문서보존에 관한 세칙

제 1 장  총    칙

제 1 조(적용 및 목적) 이 세칙은 본교 문서규정 제41조의 규정에 의하여 완결된 문서의 편	철, 보존및 폐기에 관한 세칙을 정함을 목적으로 한다.

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제 2 조(적용 범위)본교의 모든 문서보존에 관계되는 사항에 관하여는 이 세칙을 적용한다.

그러나 법령 및 다른 규정에 특별히 정한것이 있는 때에는 그에 의한다.

제 3 조(완결문서 처리 원칙) 완결된 문서는 문서 년도별로 일자 순으로 학년도별로 편철,	보존하며 회계서류는 회계년도에 의하여 구분하여 편철,보존하는 것을 원칙으로 한다.

다만, 학위수여 대장 및 예규문서는 누년 편철할 수 있고 예규중 변경이 있는 것은 보	완, 수정하되 삭제된 것은 이를 보존하여야 한다.

제 2 장  편    철

제 4 조(편철) ① 문서는 매 안건마다 발생, 경과 및 완결되는 문서를 일괄하여 1건으로 합	철하고 색인 일련 번호를 붉은 글씨로 쓴다.

② 본 책에 합철하기 곤란한 관계서류는 별책으로 편철할 수 있으나 본책에 그 뜻을 밝	혀 연락을 명백히 한다.

제 5 조(편철방법) ① 완결된 1건 문서는 보존 종별마다 완결일자 순으로 내용에 따라 구분	편철하되 최근 문서가 위에 오도록 철하고 별지 제1호 서식의 문서건명 목록을 작성하	여 권두에 붙인다.

② 문서 편철은 상부를 철하는 것을 원칙으로 한다.

제 6 조(비밀문서의 편철) 기밀을 요하는 문서는 따로 편철하고 표지에 붉은글씨로「비밀」	표시를 하여 별도로 보관 또는 보존하여야 한다.

제 7 조(보관) 편철된 문서철의 앞과 등에는 다음 사항을 명기하여야 한다.

1. 보존 종별년도(예:갑종문서, 영구보존)

2. 문서명칭

3. 보존만기 년월일

4. 주무 부서명

제 3 장  보    존

제 8 조(이관) 주무부서에서 편철된 과년도 문서는 신학년도 개시후 3개월 이내에 소정서식	의 보존 문서대장 인계부 별지 제2호서식에 의해서 총무과에 이관하여야 한다,

다만, 주무부서장이 정리보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 보관할 필요가 있	다고 인정할 때에는 그 주무부서에서 보관할 수 있다.

제 9 조(보존문서 기록대장) 전조에 의하여 문서를 인계받은 총무과에서는 별지제3호서식에	의한 보존문서대장에 등록하고 보존한다.

다만, 보존문서대장 인계부 및 보존문서대장은 보존 종별마다 따로 철한다.

제10조(보존종별 및 기간) 완결문서에 관하여 특별히 규정된 것을 제외하고는 보존종별 및	보존 기간은 다음과 같이 한다.

① 문서의 보존종별은 주무부서장이 정한다.

② 보존기간은 문서가 완결된 해의 다음 년도부터 가산한다.

③ 보존이 필요 없는 문서는 결재를 거쳐 이를 폐기한다.

④ 문서의 보존종별 및 보존 기간은 다음과 같다.

1. 갑종문서 : 영구보존

㉮ 예규문서, 학위수여대장, 학적부, 인사발령대장 및 입학사정대장

㉯ 영속할 성질이 있는 사항에 관한 문서로서 후일 영구히 증거될 문서

㉰ 역사에 참고될 문서(인·허가장과 같이 중요 연혁을 증명하는 서류등)

㉱ 특수대장 원부의 류

㉲ 위의 ㉮ 내지 ㉱이외에 특히 영구 참조의 필요가 있다고 인정되는 문서

2. 을종문서 : 10년 보존

㉮ 후일에 가릴 문서가 될 증거로서 갑종에 속하지 않는 것

㉯ 전 제1호 내지 제2호 ㉮이외의 각종문서로 후일에 참고가 되고 중요하다고 인정	되는 문서

3. 병종문서 : 3년 보존

갑종 및 을종에 속하지 않는 참고가 될 문서

4. 정종문서 : 1년 보존

㉮ 갑종, 을종 및 병종에 속하지 않는 문서

㉯ 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참조할 필요가 없는 문서

5. 정종문서는 문서건명 목록을 생략할 수도 있다.

제11조(보존 기간의 변경) 주무부서의 장은 보존된 문서에 대하여 소정의 보존기간을 연장	또는 단축할 필요가 있을 때에는 총장의 승인을 얻어 변경할 수 있다.

제12조(보존 문서의 대출, 열람 및 복사) ① 보존문서를 대출하거나 열람 또는 복사하고자	할 때에는 소정 별지 제4호서식 보존문서대장 열람 (대출, 열람 및 복사) 신청서를 총	무과에 제출하고 총장의 승인을 받아야 한다.

② 총무과는 전항에 의하여 총장의 승인을 받은 보존문서 열람사항을 소정 별지 제5호	서식의 보존 문서대장 대출부에 등재하여 기록을 보존하여야 한다.

③ 보존문서의 1회 대출 기간은 30일을 초과할 수 없다.

제13조(보존문서의 관리) ① 총무과에서는 인계받은 문서를 일정한 서가에 장치하여야 한	다.

② 보존문서는 매년 1회 이상 보존문서대장과 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며	보존문서의 변질 또는 충해를 예방하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제 4 장  폐    기

제14조(폐기) ① 보존기간이 경과한 문서는 주무부서장과 합의하여 총장의 결재를 받아 폐	기한다.

② 문서의 폐기는 소각하여야 하며 특히 보안에 유의하여야 한다.

③ 폐기한 문서는 보존문서대장 비고란에 폐기 년월일을  붉은 글씨로 쓰고 문서건명	목록은 따로 편철, 보존한다.

제15조(대내접수 문서의 폐기) ①교내 각 부서간에 왕복하는 문서로서 경미한 것은 주무부	서에서 기안문을 보관하고 시행문은 배부받은 부서에서 그 처리를 완료한 후에 폐기할	수 있다.

② 전항에 의하여 폐기할 때에는 문서 접수대장 비고란에 폐기 년월일을 붉은 글씨로	하고 부서장의 승인을 받아야 한다.

제16조(준용) 이 세칙에 정하지 않은 사항은 정부공문서 규정 및 정부공문서 처리 규칙을	준용한다.

제17조(위임) 이 세칙 시행을 위하여 필요한 사항은 따로 정할 수 있다.

부          칙

(1) (시행일) 이 세칙은 20    년    월    일부터 시행한다.