비 밀 관 리 기 록 부

부서명 :                                                      보관책임관 :

관 리 번 호	수 발			문 서 번 호	비 밀 등 급	형 태	건 명	사 본 번 호	예고문	처 리 담 당	보 관 장 소	재 분 류 참 조
	년월일	발행처	수신처									등 급 변 경	파 기	파 기 확 인	근 거	영수증	수령자 □

비밀관리기록부의 기재요령

1. 부서명

비밀을 보관하고 있는 보관단위 부서명을 기재한다.

2. 보관책임관

정.부 보관책임관의 성명만 기입한다.

주의할 것은 사용하기전에 다음면에 미리 기입하여서는 아니된다.

3. 관리번호

가. 모든 비밀의 관리번호는 비밀의 등록번호로서 비밀의 작성 또는 접수 순위에 따라 일련번호를 부여한다.

나. 비밀관리기록부를 갱신하였을 경우를 제외하고는 연도에 구애없이 계속 일련번호를 부여한다

다. 동일건의 비밀로서 첨부물이 2개이상일 때에는 각각 별개의 관리번호를 부여한다.

라. 보관비밀의 보관부수는 매건마다 관리번호를 부여한다.

4. 수발년월일

비밀의 접수 또는 발송년월일을 기입하는 것이며 시행일자를 기입하여서는 아니된다.

5. 발행처

비밀의 발행기관명을 기입한다. 자체내부에서 발행된 것은 구체적인 부서명을 기입한다.

6. 수신처

발송일 때에는 배부처 기관명을 접수일 때에는 자기부서명을 기입한다.배부처가 여러곳일 때에는 "수신처"라고만 기입한다.

7. 문서번호 : 분류번호와 문서번호를 기입하여 문서없이 책자 또는 유인물등만일 경우에는 기입하지 아니한다.

8. 비밀등급

관례상 비밀등급은 로마숫자(Ⅰ,Ⅱ)로 주서한다.

9. 형  태

외형상의 형태 즉 문서, 책자, 사진필름, 상황판, 괘도 등으로 구체적으로 기입한다.

10. 건  명 : 비밀 제목을 기입한다.

11. 사본번호 : 자체생산 비밀의 원본은 "원본"이라 기입하고 기타 사본은 사본번호를 기입한다.

12. 예고문

시행문을 첨부물인 비밀과 같이 철하여 보관하는 경우에 시행문의 예고문에 관계없이 첨부물인 비밀의 예고문을 기입하여야 한다.

13. 처리담당자

그 비밀을 직무상 직접 취급하는 담당자의 성명을 기입한다.

14. 보관장소 : 보관용기의 관리번호를 기입한다.

15. 등급변경 : 비밀문건이 일반문서로 또는 상위등급에서 하위등급으로 재분류되었을 경우 재분류등급 및 실시한 담당자의 성명을 기입하고 날인한다.

16. 파기 : 비밀을 실제로 파기한 자(처리담당자 또는 보관책임관)가 파기일자 및 성명을 기록 날인한다.

□ 파기후의 삭제요령 : 재분류(일반문서).이송.이첩.파기한 때에는 비밀등급부터 사본번호까지 내용을 알 수 있도록 2개의 직선을 그어 삭제한다.

17. 파기확인 : 비밀을 파기할때 입회한 보관책임관은 비밀의 완전파기를 확인한 후 날인한다.

18. 근  거

비밀을 재분류(등급변경 또는 파기)하였을 경우 재분류를 실시한 근거를 기입한다. (예 : 예고문, 재분류 통고(문서번호)……)

19. 영수증

Ⅱ급 이상의 비밀을 발송한 경우 접수기관의 접수자로 부터 받은 영수증의 번호를 기입한다.

20. 수령자 : 문서수발계통을 통하여 비밀을 발송할 때에는 수발담당자의 수령인을 받으며, 제22조제3항의 경우에는 수신부서의 수령인을 받되, 수령일자와 수령자의 성명을 기재하고 날인한다.