문서관리규정

규정 20  -Div-(    )                                                      ○○○○주식회사

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제 1 장  총  칙-----

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제 1 조 【 목  적 】

이 요령은 ○○주식회사(이하 □회사□라고 한다)에서 정한 □문서규정□에 따라 문서의 작성, 처리 및 보관에 관한 사항을 보다 상세하게 정함으로써 문서처리의 신속, 정확과 통일을 기하고 사무의 조직적·능률적 운영을 촉진함을 목적으로 한다.

제 2 조 【 적용범위 】

문서사무에 관한 기준은 다른 법령과 요령에 특별하게 정한 경우를 제외하고는 이 요령이 정하는 바에 따른다.

제 3 조 【 용어의 정의 】

이 요령에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서＞ 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다) 및 회사가 접수한 모든 문서

2. 문서담당부서＞ 문서의 수발, 보존, 폐기, 통제, 서식 및 공인의 사용 등 문서에 관한 사무를 담당하는 부서

3. 주관부서＞ 문서내용의 처리를 주관하는 부서

4. 보관＞ 문서의 처리완결 후부터 보존되기 전까지 관리하는 것

5. 보존＞ 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것

6. 이관＞ 보관중인 문서를 문서담당부서로 인계하여 관리하게 하는 것

제 4 조 【 사무처리의 원칙 】

① 중요 또는 복잡 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확, 신속히 하며 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

② 긴급하고 중요한 사항에 대하여는 구두 또는 전화 등으로 처리한 사항 및 회사에서 합의된 사항도 그 내용을 문서에 기록하여 보존하여야 한다.

제 5 조 【 문서의 성립 및 효력발생 】

문서는 다른 법령과 요령에 특별하게 정한 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 최종결재권자의 결재로 성립하고 효력을 발생한다. 다만, 효력발생시기를 따로 정한 때에는 그에 따르며, 수신자가 있는 문서의 효력발생시기는 수신자에게 도달한 때로 한다.

제 6 조 【 문서의 분류 】

① 문서는 요령문서, 지시문서, 공고문서와 일반문서로 분류한다.

② 요령문서는 정관, 요령, 세칙, 요령, 예규 등 주로 요령사항을 정하는 문서를 말한다.

③ 지시문서는 훈령, 지시, 명령서 등 사장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 소속사원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

④ 공고문서는 공고, 광고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

⑤ 일반문서는 요령문서, 지시문서 및 공고문서 이외의 문서를 말한다.----

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제 2 장  문서의 작성

제 1 절  일반사항

제 7 조 【 문서작성의 원칙 】

문서의 작성에 있어서는 1통의 문서에 1건안을 기재하고 주제가 다른 내용은 별도의 문서로 작성함을 원칙으로 한다.

제 8 조 【 문서의 용지 및 여백 】

① 문서의 용지는 도면, 통계표, 증명서류 기타 특수한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210 □, 세로 297 □ 크기의 종이를 세워서 사용하는 것을 원칙으로 한다.

② 문서의 용지는 상부로부터 20 □, 하부로부터 15 □, 좌우측으로 부터 25 □의 여백을 두어야 한다.

제 9 조 【 용  어 】

① 문서는 한글로 띄어서 가로쓰되, 표준말을 사용한다.

② 외래어는 고유명사 혹은 외국어가 아니면 표시하기 곤란한 것은 문교부제정 외래어표기법에 의하여 병기할 수 있다.

③ 지나친 경어는 피하며 불쾌감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략할 수 있다.

제10조 【 문서의 색채 】

도표를 제외한 문서에 기입하는 글의 색채는 청색 또는 흑색을 사용한다. 적색은 수정 또는 주의환기 등 특수한 때에만 사용할 수 있다.

제11조 【 숫자 및 일시표시 】

① 문서에 사용하는 숫자는 아라비아숫자를 사용한다.

