문서규정

규정 20  -Div-(    )                                                      ○○○○주식회사

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제 1 장  총  칙---

제 1 조 【 목  적 】

이 규정은 ○○주식회사(이하 □회사□라고 한다)의 문서의 작성, 처리, 통제, 시행, 보관 및 보존에 과한 사항을 규정함으로써 문서사무의 정확성-과 원활화를 꾀하며 사무의 조직적. 능률적 운영을 촉진함을 목적으로 한다.

제 2 조 【 적용범위 】

회사의 문서관리는 관계법령 및 다른 규정에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제 3 조 【 문서의 정의 】

문서란 업무상의 왕복문서,담의서,규정,계약서,조사서,인.허가서,전보,장표,참고서류 등 내부 또는 상호간이나 대외적으로 작성 또는 시행되-는 문서 및 회사가 접수한 모든 서류를 말한다.

제 4 조 【 사무처리의 문서화 】

① 중요한 또는 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 보고, 회답 등은 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확, 신속히 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

② 긴급한 사항으로서 구두 또는 전환 등으로 처리한 사항도 문서에 기록해 두어야 한다.

제 5 조 【 문서담당 】

① 문서의 접수, 배포 및 발송은 직무권한규정이 정하는 바에 의하여 총무부에서 담당한다.

② 각 부.과는 소관문서의 취급자를 결정하여야 한다.

제 6 조 【 문서의 효력발생 】

① 문서는 원칙적으로 결재자의 결재가 있음으로써 효력이 발생한다.

② 대외문서는 상대방에게 도달함으로써 효력이 발생한다.

제 7 조 【 사유금지 및 비밀유지 】

① 문서는 모두 사유해서는 아니 된다.

② 문서는 그 내용에 대하여 기밀을 엄수하여야 한다.

제 8 조 【 관  행 】

이 규정에 규정되지 아니한 없는 사항은 모든 관행에 따른다.

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제 2 장  문서의 작성

제 9 조 【 기  안 】

① 문서를 작성할 경우에 다음의 방법에 의하여 문서를 작성하여야 한다.

1. 문장은 간결하여야 하며 1문서 1문건으로 한다.

2.  문체는 표준어를 사용하며, 대외문서는 모두 경칭을 사용한다. 또한 한글맞춤법에       따라야 하며 가능한 한 한자를 사용하지 아니한다.

3. 문서에 사용되는 숫자는 아라비아숫자로 쓴다. 다만, 그 어구를 명확히 하기 위하여      한글을 사용할 수 있다.

4.  문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한      곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 수정한 곳의 란      밖에 가제한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다.

② 기안의 이유 도는 사전교섭의 경위를 표시할 필요가 있는 경우에는 문안의 말미에 그 요령을 기재하거나 또는 관계문서를 첨부한다.

제10조 【 공정증서 】

① 특히 중요한 안건의 계약서정문은  공정증서로 하여야 한다.

② 정문작성의 일자에 대하여 완전한 증거력을 필요로 하는 것은 확정일자가 있는 증서로 작성하여야 한다.-----

제11조 【 문서의 서식 】

문서의 서식은 다음과 같다.

1. 발신문서는 작성연월일, 발신장소를 표시하는 기호, 문서발신번호, 발신자 및 수신처     를 명기하고 부본에 관계자 전원이 날인한다.

2. 제1호의 기호와 번호는 매사업년도 초에 갱신한다.

3. 도표는 작성연월일 및 작성장소를 명기한다.

4. 수신자 이외의 연락을 필요로 하는 발신문서는 그 사본을 작성하고 정본, 사본 및 부     본 모두 각각 오른쪽 상단에 사본 송부처를 기입한다.

5. 동일문서를 2개처 이상에 발신할 경우에 수신자측에 다른 수신자를 알릴 필요가 있다     고 인정되는 때에는 수신처를 기입한다.------

제12조 【 문서의 기명 】

① 사내문서의 경우에는 일반적인 왕복문서는 부장 또는 부 명의로 한다. 이 경우 발신번호는 일련번호로 한다. 다만, 중요한 사항일 때에는 사장 또는 회사명으로 발신할 수 있다.

② 대외문서의 경우에는 계약서위임장, 관공서에 대한 인허가신청서, 신고서, 공고 기타중요한 문서는 사장명 도는 회사명으로 한다. 다만, 사장으로부터 위임된 사항은 수신자명으로 한다. 상기 이외의 문서는 부장 또는 부명으로 함을 원칙으로 한다.

제13조 【 기명날인 】

① 정본에는 반드시 기명자가 날인하며 기명자가 부재 시에는  직무권한규정이 정하는 바에 따라 부재대리자가 대리하여 날인하고 후에 부본에 신속히 추인인을 받아야 한다.

② 사장인, 사장의 서명 또는 사인의 압인을 요하는 문서는 정본에 소관부장의 날인이 있는 부본 또는 의뢰서를 첨부하여 총무부장에게 제출하여야 한다. 총무부 문서담당은 내용을 심사하여 사장인날인부에 기재사항을 기입하여 소속부서장의 결재를 받아 필요개소에 날인한다.

