문 서 관 리 규 칙

제정 ○○○○.○○.○○.

제５장   총  칙

제1조(목적)

이 규칙은 대한기술금융공사(이하 "공사"이라 한다) 본부 및 지사(지점)의 문서관리에 관한 사항을 규정함으로써 문서의 표준화, 간소화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

공사의 문서관리에 관하여는 다른 내규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제3조(용어의 정의)

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다

1. "문서"라 함은 공사 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다 이하 같다) 및 공사가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "문서관리부서"라 함은 공사 내 문서의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서로 본부는 총무부, 지사(지점)(본부 부설기관 포함)은 관리부(팀)를 말한다.

3. "처리부서"라 함은 문서내용의 처리를 담당하는 부서를 말한다.

4. "보조기관"이라 함은 공사의 의사 또는 판단의 결정이나 표시를 보조함으로써 공사의 목적달성에 공헌하거나 집행할 수 있는 지위에 있는 자를 말한다.

5. "누년 일련번호"라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.

6. "연도별 일련번호"라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다.

7. "연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

8. "결재권자"라 함은 이사장 및 위임전결규칙에 의하여 이사장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.

9. "보관"이라 함은 문서를 보존하기 전까지의 관리를 말한다

10. "보존"이라 함은 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다

11. "정보통신망"이라 함은 전기통신 설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집. 가공. 저장. 검색. 송신 또는 수신하는 정보통신 체제를 말한다.

12. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송. 수신 또는 저장된 문서를 말한다.

제4조(문서관리의 원칙)

공사의 문서는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제2장 문서관리

제1절 문서의 일반사항

제5조(문서의 종류)

문서는 다음과 같이 규정문서.지시문서.공고문서.연구문서.비치문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서는 정관, 규정, 규칙, 요령 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시, 예규 및 일일명령 등 이사장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 소속 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 일정한 사항을 직원 또는 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 연구문서는 각종 조사, 연구. 시험분석의 계획, 기록 및 보관에 관한 문서를 말한다.

5. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 공사내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제6조(문서작성의 원칙)

제5조 각호의 규정에 의한 문서는 다음 각호의 구분에 따라 작성한다.

1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.

2. 지시문서는 다음 각목의 구분에 의하여 작성한다.

가. 지  시

이사장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 직원에 대하여 개별적, 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 별지 제1호 서식의 시행문 형식(이하 "시행문 형식"이라 한다)에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

나. 일일명령

당직·출장·시간외근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문 형식에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고문서는 일정한 사항을 직원 또는 일반인에게 알리는 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.

4. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서로서 시행문 형식 등에 의하여 작성한다. 다만 회보 및 보고서는 다음의 구분에 의하여 작성한다.

가. 회  보

이사장이 소속직원에게 업무연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 별지 제2호 서식의 회보에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

나. 전언통신문

긴급하고 경미한 내용으로서 문서작성의 시간적 여유가 없을 때 작성하는 문서를 말하며 별지 제3호 서식의 전언통신문에 의하여 작성하고 전화, 인편, 기타 통신 방법으로 수발하되 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

제7조(문서의 성립 및 효력발생)

①문서는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.

②문서는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

③고객문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우에는 고객사무처리규칙에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다

제2절 문서의 작성

제8조(용지의 색깔 등)

①문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

②문서작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

③문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

④문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제9조(글자와 숫자)

①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되 년 월 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시.분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되 시.분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(＞)을 찍어 구분한다.

제10조(지급, 첨부 및 금액표시)

①신속히 전달되거나 처리되어야 하는 문서를 발송하는 때에는 "지급"의 표시를 하여야 한다.

②제1항의 규정에 의한 표시는 기안문에는 기안자가 그 문서의 취급란에, 시행문에는 문서심사자가 시행문의 왼쪽 위의 여백에 각각 표시를 하여야 한다.

③문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두가지 이상인 때에는 제16조의 규정에 의하여 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

④문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 제9조 제3항의 규정에 의하여 아라비아 숫자로 쓰되 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 123,456원(금일십이만삼천사백오십육원정)

제11조(면표시)

①전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입하여야 한다.

②첨부물의 면표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

제12조(발신명의)

①대외의 기관 등에 발신하는 문서는 이사장 명의로 발신한다. 다만 지사(지점)(본부 부설기관을 포함한다. 이하 같다)의 장이 위임규칙에 의하여 권한위임 받은 업무를 시행할 때에는 그 명의로 발신한다.

②교재의 교육에 관한 문서는 제1항의 규정에 불구하고 이사장 명의로 발신한다.

③지사(지점) 및 보조기관 상호간에 수발되는 문서는 각 지사(지점)장 또는 보조기관장의 명의로 발신한다.

제13조(문서의 수정)

문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

제3절 문서의 구성

제14조(문서의 구성 등)

①일반문서 중 시행문 및 기안문은 다음과 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명, 취급, 보고 등을 표시하고, 발신기관의 우편번호, 주소, 전화번호 및 모사전송번호, 처리부서명, 직원의 직위 또는 직급 및 성명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란 등으로 한다.

2. 본문은 제목, 내용 및 첨부로 한다.

3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다.

②문서번호는 다음과 같이 부서기호, 분류번호 및 문서등록번호로 구성하고 수신란은 경유, 수신 및 참조로 나누되 수신기관이 둘 이상인 때에는 "수신처 참조"라 쓰고 발신명의 왼쪽아래에 수신처란을 설정하여 수신기관명 또는 별표 1에 의한 수신처 기호를 표시한다. 다만, 특수 목적을 위하여 별도 조직에 의한 한시적으로 운영되는 부서에 대하여는 이사장이 따로 정하는 바에 의한다.

1. 부서기호는 부 또는 이에 준하는 부서단위로 별표 2의 부서기호에 의한다

2. 분류번호는 문서를 기능별로 10진 분류방법에 따라 분류한 것으로 별표 3의 문서분류번호 및 보존기간에 의한다.

3. 문서등록번호는 연도별 일련번호로 한다.

③제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제15조(항목의 구분)

문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.

1. 첫째항목의 구분은 1. 2. 3. 4.…로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가. 나. 다. 라.…로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1). (2). (3). (4)…로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가). (나). (다). (라).…로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 1). 2). 3). 4).…로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 가). 나). 다). 라).…로 나누어 표시한다.

7. 제2호, 제4호 및 제6호의 경우에 하. (하). 하)이상 더 계속되는 때에는 거.(거).

거). 너. (너). 너)…로 나누어 표시한다.

제16조(끝표시)

①문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

②본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

③연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중앙에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝"표시를 하여야 한다.

④제19조의 규정에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안마다 제1항 내지 제3항의 규정에 의하여 "끝"표시를 하여야 한다.

제4절 기안문서의 작성 및 결재

제17조(문서의 기안)

①문서의 기안은 별지 제4호 서식 또는 별지 제5호 서식에 의한다. 다만, 정기보고 또는 수시보고, 증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

②기안문서의 결재란에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만 다음 각호의 문서는 이를 생략 할 수 있다

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순 사실을 기록한 문서

3. 일상적, 반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제18조(수정기안)

수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

제19조(일괄기안)

①문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.

②제1항의 규정에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안별로 시행문을 따로 작성하여야 하며 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제20조(서식에 의한 처리)

문서번호란, 수신처란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제17조의 규정에 의한 기안문서를 따로 작성하지 아니하고 별표 5의 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제21조(작성자의 표시)

기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자의 이름을 쓰고 서명하여야 한다.

제22조(기안자의 표시 및 검토 협조)

①제17조 내지 제19조의 규정에 의하여 기안한 자는 기안문의 기안자란에 이름을 쓰고 서명 또는 날인하여야 한다.

②기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토를 받아야 한다.

③문서의 내용이 다른 부서업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

④제3항의 규정에 의하여 협조한 자는 해당란에 직위를 쓰고 서명하되 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 서명란에 "의견첨부"라 쓰고 당해 문서 또는 별지에 의견을 표시한 후 서명하여야 한다.