② 문서에 사용하는 일자표시는 연, 월, 일의 글자표시를 생략하고 점(.)을 구분표시하며(예＞20  . 01. 23), 시간표시는 24시간제에 의하되 시, 분의 글자는 생략하고(:)을 찍어 구분 표시한다(예＞12＞00).

제12조 【 수  정 】

문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제 전 또는 수정 전의 내용을 알 수 있도록 글자 중앙에 두 선을 긋고 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 난 밖에 가제한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

제13조 【 면표시 】

① 문서가 두 장 이상 계속될 때에는 문서의 하부 중앙에 전 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

② 첨부서류는 면의 표시를 따로 하며 전 면수를 생략할 수 있다. 다만, 다음 각호에 관련되는 중요한 첨부서류는 전 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

1. 전후관계를 명백하게 하여야 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 인·허가 등록 등에 관계되는 문서

제14조 【 지급 및 비밀표시 】

지급 또는 비밀문서는 문서의 첫 면 우상부여백에 주인을 날인하여야 하며 봉합시에는 봉투 우상부 여백에 이를 날인한다.

제15조 【 요지표시 】

문서는 내용이 복잡할 때에는 가급적 부전지에 그 요지를 기록하여 첨부한다.

제16조 【 문서의 접수와 발송 】

모든 문서는 문서담당부서에서 접수 및 발송한다.

다만, 다음 각호에 해당하는 문서는 문서담당부서를 거치지 아니하고 문서작성부서에서 직접 접수 및 발송할 수 있다.

1. 협조전 및 업무처리전

2. 납입고지서, 납부서 및 영수증, 금전·물품의 수불통지서, 지출에 관한 결의서

3. 공사의 청부, 물품의 매매, 대차, 운반 또는 노력의 공급에 관한 견적서 및 계약서, 청부인의 제신청서류

4. 회계사무에 속하는 제2호 및 제3호와 유사한 문서

5. 기타 적당한 장부를 비치하고 이에 의하여 직접 수발함이 간편한 문서

제 2 절  문서의 구성

제17조 【 문서의 구성 】

① 일반문서 중 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 회사명, 분류기호, 문서번호, 전화번호, 시행 연월일 및 수신란으로 한다.

2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.

3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다.

② 문서의 두문 중 수신란은 경유, 수신 및 참조로 구성하여 다음 각호에 따라 기입한다.

1. 경유는 문서내용에 따라 관련부서의 경유를 필요로 하는 경우에 그 기관 또는 부서장의 직명을 쓴다.

2. 수신은 수신기관 또는 수신부서장의 직명을 쓴다. 수신부서가 2 이상일 때에는 □수신처참조□라 쓰고 결문의 수신처란에 수신 부서명 또는 기호를 표시한다.

3. 참조는 그 문서를 직접 처리하여야 할 부서장의 직명을 쓴다.

③ 문서의 본문 중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하고 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 하며, 첨부서류의 중요내용은 본문에 요약 기재하여야 한다.

④ 문서의 결문 중 수신처란을 설정하는 경우에 발신명의 다음 줄 왼쪽에 □수신처□라 쓰고 수신부서명 또는 수신처기호를 쓴다.

⑤ 문서의 아래부분에는 가능한 한 충분한 여백을 두어 수·발신처리를 할 경우 본문을 가리지 아니하도록 하여야 한다.

제18조 【 본  문 】

본문은 다음의 제목과 내용으로 구성한다.

1. 제목은 내용을 요약하여 간략명료하게 표현하여야 한다.

2. 내용은 쉬운 말로 간략하게 논리적으로 작성하여야 한다.

제19조 【 항목구분 】

문서내용을 항목으로 세분할 필요가 있을 때에는 다음 각호에 의한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4, …로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라, …로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 ⑴, ⑵, ⑶, ⑷, …로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 □, □, □, □, …로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, …로 나누어 표시한다.

6. 제2호 및 제4호의 경우에 □하□ 이상 더 계속될 때에는 거, 너, 더, 러, … 또는 (거), (너), (더), (러), …로 나누어 표시한다.

