문 서 규 정

제 1 장  총    칙

제1조(목적)

이 규정은 □□대학교(이하□본교□라 한다)의 문서관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화, 표준화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.□문서□라 함은 행정부서 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다) 및 행정부서가 접수한 모든 문서를 말한다.

2.□결재권자□라 함은 총장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.

제3조(적용범위)

① 이 규정은 본교 내에서 처리되는 제반 문서에 적용된다.

② 비밀문서의 작성과 처리에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 보안업무 규정에 의한다.

③ 서식관리에 대한 내용은 별도로 정한 서식관리규정에 의한다.

제4조(문서처리의 원칙)

① 제반사무의 처리는 문서에 의하며 정확, 신속, 용이 및 경제성 원칙에 의거하여 처리하고 책임의 소재를 명백히 하여야 한다.

② 다음 각 항에 해당하는 경우 즉시 문서로 작성 처리하여야 한다.

1. 전화, 구두 등 문서가 아닌 방법으로 처리된 것으로서 중요한 사항

2. 회의에서 검토, 합의된 사항

3. 업무처리에 관하여 참고, 근거 또는 증빙이 될 것이라고 인정되는 사항

제5조(문서의 성립 및 효력발생)

① 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다.

제6조(책임)

모든 문서에 대하여는 최종 책임을 지며 기안자를 포함하여 모든 결재권자는 해당문서에 대한 집행상의 책임을 진다.

제 2 장  문서관리

제 1 절  일반사항

제7조(문서의 종류)

문서의 종류는 다음과 같다.

1. 법규문서: 법규, 정관, 학칙 기타 규정류에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서: 지시, 일일명령 등 학교에서 발령하는 제반 지시문서를 말한다.

3. 공고문서: 공고, 광고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 기타에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 학적문서: 졸업생, 재학생 및 제적생의 학적성적 기타 학적관계 사항을 기록한 문서를 말한다.

5. 일반문서: 전 각호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제8조(문서작성의 일반사항)

① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다. 다만, 금액을 표시하는 때에는 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금100,000원(금일십만원)

③ 문서에 쓰이는 날짜의 표기는 숫자로 하되 연.월.일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되 시분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 학적부, 시험지, 도면, 통계표, 증명서류 등 특정규격의 문서를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

제9조(용지의 색깔 등)

① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

② 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제10조(문서의 수정 등)

문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

제11조(면표시)

① 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.

② 첨부물의 면표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

제12조(문서에 대한 표시)

① 비밀에 속하는 문서와 신속히 전달, 처리되어야 하는 지급문서는 첫 면 왼쪽에 별표1, 2의 표시를 하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 표시는 기안문(별지서식 제1호)에는 기안자가 그 문서의 취급란에, 시행문(별지서식 제2호)에는 문서통제관이 시행문의 왼쪽 위의 여백에 각각 표시하여야 한다.

③ 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.

제 2 절  문서의 구성

제13조(문서의 구성 등)

일반문서 중 시행문은 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

제14조(두문)

① 두문은 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란 등으로 한다.

② 발신처의 표기는 대외문서에 있어서는 학교명을, 대내문서에 있어서는 문서를 발신하는 기관의 고유명칭을 쓴다.

③ 문서번호는 부서기호, 문서등록번호로 구성하며 다음에 의거 구분한다.

1. 부서기호는 문서처리과의 약칭으로 정하되 별표3과 같다.

2. 문서등록번호는 문서일련번호로써 다음과 같다.

가. 누년일련번호: 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호로써 법규 및 지시문서에 사용한다.

나. 연도별일련번호: 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로써 연도표시가 없는 번호이며 당직, 출장, 휴가 등 일일 명령 및 회보형식으로 작성되는 문서에 사용한다.

다. 연도표시일련번호: 상기 가와 나 이외의 문서에 사용하는 것으로써 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

④ 수신란은 수신 및 참조로 구분한다.

1. 수신은 공문서를 접수할 기관장명을 쓴다. 다만, 수신기관이 2 이상인 때에는 수신처 참조라고 쓰고 발신명의 왼쪽아래에 수신처란을 설정하여 수신기관명 또는 수신처 기호를 표시한다.

2. 참조는 당해 문서의 수신기관내부에 당해 문서를 관장하여야 할 보조기관명을 쓴다.

제15조(본문)

① 본문은 제목, 내용 및 첨부로 한다.

② 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단 명료하게 표시하여야 한다.

③ 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

④ 문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.

1. 첫째항목의 구분은 1.,2.,3.,4.   --------- 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가.,나.,다.,라. ------- 로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1),(2),(3),(4) ------- 로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가),(나),(다),(라) --- 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 1),2),3),4) ----------- 로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 가),나),다),라) ------- 로 나누어 표시한다.

⑤ 문서의 본문이 끝나면 한자 띄우고 □끝□표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한자 띄우고 □끝□표시를 하여야 한다. 다만, 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽기본선에서 한자 띄우고 □끝□표시를 하여야 하며, 서식을 작성할 때에는 기재사항이 서식의 마직막 칸까지 작성되는 경우에는 서식 칸 밖의 아래오른쪽 끝에 □끝□표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 □끝□표시를 하지 아니하고 □이하빈칸□표시를 하여야 한다.

제16조(결문)

결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다.

1. 발신명의는 당해 문서의 발신자를 말한다.

가. 외부에 발신되는 문서: 특별한 경우를 제외하고는 총장명의로 발신한다.

나. 교내 각부서 상호간에 발신되는 문서: 특별한 경우를 제외하고는 각 부서장의 명의로 발신한다.

2. 수신처란은 제14조 제3항 제1호의 단서규정에 의한다.

제17조(직인날인과 생략)

① 총장명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인한다.