⑤제17조제2항의 규정에 의하여 기안문의 결재란에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ▣표시를 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다.

제23조(업무처리실명제)

①이사장 또는 지사(지점)장은 공사의 주요사업의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록 보존하여야 한다.

1. 주요사업의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속 직급 및 성명과 그 의견

2. 주요사업의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의, 공청회, 세미나 관련 준비자료 및 토의내용

②처리부서의 장은 주요사업의 결정을 위하여 공청회, 세미나, 관계자 회의 등을 개최하는 경우에는 개최일시, 참석자 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 소속직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

제24조(보도자료의 실명제공)

공사에서 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 당해자료에 담당부서 담당자 연락처 등을 함께 기재하여야 한다.

제25조(결재)

①문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

②위임전결규칙에 정하는 바에 의하여 보조기관으로 하여금 위임된 사항을 전결하게 하는 경우에는 기안용지의 보조기관란 중 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 하고 결재란에 서명하여야 한다.

③결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 결재를 할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 이 경우 기안용지의 보조기관란 중 대결을 하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 결재란에 서명하여야 한다.

④제3항의 규정에 의하여 대결하는 문서로서 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

제26조(전결 등의 표시)

제25조 제2항 내지 제3항의 규정에 의하여 전결 또는 대결한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 별표6의 전결표시 또는 대결표시를 하여야 한다. 다만, 고객서류의 처리와 제17조 제1항 단서의 규정에 의하여 관계대장 등의 서식에 기입하여 처리하거나 제20조의 규정에 의하여 서식으로 작성하는 문서를 시행하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제27조(문서의 간인)

결재권자는 2장 이상으로 이루어지는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 결재하는 때에는 별표7의 간인용 결재인으로 기안문서에 간인하여야 하며, 간인한 문서를 시행하는 때에는 직인관리자가 그 시행문에 직인으로 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 기타 중요문서

제28조(문서의 등록)

①문서는 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 제14조 제2항 제3호의 규정에 의한 연도별 일련번호로 문서번호를 부여하고 처리부서별로 별지 제6호서식의 문서등록대장에 등록하여야 하며, 내부결재 문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 "내부결재"표시를 하여야한다.

②처리부서에서는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 제1항의 규정에 의한 문서등록대장에 등록하여야 한다

1. 당해 부서에서 기안하여 결재를 받은 문서

2. 기안문 형식 외의 방법으로 작성하여 결재권자의 결재를 받은 문서

3. 결재권자의 결재를 받지 아니하여 문서로서 성립하지 아니하였으나 처리부서 의장이 중요하다고 인정하는 것

③기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽 위의 여백에 별표8의 문서등록 표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.

제29조(발신방법의 지정)

처리부서의 장이 문서를 전신, 전화, 모사전송 또는 정보통신망으로 발신하고자 하는 때에는 기안문서의 취급란에 "전신", "전화", "모사전송" 또는 "정보통신망" 표시를 하여야 한다.

제5절 시행문의 작성, 심사 및 발송

제30조(시행문의 작성)

①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여 수신자별로 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신. 전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

②제1항의 규정에 의한 시행문은 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신처가 공사 또는 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서처리란을 표시하지 아니한다.

③제20조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신 명의란에 직인을 찍거나 서명하여 시행할 수 있다.

제31조(문서 심사자)

①문서의 심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 문서처리부서에 문서심사자를 두되 문서심사자는 처리부서의 장이 된다.

②문서 처리부서의 장은 제1항의 규정에 의한 문서의 심사에 관한 사무를 소속직원으로 하여금 처리하게 할 수 있다.

제32조(문서의 심사)

①이사장 또는 지사(지점)장의 명의로 발신하는 문서는 당해 문서를 시행하는 날에 문서심사자의 심사를 받아야 한다.

②문서심사자가 제1항의 규정에 의하여 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 심사하여야 하며, 심사결과 미비된 사항이 있는 때에는 그 사항을 기안자에게 통보하여 보완하도록 하여야 한다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부

3. 기안문과 시행문의 일치 여부

4. 분류번호, 보존기간, 시행문상의 처리담당자 기재여부등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부

5. 전결, 대결 구분의 표시 및 착오 여부

6. 첨부물의 첨부여부

7. 발신방법의 지정여부

8. 제4장의 규정에 의한 보고심사 대상문서의 심사여부

③문서심사자는 제2항의 심사가 완료된 때에는 기안문에 심사일 및 심사자를 표시 하여야 한다.

제33조(직인날인 및 서명)

①이사장 또는 지사(지점)장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍거나 이사장 또는 지사(지점)장이 서명을 하고 보조기관 상호간에 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관이 서명을 한다. 다만, 전신 또는 전화로 발신하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명을 하지 아니하며 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

②직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

③제2항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄 사용하고자 할 때에는 결재권자의 승인을 얻기 전에 문서관리부서의 장과 협의하여야 한다.

제34조(직인생략 등)

①제33조 제1항 단서에서 "경미한 내용의 문서"라 함은 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 공사본부 및 지사(지점)간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서심사자가 결정한 문서를 말한다.

②제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신 기관명 위에 문서 심사자가 별표9의 직인생략 또는 서명생략 표시를 하여야 한다.

③보조기관 상호간에 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관의 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여 시행하되 필요한 경우에는 소속직원으로 하여금 발신명의자의 서명 표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다.

제35조(문서의 발송방법)

①시행문은 처리부서에서 발송하여야 한다.

②업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편. 우편. 모사전송. 전신. 전화 등의 발신방법으로 발신할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 인편. 등기우편 기타 발송사실을 인정 할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서관리 부서의 지원을 받아 발송 할 수 있다.

제36조(시행문의 발송)

①처리부서의 문서수발 사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다. 이 경우 문서관리부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서등록대장에 문서의 인수자를 기재하여야 한다

②기관 내 보조기관 상호간에 발신하는 문서는 문서등록대장의 시행란에 그 내용을 기재하고 문서등록번호를 붙여 발송하여야 한다.

③우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 우편법에 정하는 바에 따라 규격봉투를 사용하여야 한다. 다만, 동일기관으로 다량의 우편물을 발송하고자 할 경우에는 일괄봉서하여 발송할 수 있다.

④인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 별지 제7호 서식의 문서발송대장을 작성하여 해당란에 수령자의 서명 또는 날인을 받아야 한다.

⑤이사장 및 지사(지점)장은 문서를 수발함에 있어 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑥직인을 찍어 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 이 경우 직인관리자는 문서심사여부를 확인하고 문서등록대장의 비고란에 서명하여야 한다

제37조(송수신사항의 기재 등)

①모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다.

②수신기관은 모사전송기 또는 정보통신망 등의 고장 또는 오자, 탈자 등으로 인하여 수신된 문서의 내용을 알 수 없는 경우에는 재송신을 요청하여야 한다.

제6절 접수문서의 처리

제38조(문서의 접수)

①문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서관리부서에서 직접 받은 문서는 문서배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

②접수된 문서에는 별표10의 문서 처리인을 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍고 그 접수일시 및 번호를 기재하며, 제1항의 규정에 의하여 문서관리 부서에서 직접 받은 문서는 문서관리 부서에서 접수 일시를 기재하여 이를 처리부서로 보내고  경유문서인 경우에는 별표11의 경유 표시인을 문서의 적당한 여백에 찍어야 한다.

③우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송기관의 요구가 있는 때에는 별지 제8호 서식의 문서영수증을 보내주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수 한 때에는 제36조 제4항의 규정에 의하여 서명하여 영수의 표시를 하여야 한다.

④당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작 후 지체없이 이를 문서관리부서에 인계하여야 한다.

제39조(문서의 처리 및 분류)

①처리부서는 중요한 문서에 대하여는 보조기관의 공람을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야 한다.

②제1항의 규정에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

③문서관리부서는 받은 문서가 2이상의 보조기관에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 깊다고 판단되는 보조기관에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.