제20조 【 끝표시와 첨부표시 】

① 본문이 끝나면 마지막 글자에서 한 자 띄우고 □끝□자를 쓴다. 다만, 좌측 한계선에서 끝났을 경우와 도표로 끝난 때에는 그 우하측에 □끝□자를 쓴다.

② 문서에 유가증권, 참고류 기타 본문에 밝힐 필요가 있는 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 □첨부□라 표시하고 첨부물의 명칭을 쓴다.

제21조 【 결  문 】

결문은 발신인명의로 하며 수신처란을 설정한 때에는 발신인명의 다음 줄 왼쪽에 수신처라고 쓰고 수신처를 열거한다.

제22조 【 발신인명의 】

① 대외로 발송하는 문서는 특히 정하여진 경우를 제외하고는 사장 명의로 발신한다. 대외적인 공고 및 광고는 회사명의로 한다.

② 대내문서는 내용의 경중에 따라 사장 또는 주관실, 부장명의로 한다. 다만, 부서명의와 개인명의는 쓰지 않으며, 과장명의는 과간 연락이나 협조시에 한하여 사용한다.

③ 지시, 중요사항 및 신속처리를 위하여 최고결재권자로 하여금 □의명□을 발신케 할 수 있으며, 이 경우 의명 발신자는 자기의 명의위에 □의명□이라고 표시하여야 한다.

제23조 【 직인의 날인 】

① 인사발령장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 시행문에는 직인을 날인한다. 다만, 사내의 부서상호간에 수발되는 문서는 서명으로 할 수 있다.

② 동일한 문서를 인쇄하여 여러 부서에 동시에 발신하는 경우 경미한 문서에는 직인을 찍지 아니하고 직인생략의 표시를 시행문의 상부 중앙에 날인하여 시행한다. 이 경우에 직인생략의 결정은 문서통제자가 하고 기안부 상부 중앙에 날인한다.

③ 전신, 전화에 의한 수발문서는 직인 또는 서명을 생략한 것으로 본다.

제24조 【 간인의 사용 】

문서가 두 장 이상 연속되는 경우에는 그 합철되는 부분에 간인한다.

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제 3 절  문서의 접수

제25조 【 문서의 접수 】

① 문서담당부서에서 문서를 접수한 때에는 문서접수대장에 기록하고 접수문서에는 문서 처리인을 문서의 적당한 여백에 찍는다. 다만, 경유문서에는 문서처리인을 날인하지 아니하고 경유인 문서의 첫장 시행 연월일 밑의 적당한 여백에 날인한다.

② 제1항의 문서처리인을 날인할 여백이 없거나 지질이 얇은 관계로 날인하면 문서의 내용을 판별하기 곤란한 경우에는 접수문서의 분류기호, 시행일자, 발신인, 수신인, 제목 등을 기재한 부전지를 첨부하여 날인할 수 있다.

③ 문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 문서담당부서에 인계하여야 하며 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음 날 출근시간 직후에 문서담당부서에 인계하여야 한다.

④ 문서담당부서는 접수문서에 대하여 발송부서에 접수사실의 표시를 요구하는 경우에는 문서영수증을 송부하거나, 문서발송대장(별지서식 제1호)의 수령인 난에 수령표시를 하여야 한다.

제26조 【 전신전화에 의한 접수 】

① 전신, 전화에 의하여 발송한 문서를 접수한 때에는 송신자의 직위, 성명과 수신자의 직위, 성명을 기재하고 수신자가 서명하여야 한다.

② 문서담당부서 이외의 부서에서 전신, 전화를 받아 작성한 문서는 지체없이 문서담당부서에 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

제27조 【 근무시간외 문서접수 】

근무시간외 또는 공휴일에 도착한 문서는 당직자가 이를 취합하여 근무개시와 동시에 문서주관부서에 인계하여야 한다.

제28조 【 접수문서의 배부 】

① 문서를 접수한 때에는 지체없이 문서주관부서로 송부하여야 하며 개봉하여 배포할 때에는 문서의 봉투를 첨부하여야 한다.

