검사결과 불량으로 확정받은 경우 즉시 납품업체에 통보하고, 불량 및 규격차이 등의 시정사항을 요구하여야 하며 이에 따른 제비용은 납품업체의 부담으로 한다.

③ 동일물품에 대하여 불합격판정을 2회이상 받은 납품업체는 경고조치를 취하고 거래를 중지할 수 있다.

제15조 【 구매완료 】

구매완료는 납품 및 검사가 종료되어 구매요청부서에 당해 물품이 도달된 때로 하며, 무상하자보수는 구매계약시 별도로 정한다.

제 4 장 보  칙

제16조 【 납품대상업체.협력업체 】

① 구매담당부서장은 관련부서의 협조하에 거래 개설전 납품대상업체를 조사하여 거래개설의 참고자료로 활용할 수 있다.  단, 납품대상업체는 자금력, 기술수준, 기술혁신능력, 회사와의 협력도, 성실성, 가격의 적정성, 납기 등을 종합적으로 고려하여 결정한다.

② 구매담당부서장의 다음 각호에 해당되는 납품대상업체에 대하여 필요하다고 인정될 경우 구매물품의 종류별로 협력업체를 지정할 수 있다.

1. 회사의 주요사업수행을 위해 당해업체의 참여가 필연적으로 요구되는 경우

2. 회사가 특별한 규격, 주문사양을 요구하고 이에 따라 물품을 공급할 경우

3. 회사의 사업수행에 있어 보안상 비밀을 요하는 경우

4. 기타 사장이 필요하다고 인정하는 경우

③ 구매담당부서장은 지정된 협력업체가 기준에 적합치 않다고 판단될 경우 그 지정을 취소할 수 있다.

④ 납품대상업체 및 협력업체의 자격조건, 지정절차 등에 관하여 필요한 사항은 별도로 정할 수 있다.

제17조 【 시행지침 】

본 규정을 시행하는데 필요한 절차 및 관련서식 등은 별도로 정하여 시행한다.

제18조【 준용규정 】

① 구매업무에 관하여 본 규정에 포함되지 아니한 사항은 일반적인 통례에 준하며 회사에 유리하게 처리하여야 한다.

② 장비의 임차, 유지보수 등에 관하여도 별도 규정이 없는 한 본 규정을 준용한다.

부    칙

제 1 조 【 시행일 】 이 규정은 20   년  월  일부터 시행한다.