④처리부서는 경유문서를 접수한 때에는 경유표시인의 경유란에 결재권자 및 그 직근 하급자의 서명을 받은 후 두문의 경유 기관명에 직인을 찍어 수신부서에 보내야 한다.

⑤처리부서는 제4항의 규정에 의하여 경유문서를 발송하는 때에는 문서접수대장의 비고란에 발송일자 등을 기재하여야 한다.

⑥정보 통신망 등을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제5항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소, 성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니 할 수 있다

⑦고객문서의 접수 및 처리는 고객사무처리 규칙이 정하는 바에 따른다.

제40조(문서의 반송 및 재분류)

①문서심사자 또는 문서관리부서의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 별지 제9호 서식에 의하여 발신기관에 이를 반송 할 수 있다.

②처리부서는 문서관리부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 문서관리부서에 반송하여야 하며, 문서관리부서는 당해 문서를 즉시 재 배부하되 문서관리부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.

③처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 문서관리부서에 보내어 해당 처리부서로 배부하도록 요청하여야 한다.

제41조(수신사항의 기록)

①문서관리부서는 별지 제10호 서식의 문서배부대장에 문서의 배부사항을, 처리부서는 별지 제6호 서식의 문서등록대장과 별지 제11호 서식의 문서접수대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록, 유지하여야 한다. 다만, 책자, 인쇄물 등을 배부 또는 접수하는 때에는 그러하지 아니하며 필요한 때에는 배부표를 만들어 사용할 수 있다.

②전화로 문서를 수발한 경우에는 당해 문서의 아래 여백에 송·수신자의 직급 및 성명을 기록하여야 한다.

제7절 문서의 보관.보존

제42조(문서의 편철)

①처리가 끝난 문서는 별지 제12호 서식의 문서보관, 보존철에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하고, 문서철의 제목은 편철된 문서를 대표하는 기능의 명칭을 기재하며, 문서철은 문서의 기능별. 보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 문서철을 만들 수 있다.

②같은 기능에 속하는 문서의 양이 많아 그 전부를 1개의 문서철에 편철할 수 없는 때에는 지역별, 인명별, 기관별, 월별 등으로 구분하여 수 개의 문서철에 나누어 철 할 수 있다.

③문서철내의 면표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 왼쪽에 일련번호를 기입하되, 밑으로부터 위로 기입한다.

④문서의 색인목록은 별지 제13호 서식의 색인목록에 의하되 문서철 표지의 뒷면에 첨부하거나 인쇄하고, 색인목록을 작성하는 때에는 개별 문서단위로 기재하되 처리 또는 완결된 문서가 같은 제목으로 여러 건 편철된 경우에는 이를 처리문서와 완결문서로 구분하여 1단위로 묶어 기재 할 수 있다.

제43조(문서책임자)

문서관리부서 및 처리부서의 장은 문서의 보관. 보존을 위하여 문서관리부서 및 처리부서에 문서책임자를 각각 지정하여야 한다.

제44조(문서의 보존기간)①문서는 그 보존기간을 다음 7종으로 구분하되, 문서의 기능별 보존기간은 별표 3과 같이 한다.

1. 영구보존(갑종)＞원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후 원본과 필름을 모두 영구히 보존할 문서

2. 영구보존(을종)＞원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후 원본은 페기하여도 무방한 문서

3. 준영구보존＞영구보존할 필요는 없으나 10년 이상 보존할 문서로서 개개문서의 성질에 따라 특정기간을 정한 문서

4. 10년 보존

5. 5년 보존

6. 3년 보존

7. 1년 보존

②문서의 보존기간 기산일은 당해문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말한다)를 처리, 완결한 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일로 한다.

③처리부서의 장은 매년 1회 당해 부서에서 보존하고 있는 문서의 보존기간 변경 필요성 여부를 검토하고, 행정여건의 변화 등에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있다고 인정하는 때에는 당해 기관장의 승인을 받아 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제45조(문서관리 단위)

①보존문서의 효율적인 관리를 위하여 각 기관별로 문서의 발생량·성질에 따라 집중관리(처리 완결된 모든 문서를 기관단위로 문서관리부서에서 일괄하여 보존하는 것을 말한다. 이하 같다)또는 분산관리(각 부서단위로 처리부서에서 처리완결된 문서를 보관·보존하는 것을 말한다. 이하 같다)를 할 수 있다.

②제1항의 집중관리 담당부서는 기관별로 문서관리부서가 되며 분산관리 담당 부서는 당해 문서의 처리부서가 된다.

제46조(문서의 보관.보존)

①문서는 제44조의 규정에 의한 문서의 보존기간 기산일 전까지는 당해 문서의 처리부서에서 보관하여야 한다.

②문서는 서류함(화일캐비넷 또는 이에 준하는 것을 말한다. 이하 같다)에 보관.보존하여야 한다. 다만, 문서관리부서에서 보존하는 문서는 문서보존실을 설치하여 보존하여야 하며, 이 경우 서가 등에 정리 보존할 수 있다.

③제1항의 규정에 의하여 보관. 보존된 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 하기 위하여 서류함 등에는 별지 제14호 서식의 보관. 보존 문서철 색인표를 작성, 비치하여야 한다.

④1건문서로 완결되지 아니한 문서는 문서철에 1건으로 임시로 철하여 그 문서의 처리가 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관하고 단위업무별 기능명칭을 기재하여 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 하여야 한다.

⑤문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 생산기관·보존기간·생산년도 및 분류번호별로 보존하여야 하며 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 문서관리부서 및 처리부서에 별지 제15호 서식의 보존문서기록대장을 각각 작성 비치하되 보존기간별로 구분하여 작성하여야 한다.

⑥문서관리부서 및 처리부서의 장은 년1회 이상 보존문서와 보존문서기록대장을 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질·충해 등의 방지를 위하여 적절한 온·습도의 유지 및 소독실시 등 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제47조(문서의 마이크로필름 등에 의한 보관·보존)

①문서관리부서 또는 처리부서에서 보관·보존중인 문서는 마이크로필름 또는 광디스크에 이를수록, 보관·보존할 수 있다.

②제1항의 규정에 의하여 문서를 수록한 마이크로필름 또는 광디스크는 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보관·보존중인 문서로 본다.

제48조(특수규격문서의 보관·보존)

첨부물인 인쇄물·책자 등으로서 문서철에 합철하기 곤란한 문서는 제46조의 규정에 불구하고 별지 제16호 서식의 특수규격문서 관리대장에 기록하여 편철·관리할 수 있다. 이 경우 그 표면의 적당한 여백에 별표12의 특수규격문서 표시를

하여 관리번호 등을 기재하고 당해 문서의 첨부물 표시의 오른쪽에 특수규격문서 관리번호를 표시하여야 한다.

제49조(보존문서의 인계·이관)

①처리부서의 문서는 제44조 제2항의 규정에 의한 보존기간의 기산일로부터 1년간 처리부서에서 보존한 후 문서관리부서로 인계하여 정리. 보존하게 한다. 다만, 각 처리부서에서 수시로 열람할 필요가 있는 문서철은 처리부서에서 보존할 수 있다.

②제1항의 규정에 의하여 보존문서를 인계 또는 이관하는 때에는 별지 제17호 서식의 보존문서인계·이관서 2부를 작성하여 1부는 수령자의 서명을 받아 자체 보관하고 1부는 인계 이관되는 문서와 함께 인계. 이관하여야 한다.

③처리부서는 이관되는 문서철의 색인목록을 복사하여 이관문서 색인목록철을 만들고 이를 비치·활용하여야 한다.

제50조(문서의 대출)

①문서관리부서에서 보존중인 문서는 7일의 범위 내에서 대출할 수 있다.

②문서를 대출하는 때에는 별지 제18호 서식의 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록 유지하여야 한다.

제8절 문서의 폐기 및 정리

제51조(보존기간 경과문서의 폐기)

①문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 지체없이 이를 폐기하여야 한다.

②제45조 제1항의 규정에 의한 분산관리중인 문서를 폐기하고자 할 때에는 폐기문서목록에 의거 문서관리부서의 장에게 폐기 의뢰하여야 한다.