② 문서의 내용이 2개 이상 부서에 관련될 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 배부한다.

③ 책자 기타 간행물을 배부할 때에는 문서대장에의 기록을 생략할 수 있다.

제29조 【 문서의 회송 】

① 접수한 문서에 형식상 흠이 있을 때에는 문서담당부서에서 그 뜻을 문서회송전에 기재하여 이를 발신부서로 회송하여야 한다.

② 소관에 속하지 아니하는 문서를 이송받은 부서장은 문서회송전에 그 뜻을 기재하여 지체없이 문서담당부서로 회송하여야 한다.

③ 제2항의 요령에 의거 문서를 회송받은 때에는 문서통제자가 즉시 재분류하여 해당 주관부서로 이송한다. 다만, 회사의 소관에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발송기관으로 회송하여야 한다.

제30조 【 접수문서의 처리 】

① 주관부서의 문서담당부서장은 이송받은 문서를 문서접수대장(별지서식 제2호)에 기재하고 즉시 부서장의 선결을 받은 후 지시에 따라 처리하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니하다.

② 문서접수대장은 각 부서에 비치하여야 하며, 부장이 관리한다.

③ 부장은 문서의 내용에 따라 담당자에게 배분하고 결재권의 지시내용에 따라 처리과정을 감독하여야 한다.

제 4 절  기안 및 시행

제31조 【 기  안 】

① 문서는 입안자가 기안하고 서식이 따로 정해져 있는 것을 제외하고는 기안용지(별지서식 제3호)를 사용한다.

② 내부문서로서 따로 정하여진 서식이 없는 경우에는 기안용지를 사용하며, 수신란에 □보고□, □업무연구□, □내부결재□ 등의 표시를 한다.

③ 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있는 첨부물은 그 여백에 작성자가 기명·날인한다.

제32조 【 일괄기안 】

① 상호관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 좋다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

② 이 경우에는 각 안마다 수신, 제목 및 발신명의란을 구분하여 설정하여야 한다.

제33조 【 수정기안 】

수신한 문서를 간단하게 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수신한 문서에 수정할 부분을 적색잉크로 기안하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

제34조 【 보고문서의 기안 및 시행 】

정기보고 또는 1회 보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 상부에 두문을 설정한 서식을 제정하고 그 서식에 따라 기안 및 시행을 할 수 있다. 다만, 이 경우에는 적당한 여백에 소정의 결재란을 설정하여야 한다.

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제 5 절  결  재

제35조 【 결재방법 】

① 결재권의 결재는 결재란에 서명 또는 날인하며 필요에 따라 결재일시를 표시한다.

② 관련되는 1건 문서는 그 내용을 요약하여 일괄 결재를 받는다.

③ 공람문서로서 서명란이 설정되어 있지 아니한 문서에는 적당히 여백에 서명란을 따로 설정하여 공람하여야 한다.

제36조 【 기안 전의 협의 】

기안자 또는 품의자는 품의를 기안함에 있어 그 안건의 목적, 실시방법, 시기 및 효과 등을 충분히 조사연구하고 관계자와 사전에 협의를 하여 품의의 원활한 진행에 노력하여야 한다.

제37조 【 부  결 】

① 기안한 문서에 결재권자가 그 내용에 관하여 의견을 달리할 때에는 부전지 또는 적당한 여백에 의견을 명시하여야 한다.

② 최종결재권자가 부결할 때에는 그 부결사유를 명시하고 재작성을 필요로 하는 사항은 그 지침을 지침전에 의하여 지시하여야 한다.

제38조 【 전  결 】

① 사장은 사무내용에 따라 그 소속임원 또는 부서장으로 하여금 그 업무를 위임전결하게 할 수 있으며, 업무별 위임전결사항은 별도로 정한다.

② 전결의 경우에는 전결권자 결재란에 □전결□의 표시를 하고 전결권자가 사장결재란에 서명 또는 날인한다.