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제 3 장  문서의 처리

제14조 【 보통문서의 처리 】

① 과장, 대리 이상의 자는 소관문서를 심사하여 조회, 회답 기타 필요한 처리를 지시하고 사무담당자에게 교부한다.

② 중요한 또는 이례적인 사항은 임원진에게 신속히 회람, 문의하여 지시 또는 결재를 받는다.

③ 타부서와 관계 있는 사항은 관계부서와 합의하여 처리한다.

④ 문헌으로 가치 있는 문서는 사본을 작성하여 소관부서장에게 제출한다.

제15조 【 기밀문서의 처리 】

① 기밀문서라 함은 극히 중요하고 비밀을 유지할 필요가 있는 사항 또는 이에 준하는 사항으로서 사내외를 불문하고 내용을 누설하여서는 아니 되는 문서를 말한다.

② 기밀문서는 담당자가 직접 이를 처리하여야 한다.

③ 발신친전문서는 원칙적으로 이중봉투에 넣어서 문서면 및 봉투에 그 요지를 표시하여 기명자가 직접 봉합한다.

④ 수신친전문서는 수신인 이외의 자가 개봉하여서는 아니 된다. 다만, 직무상 미리 수신인에 갈음하여 개봉할 권한이 부여되어 있는 자는 그러하지 아니하다.

제16조 【 문서의 열람 】

① 문서를 열람한 자는 그 문서에 열람필의 날인을 하여 공란 또는 부전지에 자기의 소견을 기입하고 퇴부하여야 한다.

② 타 부서에 회람을 필요로 하는 문서는 소관부서에서 문서회람부에 기입하고 회부한다.

제17조 【 의견의 조정 】

각 부서에 관련된 문서의 처리에 대하여 의견을 달리할 경우에는 주관부서가 중심이 되어 합의하며 그래도 그 일치가 이루어지지 아니하는 경우에는 주관부서장이 결정한다.

제18조 【 문서의 발송 】

① 우편발송을 필요로 하는 문서는 각 부서의 담당자가 제목과 발신처를 기입하고 다음 방법에 의하여 문서수. 발신담당자에게 회부한다.

1. 문서면 또는 봉투에 송부처를 명시하며 등기 등 특수성을 요하는 것은 그 요지를 표      시한다.

2. 내부문서는 원칙적으로 봉합하지 아니한다.

② 문서수발담당자는 문서를 우송하는 경우에 발신부 또는 우편요금 사용액 명세부에 의하여 그 기록을 명백히 한다. 그러나 부득이한 사유로 문서수발담당자를 경유하지 않고 소관부서에서 문서를 우송하는 경우에는 사후에 문서수발담당자에게 요금을 청구할 수 있다.

③ 문서를 탁송할 경우에는 수탁자의 수령인을 받는다.

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제 4 장  보관과 부본

제19조 【 보  관 】

① 문서는 항상 내용에 따라 정리하고 완결. 미완결의 구분을 명확히 하여야 한다.

② 처리필의 문서는 각각 소관부서에서 매기말 분류하여 제목, 정리번호, 보존년한을 문서보존부에 기록하고 보존한다.

③ 규정류, 부동산권리증, 계약서, 관공서의 인. 허가서 등 특히 중요한 문서는 총무부문서과에서 중요서류목록에 기입하고 보존하여야 한다.

제20조 【 보존기간 】

문서의 보존기간은 다음 5종으로 분류하되 특히 필요한 경우에는 그 기간을 단축 또는 연장할 수 있다.

1. 영구보존

2. 10년 보존

3. 5년 보존

4. 3년 보존

5. 1년 보존

제21조 【 보존장소 】

중요문서, 기밀문서는 금고 또는 잠금장치가 되어 있는 장소에 보존하여야 한다.

제22조 【 인  계 】

분담변경 또는 인사이동 등에 따라 문서를 인계하는 경우는 문서인계서(별지서식 제1호)를 첨부하여 인계하여야 한다.

제23조 【 열람대출 및 복사 】

① 문서를 타부서에서 업무상 필요로 하는 경우에는 소정의 절차를 거쳐 열람 또는 대출하거나 복사할 수 있다.

② 문서대출기간은 ○○일내로 하고 그 기간을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.

제24조 【 문서폐기 】

① 보존기간이 끝난 문서 또는 보존기간중 보존의 필요가 없게 된 문서는 소관부서장의 결재를 얻어 보존문서기록대장에 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.

② 폐기문서는 기밀 또는 회사의 특별사항이 대외적으로 누출되어서는 아니 될 문서를 제외하고는 소각하지 아니하고 재활용할 수 있도록 한다.

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부    칙

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제 1 조 【 특  례 】

이 규정에 따라 보다 세부적인 문서작성 및 보관, 처리 등에 대해서는 별도의 요령을 정하여 운영할 수 있다.

제 2 조 【 시행일 】

이 규정은 20  년 ○○월 ○○일부터 시행한다.

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【별지서식 제1호】문서인계서

【별지서식 제1호】

문서 인계서

20  년  월  일                                                     인계자 : ○ ○ ○ 인

일련번호	부서(과)	생산년도	분류번호	문 서 명	보존년한	면수	대외비 여 부	비 고