③문서관리부서의 장은 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 문서를 폐기하는 때에는 별지 제15호 서식의 보존문서기록대장과 별지 제16호 서식의 특수규격문서관리대장에 그 내용을 기재하여야 하며 폐기대상문서에는 별표13의 폐기인을 찍어야 한다.

④보존기간이 준영구인 문서는 당해 문서를 처리·보존하고 있는 문서관리부서의 장 또는 처리부서의 장이 당해 문서를 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 폐기 할 수 있다.

제52조(시행문의 폐기)

①처리부서에서 생산한 문서의 원본은 소정의 보존기간동안 보존하고 그 시행문을 배부받은 부서에서는 처리를 완결하여 1년이 경과한 후 이를 폐기할 수 있다. 다만, 관계서류와의 관련으로 후일의 증명을 위한 근거서류가 되는 것은 예외로 한다.

제53조(폐기문서의 활용)

폐기문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생, 활용할 수 있다.

제54조(문서의 정리)

문서정리는 매년 2월부터 3월 사이에 기간을 정하여 정기적으로 실시하되, 이의 실시에 관하여 필요한 사항은 이사장이 별도로 정하고 문서관리부서의 장은 문서정리결과를 기관장에게 보고하여야 한다.

제3장 인장관리

제55조(인장의 정의)

인장이라 함은 공사에서 사용하는 인장으로서 이사장, 임원 및 지사(지점)장의 명의로 공사내외에 발행하는 문서와 증명서, 기타증명을 요하는 문서에 날인하기 위하여 새긴 직인 및 특수인을 말한다.

제56조(인장의 종류 및 규격 등)

①인장의 종류, 규격, 용도 및 관리책임자는 별표 4와 같다.

②제1항에 규정되지 아니한 인장으로써 타 내규에 규정되어 있거나 업무형편상 필요한 경우에는 기관장의 승인을 받아 별도로 인장을 제작·교부할 수 있다.

제57조(인장의 재료)

인장의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

제58조(찍는 위치)

①직인은 그 기관 또는 직위의 명칭 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.

②사진이 부착된 증명 또는 증서를 발급할 경우에는 사진의 아래 가장자리에 요철이 있는 철인을 찍는다.

제59조(인영의 내용)

직인의 인영은 한글 전서체로하여 가로로 새기되 그 기관 또는 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 다만, 제56조 제2항의 규정에 의하여 특수업무를 처리하기 위한 인장은 별표4 인장의 규격을 적용하고, 그 업무의 집행을 위해서만 사용되는 것임을 인영에 표시하여야 한다.

제60조(인장의 관리)

①인장의 관리책임자는 인장의 실제 업무취급자에게 위임할 수 있다.

②인장은 항상 견고한 상자에 보관하여야 하며, 화재 기타 비상 상태시에는 인장을 우선적으로 반출하여야 한다.

제61조(인장의 등록 및 교부)

①모든 인장은 등록하여야 하며 등록하지 아니하면 이를 사용 할 수 없다

②인장을 등록하고자 할 때에는 별지 제19호 서식에 의하여 문서관리 부서장에게 등록 신청하여야 하며 인장등록 신청을 받은 문서관리 부서장은 기관장의 승인을 득하여 이를 각인 교부한다.

③본부 문서관리 부서장은 제56조의 규정에 의한 인영를, 지사(지점) 문서관리 부서장은 기관 내 등록.교부한 모든 인장의 인영을 별지 제20호 서식의 인영대장에 등록.보존 하여야한다.

제62조(재등록 신청 및 폐기신고)

①인장이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 문서관리부서에 인장의 재등록을 하여야 한다.

②제1항 또는 기타 사유로 인장을 재등록 또는 폐기신고 하고자 하는 때에는 별지제19호서식에 의하여 본부 문서관리부서에 신청한 후 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아볼 수 없도록 조치하여야 한다.

③문서관리부서장은 인장을 재등록하거나 폐기하는 때에는 인영대장에 그 사실을 기재하고 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제63조(효력발생)

인장을 새로 새기거나 개폐할 때에는 인영대장에 등록함으로써 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용개시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다.

제64조(인영의 인쇄사용)

①제33조 제2항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄 사용하는 때에는 인영의 크기를 확대 또는 축소 사용할 수 없다. 다만, 법령 또는 별도의 규정이 정하는 바에 의하여 이사장이 발급하는 자격, 면허 등의 증서와 각종 상패, 감사패 등의 직인의 인영을 인쇄 사용하는 경우에는 인영의 크기를 적절하게 축소 사용할 수 있다.

②처리부서의 장은 제1항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 별지 제21호 서식의 직인 인쇄용지 관리대장을 비치하고 그 사용내역을 기록. 유지하여야 한다.

제4장 보고사무

제65조(보고심사의 정의)

이 장에서 보고심사라 함은 본부 각 부서의 장(이하 "부서의 장"이라 한다)의 소관업무의 진행, 지사(지점)의 지휘. 감독 등 기타 업무수행에 필요한 보고를 요구함에 있어서 합리성 및 능률성을 높이기 위하여 행하는 보고관계 업무의 사전 심사, 조정, 승인 등의 행위를 말한다.

제66조(보고심사대상)

①본부 각부서 및 지사(지점)으로부터 필요한 보고를 받고자 할 때에는 이 장에 의한 보고심사를 받아야 한다. 다만, 내규에 보고주기, 보고서식 등이 명시되어 보고의무가 발생되는 경우 또는 본부 각 부서간에 업무협조를 요구하는 경우에는 그러하지 아니하다.

②제1항의 규정에 불구하고 다음 각호의 1에 해당하는 사항에 대하여는 보고심사를 받지 아니할 수 있다.

1. 인원차출, 표창상신 및 각종 연수희망자 파악

2. 유인물, 책자, 수령증 등의 송부

3. 의견조회 또는 실험의뢰

4. 각종 위원회의 위원 위촉에 따른 조회 및 신원조회

5. 물품의 조달, 검수에 관한 보고

6. 소송업무에 관계되는 보고

7. 감사실의 감사 및 조사시에 필요한 보고 또는 자료

제67조(보고심사자)

①보고관계 업무의 사전심사. 조정. 승인 등 보고심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 본부에 보고심사자를 둔다

②보고심사자는 행정관리팀장으로 하며, 그 직무를 보조하기 위하여 보고심사담당자를 둔다.

제68조(내규 제.개정협의)

본부 각 부서장이 내규로 보고의무를 부과하고자 할 때에는 미리 보고심사자와 협의하여야 한다.

제69조(보고의 종류)

①보고는 정기보고와 수시보고로 구분한다.

②정기보고는 정기적으로 받는 보고를 말한다.

③수시보고는 동일한 사항에 관하여 1년에 4회 이내 받는 보고를 말한다.

제70조(보고요구문서의 결재)

보고요구문서는 위임전결규칙에 불구하고 소관이사 이상의 결재를 받아야 한다.

제71조(정기보고의 지정)

①보고요구부서의 장이 제69조의 규정에 의하여 정기보고지정을 받고자 할 때에는 별지 제22호 서식의 정기보고 지정신청 및 항목심사서 2부를 보고심사자에게 제출하여야 한다.

②보고심사자는 제1항의 규정에 의하여 정기보고 지정신청을 받았을 때에는 제73조의 심사기준에 의하여 심사하여야 하며 그 결과를 보고요구부서의 장에게 통지하여야 한다.

③보고요구부서의 장은 정기보고문서로 존치의 필요가 없을 경우나 서식의 변경이 필요할 때에는 그 사유를 보고심사자에게 통보하여야 하며 보고심사자는 제2항의 규정에 준하여 필요한 조치를 하여야 한다.

④보고심사자는 년 1회 이상 정기보고의 존치 여부를 검토하여 존치의 필요가 없거나 서식의 변경이 필요한 때에는 지정 취소 또는 변경 등의 조치를 취할 수 있다.