제39조 【 대  결 】

① 정규의 결재자가 출장, 휴가 기타 사유로 인하여 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 대결문서 중 내용이 중요한 것은 정규결재자의 후결을 받아야 한다.

② 대결은 대결자가 결재권자의 결재란에 □대□의 표시를 하고 결재한다. 이 경우에는 정규의 결재자가 결재한 것과 동일한 효력을 갖는다.

제40조 【 후  결 】

① 긴급을 요하는 문서로서 정규의 결재자가 부재중이거나 사무형편에 의하여 결재불능시 그 내용이 중요하여 대결하기 곤란하다고 판단하였을 때에는 문서상에 □후결□이라고 표시하여 우선 시행하고 후결에 붙일 수 있다.

②  후결문서는 대결문서와 동일한 효력을 갖는다.

③  후결문서는 시행한 후 최종결재자가 후결시 수정한 때에는 그 부분은 장래에 한해서만 효력을 가지며 수정사항을 다시 통보하여야 한다.

제 6 절  발  송

제41조 【 시행문의 작성 】

① 발신한 문서는 결재를 받은 후 소정의 서식에 따라 시행문을 작성하고 문서주관부서에서 발송한다. 다만, 정기적으로 보고되는 업무보고, 통계표, 도표 등의 보고에는 시행문을 생략하고 보고서의 상좌측 여백에 필히 작성일자, 부서명, 작성자명을 기입한다.

② 발신한 문서는 1부를 작성하여 원본과 대조확인하고 발신일을 원본에 날인한 후 발신처리한다.

제42조 【 문서의 발송 】

① 문서주관부서는 문서를 발송할 때에 직인의 날인 또는 서명을 확인한 다음 문서발송부에 기재하고 발송인을 찍은 후 기안문은 주무부서에 반환한다.

② 시행한 문서의 기안문은 주무부서에 반환한다.

제43조 【 문서의 회송 】

배부받은 문서 중 소관사항이 아닌 문서는 부전지에 그 뜻을 기록하여 즉시 이를 문서주관부서에 발송하여야 한다.

제44조 【 부서자의 의무 】

① 문서주무부서장은 소관문서를 심사하여 회람, 조회, 기타 필요한 처리를 업무담당자에게 지시하여야 한다.

② 타 부서와 관계있는 사항은 관계부서와 합의하여 처리한다.

③ 문헌으로 가치 있는 문서는 사본을 작성하여 문서주무부서장에게 제출한다.

제45조 【 문서처리의 원칙 】

① 배부받은 문서 중 기안처리할 문서는 공람을 생략하고 기안처리할 문서가 아닌 것에 한하여 공람처리한다.

② 보고, 통계 등 각종의 기록 또는 자료를 사용함에 있어서는 공람절차를 생략할 수 있다.

③ 배부받은 문서 중 건의, 상신, 품의 등 응신을 요하는 것은 지체없이 응신하여야 하며, 그 처리에 장시일을 요하는 것은 중간처리상황을 통지하여야 한다.

제46조 【 문서의 열람 】

보조부서상호간에 업무수행상의 필요에 따라 문서를 열람할 수 있으나, 관례없이 타인에게 임의로 열람시키거나 그 사본을 대여할 수 있다.

제47조 【 의견조정 】

각 부서에 관계되는 문서의 처리에 대하여 의견을 달리할 경우 주관부서가 중심이 되어 합의하여 그 일치를 보지 못하는 때에는 사장의 결재를 받아 처리한다.

제48조 【 전신문서의 수발신 】

전신에 의하여 수발하는 문서를 기록하기 위하여 별도의 문서 수(발)신대장(별지서식 제4호)을 비치하여 사용할 수 있다.

제49조 【 부  본 】

발신문서는 반드시 부본을 마련하여야 한다. 이 경우 기안용지로써 이에 갈음할 수 있다.

제 7 절  문서통제

제50조 【 문서의 통제부서 】

① 비밀문서를 제외한 모든 문서는 발송 전에 문서주관부서의 통제를 받아야 한다.

② 문서에 관한 통제자는 문서주관부서장이 된다.

제51조 【 통제의 내용 및 방법 】

① 문서통제자는 다음 각호의 사항을 검토하고 기안지의 통제란에 문서통제인을 날인한다.

1. 결재권자의 결재부여

2. 타 문서와 내용상의 중복 여부

3. 기안문과 시행문의 대조

4. 직무권한 구분의 착오여부

5. 문서처리기한의 경과여부

6. 첨부물의 확인

7. 서식의 부합여부 및 용어상 오자, 탈자 등 미비여부

8. 분류기호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부

9. 관계부서 협조여부

10. 직인생략의 가능여부

11. 수신처설정의 타당성

12. 보고통제문서의 통제여부

② 제1항의 요령에 의한 검토결과 미비사항이 발견된 때에는 문서회송전에 그 뜻을 기재하고 그 문서의 주관부서에 회송한다. 다만, 경미한 사항은 문서통제자가 수정할 수 있다.

제 3 장  문서의 보관 및 보존

제 1 절  편철 및 보관

제52조 【 문서의 분류 】

처리완결된 문서는 기능별, 10진분류방법으로 일자순에 따라 분류하여 정리한다.

제53조 【 1건철 】

문서는 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 붙여 1건으로 합철한다.

제54조 【 보관철의 사용 】

① 1건철이 된 문서를 보관하는 경우에는 보관철을 사용하는 것을 원칙으로 한다.

② 보관철 내의 문서량은 200매를 기준으로 한다.

제55조 【 보관철 설정의 원칙 】

① 보관철의 설정은 문서분류기준으로서의 기능별, 보존기간별로 설정하여야 한다.

② 보관철의 설정수가 많아 번잡한 경우에는 문서발생량과 성질에 따라 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정하되, 보존기간별로 구분하여야 한다.

제56조 【 편철방법 】

완결된 1건 문서는 보관철의 조견표가 있는 편에 완결일자 순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대편에 색인목록표를 붙인다.

제57조 【 조견표 】

보관철의 조견표에는 문서분류번호, 기능명칭, 부제목, 보존기간 및 보존기관 완료일자를 기재하여야 한다.

제58조 【 색인목록 】

색인목록에는 1건 문서의 대표적 문서건명을 기재한다. 다만, 대표적 문서건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.

제59조 【 장수표시】

보관철 내의 장수표시는 하부 한계선 왼쪽에 기입한다.

제60조 【 부제목의 설정방법 】

1건철의 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에 철할 수 없는 경우에는 지역별□인명별□기구별 또는 월별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 분할하여 철하고 조견표에 부제목을 기입한다.

제61조 【 특수문서의 보관 】

첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 부서기호□분류번호□일자 및 제목을 기재하여 보관할 수 있다.

제62조 【 보고자료의 처리 】

보고문서를 접수한 주관부서에서 보고자료를 종합하여 1건철로 완결할 때에는 보고자료는 따로 부책으로 편철하여 표면에 관계문서의 부서기호□분류번호□일자 및 제목을 기재하여 보관할 수 있다.

제63조 【 문서 참조표 】

1건철의 문서 중 문서내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있는 경우에는 관련이 많은 1건철에 철하고, 관련이 적은 1건철에는 원문에 갈음하여 문서참조표를 붙여 철한다.

제64조 【 보관문서의 관리 】

① 완결된 문서는 지정된 서류함에 보관하고, 서류함 안의 보관철의 배열은 문서분류번호 순으로 조견표의 기재사항을 용이하게 볼 수 있도록 하여야 한다.

② 서류함에는 보관문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관철 색인표를 비치하여야 한다.

③ 서류함에 보관중인 보관철의 열람□대출 또는 복사는 직무수행상 필요한 직원에 한하고 중요한 사항은 사업소장의 승인을 얻어야 한다.