제72조(수시보고의 심사)

①보고요구부서의 장은 수시보고를 받고자 할 때에는 최종 결재전에 별지 제22호 서식의 수시보고심사 신청서 및 항목심사서 2부를 제출하여 보고심사자의 심사를 받아야 한다.

②보고심사자는 제1항의 규정에 의한 심사시에는 제73조의 심사기준에 의하여 심사하여야 한다.

③정기보고 중 그 내용의 일부만 보고받거나 보고기일을 변경하여 보고받고자 할 때에는 보고심사자의 수시보고 심사를 받아야 한다.

④보고심사자는 보고심사를 한 때에는 그 기안문 오른쪽 위의 여백에 별표 14의 보고심사인을 찍고 심사내용을 별지 제23호 서식의 수시보고심사대장에 기재하여야 한다.

⑤수시보고의 심사번호는 연도표시 일련번호를 사용한다.

제73조(보고 심사기준)

보고심사자는 보고심사업무를 행할 때에는 다음 각호의 기준에 의하여 심사하여야 한다.

1. 보고목적의 타당성

2. 다른 보고와의 중복여부

3. 보고기일 또는 보고주기의 타당성

4. 보고작성기관의 적정성

5. 보고서식의 합리성

6. 기존자료활용 가능성

7. 표본조사의 가능성

8. 행정용어 순화여부

제74조(보고요구문서의 시행)

①보고요구부서의 장은 보고요구문서를 시행하고자 할 때에는 시행문 오른쪽 위의 여백에 보고심사자의 보고심사인을 찍어야 한다.  다만, 전신·전화·모사전송 또는 정보통신망에 의하여 시행하는 경우에는 보고심사 일자와 보고심사번호를 함께 송신하여야 한다.

②문서심사자는 보고요구문서를 시행할 때에는 보고심사인의 날인여부를 확인하여 보고심사인이 없는 문서는 발송하여서는 아니된다. 다만 제 66조 제2항 각호의 1에 해당하는 보고심사 제외대상 보고요구문서에 대하여는 그러하지 아니하다.

제75조(보고요구문서의 반송 및 처리)

①보고심사인이 날인되지 아니한 보고요구문서를 접수한 보고기관 및 보고부서의 장(이하 "보고부서의 장"이라 한다)은 당해 보고가 제66조 제2항 각호의 1에 규정된 사항이 아닌 경우에는 이를 지체없이 보고요구부서에 반송하여야 한다.

②보고부서의 장은 보고요구문서를 접수한 때에는 문서접수대장의 비고란에 보고요구 문서임을 기재하고 지정된 기일까지 처리하여야 한다.

제76조(보고기일)

①정기보고의 기일은 다음과 같다. 다만, 다른 내규 또는 지정된 보고서에 따로 제출기일이 명시된 경우에는 그 기일에 의한다.

보 고 주 기	기 산 시 점	제 출 기 일
즉 보 일 보 주 보 반 월 보 월 보 분 기 보 반 년 보 연 보	발생시점으로 부터 발생일로 부터 주말로 부터 반월기말로 부터 월말로 부터 분기말로 부터 반년기말로 부터 연말로 부터	즉 시 3 일 이 내 4 일 이 내 6 일 이 내 6 일 이 내 8 일 이 내 12 일 이 내 15 일 이 내

②수시보고의 보고기일은 보고내용의 난이도 및 보고작성에 소요되는 시간 등을 고려하여 정하되 최소한 5일 이상의 보고기일을 부여하여야 한다. 다만, 전신. 전화. 모사전송 또는 정보통신망에 의하거나 또는 상부기관의 지시에 의할 때에는 보고심사자의 승인을 얻어 그 기일을 단축 조정할 수 있다.

③보고부서의 장은 제1항 및 제2항의 규정에 의한 보고기일내에 보고할 수 없을 경우에는 당해 보고기일 이전에 보고예정일과 그 지연사유를 보고요구부서의 장에게 통보하여야 한다. 이 경우 보고예정일은 당초의 보고기일로부터 5일을 초과할 수 없다.

제77조(보고의 독촉)

①보고요구부서의 장은 보고가 기일 내에 도달되지 아니한 때에는 다음 각호의 구분에 따라 별지 제24호 서식의 독촉장을 발부 할 수 있으며, 독촉장을 받은 보고부서의 장은 당해 보고가 지연 없이 행하여지도록 필요한 조치를 취하여야 한다.

1. 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니한 때에는 제1차 독촉장을 발부한다.

2. 제1차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니한 때에는 제2차 독촉장을 발부한다.

3. 제2차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달되지 아니한 때에는 제3차 독촉장을 발부할 수 있다.

4. 독촉장을 발부하는 경우에는 3일 이상의 보고기일을 부여하여야 한다.

②제3차 독촉장을 발부할 시점까지 보고가 도달되지 아니할 때에는 보고요구부서의 장은 보고지연의 책임이 있는 직원에 대하여 관계규정이 정하는 바에 따라 징계 기타 필요한 조치를 요구할 수 있다.

부  칙

제1조(시행일)

이 규칙은 ○○○○.○○.○○.부터 시행한다.

제2조(경과조치)

①이 규칙시행일 이전의 보고통제규칙에 의하여 정기보고 또는 수시보고로 지정된 사항은 이 규칙에 의하여 정기보고 또는 수시보고로 지정된 것으로 본다.

②이 규칙 시행일 이전의 인장관리 규정 및 기타 인장관리 규칙에 의하여 등록, 개폐된 인장은 이 규칙에 의하여 등록, 개폐된 것으로 본다.

(별표 1)

수   신   처   기   호

기관별	부 서 별	수신처번호	기관별	부 서 별	수신처번호

(별표 2)

부    서    기    호

기 관 별	부 서 별	부 (팀) 별	부 서 기 호

(별표 3)

문서분류번호 및 보존기간

분류번호		기 능 명 칭	보존기간	분류번호		기 능 명 칭	보존기간
000		총 강			074	정기감사	5 년
010		이사회			075	특별감사	5 년
	011	이사회 운영	준영구		076	일상감사	3 년
020		위원회			077	사정일반	3 년
030		비 서			078	특정사항조사	5 년
	031	서 무	5 년		079	감사결과처리 기록	5 년
	032	의 견	5 년	100		기 획
040		홍 보		110		기획일반
	041	홍보일반	3 년		111	일반현황	3 년
	042	홍보계획	3 년		112	업무보고	3 년
	043	대외보도	3 년		113	국회업무	5 년
	044	홍보자료	3 년		114	보고통제	5 년
	045	기자재운용	3 년		115	지도방문	3 년
	046	원고작성	3 년		116	대통령지시사항	5 년
060		보 안			117	국무총리지시사항	3 년
	061	보안관계일반	3 년		118	장·차관지시사항	3 년
	062	비상대비 업무	3 년		119	이사장지시사항	3 년
	063	비밀취급인가	3 년	120		사업계획
	064	예비군 및 민방위	3 년		121	중장기계획	10 년
	065	심사분석	3 년		122	단기계획	5 년
	066	보안업무 지도점검	3 년		123	세부계획	3 년
	067	방호 및 경비	3 년		124	특수사업계획	5 년
	068	안전관리	5 년	130		심사평가
070		감 사			131	종합심사평가	3 년
	071	감사일반	3 년		132	분기심사평가	1 년
	072	감사자료	3 년		133	특정사업심사평가	3 년
	073	외부감사	5 년		134	심사평가자료	1 년

분류번호		기 능 명 칭	보존기간	분류번호		기 능 명 칭	보존기간
140		조직·제도		200		인 사
	141	조직관리	5 년	210		인사일반
	142	정원관리	3 년		211	인사제도,규정,지침	준영구
	143	직무분석	5 년		212	인사전산	3 년
	144	제안제도	5 년		213	기타 인사일반	3 년
	145	제도개선	5 년	220		인사관리
	146	연수원법인 운영	3 년		221	인사기록부	준영구
150		예 산			222	발령대장	영구
	151	예산편성	5 년		223	승진후보자 명부	5 년
	152	예산관리	3 년		224	근무성적평정	5 년
160		국제협력			225	경력평정	3 년
	161	해외파견	10년		226	인사관리일반	3 년
	162	기술협정	10년	230		임 용
	163	외부인국내연수	10년		231	신규임용	3 년
	164	한독기술협력	10년		232	휴직 및 복직	3 년
	165	귀국보고서	10년		233	승진 및 강임	3 년
	166	국제회의	10년		234	승급	3 년
170		법무			235	전직 및 전보	3 년
	171	법무일반	3 년		236	겸임 및 직무대리	3 년
	172	공사관계법령	10년		237	직위해제	3 년
	173	내규제·개정	10년		238	면 직	3 년
	174	내규해석	10년		239	파 견	3 년
	175	소송업무	준영구	240		채 용
180		연구개발			241	모 집	5 년
	181	연구개발일반	3 년			ㅇ응시원서	1 년
	182	연구업무	5 년			ㅇ원서접수대장	1 년
	183	자료번역	3 년			ㅇ채 점	3 년
	184	도서관리	준영구		242	신원조회	1 년
	185	자료관리	10년			ㅇ신원조회 회보	준영구
	186	통계	10년

분류번호		기 능 명 칭	보존기간	분류번호		기 능 명 칭	보존기간
	243	경력조회	1 년			ㅇ직인등록대장	준영구
		ㅇ경력조회 회보	준영구		315	문서보존 및 폐기	5 년
250		교 육			316	기타 서무일반	3 년
	251	교육일반	3 년		317	직원행사	3 년
	252	교육계획	3 년	320		복 무
	253	해외연수	5 년		321	기본방침	5 년
	254	위탁교육	3 년		322	복무일반	3 년
260		상 벌			323	근 무	3 년
	261	포 상	3 년			ㅇ근무상황기록부	3 년
		ㅇ포상대장	영구			ㅇ당직및비상근무관계	1 년
		ㅇ공적조서	3 년		324	특이사항	3 년
	262	징 계	10년	330		고객사무
		ㅇ징계대장	영구		331	고객사무일반	3 년
270		노 무			332	제증명서 발급	3 년
	271	노무일반	3 년	340		복리후생
	272	단체교섭	3 년		341	사업운영	5 년
	273	노사협의	3 년		342	공제회	3 년
	274	노동쟁의	3 년		343	의료보험	5 년
300		서 무			344	보건관리	5 년
310		서무일반			345	식당운영	3 년
	311	사무인수인계	5 년		346	주택관리	5 년
	312	문서수발			347	국민연금	10년
		ㅇ문서등록대장	5 년	350		국민운동사업
		ㅇ문서접수대장	3 년		351	사업계획 및 운영	3 년
	313	문서심사	3 년		352	인보활동	3 년
	314	직인관리			353	기능봉사	1 년
		ㅇ직인교부,승인	5 년		354	대민계도	1 년
		폐기관계

분류번호		기 능 명 칭	보존기간	분류번호		기 능 명 칭	보존기간
400		회 계		530		계 약
410		회계일반			531	구매계약	10년
	411	회계관련증빙서	10년		532	공사계약	10년
	412	회계일반문서	3 년		533	용역계약	10년
	413	대 부	10년		534	임대차계약	10년
	414	보 험	10년		535	매각계약	10년
420		보 수		540		물자구매	5 년
	421	기준급여	3 년	550		시설공사
	422	기준외급여	3 년		551	시설공사일반	5 년
	423	기타급여	3 년		552	시설공사설계	준영구
430		자 금			553	토지형질변경	준영구
	431	자금계획	3 년			및 측량
	432	자금관리	3 년	560		시설관리	10년
440		결 산	10년	600		기술교육
450		세 무	10년	610		교육일반
500		관재시설			611	기능교육	3 년
510		자산관리			612	기능교육 및	3 년
	511	수급계획	3 년			향상교육
	512	관리전환	5 년		613	교육과정 개편	3 년
	513	손망실 처리	5 년		614	교육기관 신설	5 년
	514	재물조사	5 년		615	교육기관 이전	5 년
	515	불용처분	10년		616	교육직종 신설	3 년
	516	물자절약	3 년			및 조정
	517	저장품정비	3 년		617	교육시설 보강	5 년
	518	자산관리대장	영구		618	전직 및 재교육	3 년
	519	토지건물대장	영구		619	원격기술교육	3 년
520		차량관리				ㅇ 원격화상교육	3 년
	521	차량관리일반	5 년			ㅇ 가상기술개발교육	3 년
	522	유류수불	3 년			ㅇ 이동기술교육	3 년
	523	자가운전	3 년	620		교육관리일반
	524	운행일지	1 년		621	교육원운영평가	5 년

(별표 4)

인장의 종류, 규격, 용도 및 관리책임자

종 류		인 형	규격 및 형태	수량	관리 및 사용책임자	용 도
	이사장의 인 (가-1호)	대한기술금융공사 이사장의 인	30mm x 30mm (정방형)	1개 1개	총무부장	일반관리용 문서시행용 (단, 발송용에 한함)
	감사의 인 (나-1호)	대한기술금융공사 감사의 인	〃	1개	감사실장	일반관리용
직	본부 부설기관의 인	중앙고용정보원장의 인	〃	1개	총무부장	〃
		중앙인력개발센타 원장의 인	〃	1개	총무부장	〃
	지사(지점)장의 인	○○지역본부장의 인	〃	각 1개	지역본부 관리부장	〃
인		○○기술금융연수원원장의 인	〃	각 1개	총무부장	〃
		대한기술금융공사 ○○지방사무소장의인	27mm x 27mm (정방형)	각 1개	지방사무소 관리부장	〃
특	이사장의 인	대한기술금융공사 이사장의 인	직경 18mm (원형)	1개 1개 1개	총무부장 총무부장 자산관리부장	등기용 회계용 계약용
수	이사장의 인	대한기술금융공사 이사장의 인	24mm x 24mm (정방형)	1개	총무부장
인			직경 15mm (원 형)	각 1개	총무부장

(별표 5)

간  이  결  재  인

기 안 자
심 사 자		심 사 일

(※ 직위 명칭 및 결재란의 수는 기관에 따라 적절하게 조정 사용)

(별표 6)

전결 또는 대결의 표시

전결 ○ ○ ○ ○        ○ ○ ○

(직위 또는 직급)    (성  명)

대결 ○ ○ ○ ○        ○ ○ ○

(직위 또는 직급)    (성  명)

(별표 7)

간인용 결재인

(별표 8)

문 서 등 록 표 시

문서번호					↑ 2□ ↓
보존기간		결재일자
← 5□ →

<문서번호 예시>

총무		310-		1234
							등록번호
							분류번호
							부서기호

(별표 9)

직인생략 또는 서명생략

직 인 생 략	□1□
□ 3□ □

서 명 생 략	□1□
□ 3□ □

(별표 10)

문   서   처   리   인

선결	①		②	지시	③			□
접수	일자 시간
				결 재 · 공 람	⑥
	번호				⑥			5.1□
처리과		④			⑥			□
담당자		⑤			⑥
심사자		⑦		심 사 일		⑧

← 2.1□ →	← 3□ →		← 2.6□ →		←2.1□→
□		9.8□		□

※ 처리요령

시행문을 접수한 기관은 문서처리란을 다음과 같이 기재하여 처리한다.

①②선결 : ①란에 결재권자의 직명을 기재하고 ②란에 서명한다.

③지  시 : 결재권자가 선결한 후 지시사항이 있을 경우 이를 기재한다.

④처리과 : 처리 부(팀)명을 기재한다.

⑤담당자 : 처리부(팀)의 문서처리담당자의 성명을 기재하고 서명한다.

⑥결재·공람 : 결재, 공람할 자의 직명을 기재하고 오른쪽에 서명한다.

⑦⑧심사자와 심사일 : 수신한 문서를 수정하여 시행한 경우에 한하여 심사자와 심사일을 표시한다.