제65조 【 미결문서의 보관 】

① 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당별로 미결문서보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.

② 제1항의 미결문서보관철에는 담당자명을 명기하여 색출이 용이하도록 하여야 한다.

제 2 절  이  관

제66조 【 이  관 】

① 주무부서는 매년초 전년도에 완결된 문서를 완결문서인계철에 의하여 주관부서에 인계하여 정리 보존하게 한다.

② 사항의 요령에 불구하고 주무부서에서 수시로 열람할 필요가 있는 보관철은 계속 보관할 수 있다.

③ 제1항의 이관에 있어서는 이관문서 목록을 2통 작성하여 주관부서에 각 1통씩 보관한다.

제67조 【 이관방법】

전조의 요령에 따라 보관문서를 이관하는 경우에는 보존문서이관부를 2부 작성하여 1부는 이관문서 수령인을 받아 주관부서에 보관하고 1부는 이관될 문서에 첨부한다.

제 3 절  보  존

제68조 【 보존기간 및 기준 】

문서의 보존기간 및 그 기준은 다음 각호와 같다. 다만, 별도로 정한 것은 예외로 한다.

1. 영구＞회사의 존속기간 동안 계속해서 보존하여야 할 문서

가. 장기 경영기본계획과 중요정책에 관한 문서

나. 주요 경영회의 및 임원에 관한 주요문서

다. 주요 건설, 기술용역 및 협정에 관한 계약문서

라. 요령□예규 등의 제정, 개폐에 관한 원문서

마. 채용, 보직발령 등 인사에 관한 주요문서

바. 등기 및 주요 재산관계 기본문서

사. 사사(社史)에 관한 문서

아. 그 밖의 문서로서 영구보존이 필요한 문서

2. 준영구＞개개문서의 성질에 따라 특정기간을 정한 문서

가. 환경관리에 관한 주요문서

나. 주무관서의 주요 인□허가문서

다. 소송 및 공탁 관련문서

라. 우주사주관련 주요문서

마. 발전설비운영 관련 주요문서

바.  그 밖의 문서로서 영구적으로 보존할 필요는 없으나 특정기간을 정하여 보존할 필        요가 있는 문서

3. 10년

가. 장기 전원계획관련 일반문서

나. 경영분석, 평가 및 출자관련 주요문서

다. 기술연구개발 및 협력에 관한 문서

라. 각종 세무신고관련 중요문서

마. 회계부서용 회계결의서 및 증빙관계 문서

바. 각종 설비의 경상보수공사에 관한 주요문서

사. 물자 구매계약에 관한 주요문서

아. 각종 건설공사 인□허가 관련 일반서류

자. 그 밖의 문서로서 10년간 보존이 필요한 문서

4. 5년

가. 단기 경영계획 관계문서

나. 감사 일반업무 관계문서

다. 교육훈련 및 보안관련 일반문서

라. 예산, 결산 등의 일반문서

마. 그 밖의 문서로서 5년간 보존이 필요한 문서

5. 3년

가. 주요업무 추진계획 관계문서

나. 운영계획편성 관계문서

다. 그 밖의 문서로서 3년간 보존이 필요한 문서

6. 1년

가. 일일명령 등 단순업무처리에 관한 일반문서

나. 부서 상호간 협조, 단순한 업무연락, 자료요구, 통보, 조회 등의 일반문서

다. 일반서무 관계문서

라. 기타 1년간 보존이 필요한 문서

제69조 【 보존기한의 변경 】

문서보존책임자는 매년 연말에 전조에 의하여 보존기간이 정하여진 문서를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존기간을 연장, 단축할 필요가 있을 때에는 결재를 얻어 그 기간을 연장, 단축한다.

제70조 【 보존기간의 기산일 】

보존기간은 처리완결 후 익년 1월 1일부터 기산한다.

제 4 절  보  관

제71조 【 보  관】

① 문서는 별도로 정한 것을 제외하고는 주무부서에서 정리하여 보관한다.

② 문서의 보관책임자는 주무부서의 장이 정책임자가 되며 업무별 담당자는 부책임자가 된다.

제 5 절  대출 및 폐기

제72조 【 보관철의 대출 등 】

① 문서담당부서에서 보존중인 보관철을 대출할 때에는 대출카드에 필요한 사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출카드를 제거한다.

② 대출기간은 ○일내로 하며, ○일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.

③ 보관철의 열람, 대출 또는 복사는 직무수행상 필요한 직원에 한하고 관리담당자의 지시에 따라야 한다.

④ 직원 이외의 자가 문서를 열람, 대출 또는 복사하고자 하는 경우에는 문서담당부서장의 승인을 받아야 한다.

제73조 【 보존기간 경과 문서의 폐기 】

① 보존기간이 끝나면 문서는 보존문서기록대장에 적색글씨로 폐기일자를 기입하고 폐기한다.

② 폐기되는 문서는 폐기인을 적색으로 날인하여야 한다.

제 4 장  서식의 관리

제74조 【 서식의 종류 】

서식은 공통서식, 전용서식, 일시서식으로 구분한다.

1. 공통서식이라 함은 회사전체 또는 수개부서에서 동일한 목적과 용도에 계속적으로 사용하는 서식을 말한다.

2. 전용서식이라 함은 특정부서에서 계속□반복적으로 사용하는 서식을 말한다.

3.  일시적 서식이라 함은 일시적인 업무수행을 위하여 단기간에 한하여 사용하는 서식을 말한다.

제75조 【 서식의 제정 및 개폐 】

① 장기적으로 반복하여 사용되는 문서로서 정형화될 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정한다.

② 제1항의 서식을 제정 또는 개폐할 때에는 문서담당부서장의 승인을 받아야 한다. 다만, 내용의 변경을 가져오지 아니하는 범위 내에서의 자구의 수정과 활자의 크기를 변경하는 것은 그러하지 아니하다. 이 경우, 당해 서식초안 2부를 문서담당부서에 제출하여야 한다.

제76조 【 서식집의 활용 】

승인된 서식은 가제식의 서식으로 편집하여 비치 활용하여야 한다.

제77조 【 요령운영 】

이 요령의 운영을 위하여 필요한 세부사항을 문서주관부서장이 수시로 정하여 승인을 득한 후 실시할 수 있다.

제78조 【 준용원칙 】

이 요령에 명시하지 아니한 사항 또는 관련서식 등은 정부공문서 또는 관련법령의 요령을 준용함을 원칙으로 한다.

부    칙

제 1 조 【 시행일 】

이 요령은  20  년 ○○월 ○○일부터 시행한다.

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【별지서식 제1호】문서발송대장

【별지서식 제2호】문서접수대장

【별지서식 제3호】기안용지

【별지서식 제4호】문서수발대장

【별지서식 제1호】

문서발송대장

번 호	발 송 일 자	수 신	발 신	제 목	첨부물		방송방법		발 송 부 서	발송자
					명칭	수량	우편	사송

【별지서식 제2호】

문서접수대장

일련 번호	접 수 일 자	발 신	발 신 일 자	분류기호 문서번호	제 목	첨부물		처리과 (담당자)		인수과	비고
						명칭	수량

【별지서식 제3호】

분류기호 문서번호				기 안 용 지 (전화 : ○○○-○○○○-○○○○)							시 행 상 특별취급
보존기간		영구·준영구 10. 5. 3. 1		결 재 자
수 신 처 보존기간				담 당		과 장	부 장			이 사		사 장
시행일자
보조기관				협조기관									문서통제
기안 책임자													발 송 인
경 유 수 신 참 조								발신명의
제 목

【별지서식 제4호】

문서 수. 발신 대 장

번 호	월 일	문서분류 기호 및 발송번호	발 신	수 신	제 목	첨 부 물 (종류및수량)	직인날인 건 수	인 수 자 인		완결
								월일시	월일시