(별표 11)

경   유   표   시   인

부서명 :
접수일시
접수번호					5□
경유
		3□

(별표 12)

특수규격 문서의 표시

특수규격문서 관 리 번 호
문 서 번 호							3□
보 존 기 간
	2.5□			2□

(별표 13)

폐     기     인

(별표 14)

보  고  심  사  인

(별지 제1호 서식)

⑫

기        관        명

□□□□□□□	6∼8□	□□□□□□□□

⑩                                                 ⑪

우             주  소                   / 전화(   )        / 전송(      )

○○부(팀)     ⑦부(팀)장 ○○○     ⑧차장 ○○○      ⑨담당자 ○○○

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

문서번호 × ○○○

시행일자 × ○○.○.○. (   년)

⑬공개여부  (       )

수    신 × ○○○

참    조 × ○○○

선결	①		②	지시	③		□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
접수	일자 시간	. .
				결재 · 공람	⑥
	번호				⑥		5..1□
처리부		④			⑥		□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
담당자		⑤			⑥
심사자		⑭		심사일		⑮
← 2.1□ →		← 3□ →		← 2.6□ →		←2.1□→

제    목 × ○○○

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

1. *(본문내용) ○○○ …(×는 2타 (한글 1자) *는 1타(숫자 1자)을 띄움)

가. *○○○ …………………………○

(1) *○○○………………………………………………………………○.

2. *○○○ …………………………○.

가. *○○○ …………………………○

붙  임×○○○ …………………………………………………… ○.×끝.

	<처리요령>
시행문을 접수한 기관은 문서처리란을 다음과 같이 기재하여 처리한다. ①②선람 : ①란에 결재권자의 직위를 기재하고 ②란에 서명한다. ③ 지 시 : 결재권자가 선람한 후 지시사항이 있을 경우 이를 기재한다. ④ 처리부 : 처리부(팀)을 기재한다. ⑤ 담당자 : 처리부(팀)의 문서처리담당자가 서명한다. ⑥ 결재·공람 : 결재·공람할 자의 직위를 기재하고 오른쪽에 서명한다. ⑦⑧⑨문서생산기관에서 당해 문서의 처리·문의에 응할 자를 기재하되, 부(팀)장이하의 직원의 직위 또는 직급 및 성명을 기재하며, 담당자는 성명만 기재한다. ⑩취급 : 지급·기관장 보고후 처리·전신·정보통신망·모사전송 등 표시를 한다. ⑪보고등 표시 : 보고심사, 협조심사등의 표시를 한다. ⑫직인생략등 표시 : 직인생략 또는 서명생략 표시를 한다. ⑬공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. ⑭⑮심사자와 심사일 : 수신한 문서를 수정하여 시행한 경우에 한하여 심사자와 심사일을 표시한다. ※ □수신□은 □받음□으로 □첨부□는 □붙임□으로, □수신처□는 □받는 곳□으로 하여 사용할 수 있다.

□□□□□□□□□	8∼12□	□□□□□□□□□

발      신      명    의

아래 끝에서 3∼5□

수신처 × ○,○,○

210□×297□

(인쇄용지(특급)70ｋ/□)

(별지 제2호 서식)

대한기술금융공사	회 보	제 호 . . .
지 시 사 항 연 락 사 항 공 지 사 항 상 벌 사 항 기 타 대한기술금융공사 이사장

210□×297□

(인쇄용지(특급)70g/□)

(별지 제3호 서식)

전 언 통 신 문 (분류기호,문서번호) . . . 경 유 수 신 참 조 발 신
제 목
구 분	소 속	직 급(위)	성 명	시 간
송 화 자
수 화 자

210□×297□

(인쇄용지(특급)70ｋ/□)

(별지 제4호 서식)

①  기       관       명

②우            주  소                / ③전화(   )        / ④전송(      )

⑤○○부(팀)     ⑥부(팀)장 ○○○     ⑦차장 ○○○      ⑧담당자 ○○○

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

⑨ 문서번호 × ○○○

⑩ 시행일자 × ○○.○.○. (  )

(경  유)

수    신 × ○○○

참    조 × ○○○

보존기간		⑪			⑫							□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
공개여부		□
⑬					/
												5.1□
⑬
												□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
⑬
기안자			⑭								협조
심사자			⑮		심사일
□□□□□□□	3.8□			□□□□□□□	□□□□□□□□□□		6□		□□□□□□□□□

제   목

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

	<처리요령>
①기관명 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 기관명을 기재한다. ②우편번호 및 주소 : 우편번호 및 주소를 기재하되, 주소가 긴 경우에는 간략하게 기재한다. (예) 121-757 서울 마포 공덕 370-4 ③전화번호 : 전화번호를 기재하되 ( )안에는 지역번호를 기재한다. (당해기관 내부문서의 경우는 구내전화번호를 기재한다.) ④모사전송 : 문서수발이 가능한 모사전송번호를 기재하되, 없으면 생략한다. ⑤처리부(팀) : 당해문서를 처리한 처리부(팀)을 기재한다. ⑥⑦⑧담당자 : 당해문서의 처리·문의에 응할 자를 기재하되, 부(팀)장 이하 직원의 직위 또는 직급 및 성명을 기재하며, 담당자는 성명만 기재한다. ⑨문서번호 : 제13조 제4항의 규정에 의한 문서번호를 기재한다. ⑩시행일자 : 그 문서를 시행한 날짜를 기재한다. (예 : 2000. 3. 1) ( )안은 접수기관에서 보존할 기간을 기재한다. ⑪보존기간 : 기안문서의 보존기간(영구·준영구·10년·5년·3년·1년)을 기재한다. ⑫기 관 장 : 당해 기관의 장(보조·보좌기관간에 발신하는 문서는 보조기관 또는 보좌기간)의 직위를 간략하게 기재하고 아래에 서명한 후 결재일자를 기재한다. ⑬보조기관 : 보조기관의 직위를 간략하게 기재하고 오른쪽에 서명한다. ⑭기 안 자 : 기안자가 서명한다. ⑮심 사 자 : 처리부서의 문서심사자가 서명한다. □공개여부 : 문서의 공개여부는 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. □발신명의 : 발신하는 문서의 경우는 발신명의를 기재하고, 보조기관 및 보좌기관간에 발신하는 문서는 보조·보좌기관명을 기재한다. □취 급 : 지급·기관장보고후 처리·전신·정보통신망·모사전송등 표시를 한다. □보고등 표시 : 보고심사, 협조심사등의 표시를 한다. □직인생략등 표시 : 직인생략 또는 서명생략을 기재한다. ※ 기안문서 및 당해기관 내부문서는 ②,③,④항의 기재를 생략할 수 있다. ※ □수신□은 □받음□으로, □수신처□는 □받는 곳□으로 하여 사용할 수 있다.

□ 발   신    명    의

받는곳×○,○,○.

210□×297□

(인쇄용지(특급)70g/□)

(별지 제5호 서식)

문서번호			기안자				기관장
보존기간
결재일자
공개여부
			협 조

(제        목)

※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을 요약하여 기재할 수 있음

○○○○ 국(실)

○○○○ 부(팀)

비    고

1. 이 서식은 보고서·계획서·검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다.

2. 문서번호는 부서기호, 분류번호 및 등록번호를 기재한다.

3. 공개 여부란에는 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다.

4. 발의자(★), 보고자(▣)표시는 직위 또는 직급 앞 또는 위에 한다.

5. 기관장의 결재사항을 직무대리자가 대결하는 때에는 해당란에 대결표시를 하고, 기관장란에 직무대리자가 결재한다.

6. 결재문서가 전결사항인 경우에는 보조기관란에 전결표시를 하고, 결재권자는 기관장란(오른쪽 끝)에 결재한다.  이 경우 전결사항을 직무대리자가 대결하는 때에는 해당란에 각각 전결표시와 대결표시를 한다.

7. 결재문서가 전결사항이 아닌 경우에는 기관장란을 보조기관명의(예 : 부(팀)장, 국장, 이사 등)로 고쳐 사용한다.

8. 크기 및 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.

210□×297□

인쇄용지 (특급) 70g/□)

(별지 제7호 서식)

문  서  사  송  대  장

연번	시행일자	보 냄	받 음	문서번호	받는곳 수령
					일 시	서 명

210□□×297□

(인쇄용지(특급)70ｋ/□)

(별지 제8호 서식)

문  서  영  수  증

일련 번호	받 음
	문서번호	시행일자	제 목	부 수	붙임물	접수일자
년 월 일 받은사람 : 소 속 직 급 성 명 (서명)

210□□×297□

(인쇄용지(특급)70ｋ/□)

(별지 제9호 서식)

기 관 명 문서번호 (전화번호) 시행일자 수 신 제 목 문서의 반송 다음 사유로(반송 또는 반려할 문서의 제목, 시행일자, 문서번호)을 되돌려 보냅니다. 1. 2. 3.
발 신 명 의		인

210□□×297□

(인쇄용지(일반)60ｋ/□)

(별지 제10호 서식)

문  서  배  부  대  장

(문서관리부서용)

일련 번호	수령 일자	보낸기관명	문 서 번 호	처리부서	인수자	비고

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제12호 서식)

문서보관·보존철

						<뒷면에 별지 제13호 서식의 색인목록 인쇄> 또는 첨부
							관리번호
							생산연도
									제 목
							보존기간
							분류번호
									생산연도
				제 목
									기 관 명
							기 관 명

분류 생산 보존 제목

번호 연도 기간 보존종료(○○○○.○○.○○.종료)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

제목 보존종료( . . .종료)
분류 번호		생산 연도		보존 기간

(별지 제13호 서식)

색    인    목    록

페이지	문서번호	제 목	월 일	수 신	발 신

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제14호 서식)

보관·보존문서철 색인표

서류함 번 호
일련 번호	보존 기간		생산 연도		분류 번호	문서철명(수량)	일련 번호	보존 기간	생산 연도	분류 번호	문서철명(수량)

※ 서류함번호 기재예시 : 5/1의 경우 5는 서류번호, 1은 서랍번호임.

210□□×297□

(인쇄용지(특급), 60g/□)

(별지 제15호 서식)

보 존 문 서 기 록 대 장

기관(부서)명 :                                        생산년도 :

일련 번호	보존 기간	문 서 철		보존장소 (서고)	폐 기 (연월일)
		분류번호	제 목 (수량)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제16호 서식)

특수규격문서관리대장

관리 번호	문서번호	생산 연도	제 목	보존 기간	보관(보존)장소	인계이관및 폐기년월일	비 고

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제17호 서식)

보존문서 인계·이관서

기관(부서)명 :

일련 번호	보존 기간		생산 연도	문 서 철		비 고
				분류번호	제 목
받은날짜				받은사람	소속 : 직급 : 성명 :	(서명)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제18호 서식)

보 존 문 서 대 출 기 록 부

일련 번호	대출일자 (대출기간)	문 서 철			대출받는사람		대출 사유	반 납
		생산 연도	문 서 철 관리번호	제 목	직급	성명 (서명)		일자	확인 (서명)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제19호 서식)

인  장  등  록  신  청  서

기         관          명

우             주  소                   / 전화(   )        / 전송(      )

○○부(팀)     부(팀)장 ○○○       차장 ○○○        담당자 ○○○

문서번호

시행일자

수    신

참    조                                      발    신              (인)

제 목	□ 인장등록(재등록)신청
	□ 인장 폐기신고

인 장 명		□ 직인 □ 개인 □ 특수인
종 류
등록(재등록, 폐기) 사 유
페 기 대 상 인 장 처 리	폐 기 예 정 일 (분 실 일)	년 월 일
	폐 기 방 법	□ 소각 □ 이관 □ 기타
	폐 기 자 (분 실 자)	소 속 : 직 급 : 성 명 :
비 고

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제20호 서식)

인    영    대    장

인 장 명					관 리 부 서
□ 등 록 . □ 재 등 록	(인 영)		등 록 일 (재 등 록 일)	년 월 일
			새 긴 날	년 월 일
			새 긴 사 람	주 소 : 성명 및 상호 : 주민등록번호 :
			최 초 사 용 일	년 월 일
			재 료
			등 록 (재등록) 사 유
			비 고
폐기	(인 영)		등 록 일 (재 등 록 일)	년 월 일
			폐 기 일 (분 실 일)	년 월 일
			폐 기 사 유	□ 마멸 □ 분실 □ 기타( )
			폐 기 방 법	□ 소각 □ 이관 □ 기타( )
			폐 기 자 (분 실 자)	소 속 : 직 급 : 성 명 :
			비 고
※ 인장을 최초로 등록한 때에는 □등록란에 Ｚ표를, 재등록한 때에는 □재등록란에 Ｚ표를 한다. ※ 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자등 참고사항을 기록한다.

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제21호 서식)

직인 인쇄용지 관리대장

인쇄문서명
직 인 명		인쇄직인규격

일 자	인쇄량 (매)	사용량 (매)	사 용 내 역	잔여량 (매)	확 인 (서명)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제22호 서식)

기        관        명

우             주  소                   / 전화(   )        / 전송(      )

○○부(팀)     부(팀)장 ○○○       차장 ○○○        담당자 ○○○

문서번호

시행일자

수    신

참    조                                      발    신              (인)

제 목	□ 정기보고(□지정 □개정 □폐지)신청서
	□ 수시보고심사신청서

보 고 명									지정번호
보 고 주 기 또 는 기 일				처 음 작 성 기 관
근 거				최종수보기관
보 고 받 는 주 요 내 용
사 용 목 적
개정 (폐지) 사 유
※ 심사내용 : 문제점이 없을 때는 ○으로, 문제점이 있을 때는 Ⅴ로 표시한다
심사기준 심사자	보고목적의 타 당 성		유사·중복여부 (정기보고·통계보고 등 확인)		보고주기의 타 당 성					작성기관의 적 정 성
국 (실) 장
보고심사자
심사기준 심사자	서식의 합리성		기존자료 활용가능성		표 본 조 사 가 능 성					행 정 용 어 순 화 여 부
국 (실) 장
보고 심사자
보 고 심 사 내 용							보고심사 표 시
보고자료의 공동활용 여부		□필요 □불필요				공동활용기관
심 사 의 견 기 타

붙 임 : 1. 보고서식 2부.

2. 결재서류 사본 1부.   끝.                                210□×297□

(인쇄용지(2급)60g/□)

(별지 제23호 서식)

수시보고 심사대장

보고 심사 번호	보고 심사 일자	문서 번호	보고제목	보고 일자	보고요구 부 서	보고부서 (기관)	심사 결과	비고

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제24호 서식)

기        관        명

우             주  소                   / 전화(   )        / 전송(      )

○○부(팀)     부(팀)장 ○○○       차장 ○○○        담당자 ○○○

문서번호

시행일자

수    신

제    목    제(   )차 보고 독촉

1. 보고 승인번호 :

2. 보고명 :

3. 문서번호(시행일자) :

4. 보고문서 제출기일 :

5. 조치사항 :

문서관리규칙 제77조의 규정에 의하여 보고독촉을 하니○○○○.○○.○○.까지 보고서를 제출하여 주시기 바랍니다.

발신명의  ○ ○ ○(인)

210□□×297□

(인쇄용지(2급), 60g/□)

(별지 제6호 서식)

문  서  등  록  대  장

등 록

번 호

결 재

일 자

분  류

번  호

제       목

시              행

비 고

일 자

수 신 처

방법

인수자

297□□×210□

(인쇄용지(특급), 70g/□)

(별지 제11호 서식)

문  서  접  수  대  장

(처리부서용)

일 련 번 호	접 수 일 자	보 낸 기관명	문 서 번 호	제 목	인수자	비 고

297□□×210□

인쇄용지(특급), 70g/□)