② 경미한 내용의 문서로써 등사 또는 인쇄하여 여러 기관에 동시에 발신하는 경우에는 기안문(별지서식 제1호) 및 시행문(별지서식 제2호)의 발신기관명 위에 별표10의 □직인생략□을 표시하여 발신한다.

③ 직인을 찍어야 할 문서로써 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인 날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제18조(계인 및 간인의 사용)

① 계인은 각종 증명서 발급 등 중요한 문서에 사용한다.

② 간인은 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 2장 이상의 중요문서에 사용한다.

제 3 절 기안문의 작성

제19조(문서의 기안)

① 기안문서는 별지 제1호 서식에 의한다.

② 기안은 담당자가 함을 원칙으로 한다.

③ 내부보고 또는 내부문서 결재에는 기안용지를 사용할 수 있으며 "품의", "보고"의 구분 표시를 하여야 한다.

④ 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로써 동일한 기안용지에 일괄하여 기안할 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 기안할 수 있다. 다만, 이 경우에는 각 안별로 시행문을 따로 작성하되, 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제20조(협조)

① 기안문의 내용이 타부서의 업무와 관련이 있을 때에는 주무부서장의 결재가 끝난 후 타부서의 협조를 받아야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 기안문에 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제21조(서식에 의한 처리)

이 규정에 의하여 문서번호란, 수신기관란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 4의 간이결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제22조(작성자의 표시)

기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자의 이름을 쓰고 날인하여야 한다.

제23조(기안자 등의 표시)

① 기안문서에 기안한 자는 기안문의 기안란에 이름을 쓰고 날인하여야 하며 제20조에 의하여 협조한 자는 협조란에 직위를 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시한 때에는 해당 서명란에 □의견첨부□라고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다.

제 4 절  결     재

제24조(결재)

① 문서는 순서에 따라 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 총장은 사무의 내용에 따라 각 부서장으로 하여 위임전결하게 할 수 있다. 다만, 위임전결에 관한 사항은 별도로 정한다.

③ 결재를 표시하는 방법은 결재자가 인장을 사용하거나 지워지지 않는 필기구로 서명을 하며, 반드시 결재일을 표시하여야 한다.

제25조(대결)

① 총장이 부재중인 때에는 총장이 지명한 자가 대결한다.

② 대결에 있어서 중요하다고 인정되는 사항은 사전에 그 처리 방침을 지정한 것 이외에는 대결하지 못한다.

③ 대결한 사항일지라도 중요한 사항은 결재권자에게 후결을 받아야 한다.

제26조(후결)

① 긴급한 문서로써 최종결재자의 부재로 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행하는 자 또는 차 직위자의 결재로써 우선 시행하고 최종 결재권자의 후결을 받아야 한다.

② 후결문서를 시행한 후 최종결재자가 결재시에 수정한 때에는 수정사항을 다시 통보하여야 한다.

제27조(전결 등의 표시)

① 전결하는 경우에는 결재란 중 전결하는 자의 서명란에 □전결□표시를 하고 결재란에 서명 또는 날인하되, 문서를 시행하는 때에는 발신명의 밑에 별표5의 전결표시를 하여야 한다.

② 대결하는 경우에는 결재란 중 대결하는 자의 서명란에 □대결□표시를 하고 결재란에 서명 또는 날인하되 문서를 시행하는 때에는 발신명의 밑에 별표6의 대결표시를 하여야 한다.

③ 제26조의 규정에 의하여 대결처리된 문서 중 후결을 받아야 하는 경우에는 결재란 안의 오른쪽 여백에 □후결□표시를 하고 결재권자의 후결을 받아야 한다.

제28조(문서의 등록)

① 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 처리과 별로 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고 문서등록대장(별지서식 제3호)에 등록하여야 한다.

② 문서등록번호는 연도별 일련번호로 하고 내부결재 문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 □내부결재□표시를 하여야 한다.

제 5 절  시행문의 작성,통제 및 발송

제29조(시행문의 작성)

결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문(별지서식 제2호)을 작성, 문서과의 통제를 거쳐 문서과에서 발송한다.

제30조(문서의 통제)

① 총장명의로 발신하는 문서는 당해 문서를 시행하는 날에 문서과의 통제를 받아야 한다.

② 문서과에서 문서를 통제하는 때에는 다음 각호의 사항을 심사하여야 하며, 심사결과 미비된 사항에 대하여는 그 사항을 처리과에 통보하여 보완하도록 하여야 한다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부

3. 기안문과 시행문의 일치 여부

4. 문서번호 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락 여부

5. 전결, 대결 구분의 착오 여부

6. 첨부물의 첨부 여부

7. 발신방법의 지정 여부

③ 제2항의 심사가 완료된 때에는 문서과는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 기안문서의 □끝□표시 오른쪽 여백에 별표7의 문서통제인을 찍어야 한다.

제31조(시행문의 발송)

① 문서를 발송하는 때에는 문서발송대장(별지서식 제4호)에 기재하고 우편, 인편, 모사전송의 방법으로 발송하며 문서 중 중요한 문서는 인편, 등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

② 시행한 문서의 기안문서는 해당 처리과로 반송한다.

제 6 절  문서의 접수

제32조(문서의 접수및 분류)

① 문서는 문서과에서 접수하여야 하며 처리과에서 직접받은 문서는 지체없이 문서과에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다.

② 접수된 문서에는 별표8의 문서처리인을 두문의 오른쪽 여백에 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한후 이를 처리과로 보낸다.

③ 모사전송기로 문서를 수신한 때에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다.

④ 문서과는 접수한 문서가 2 이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다.

⑤ 처리과는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 문서과에 반송하여야 하며, 문서과는 당해 문서를 즉시 재분류하되, 결재권자가 지정하는 처리과로 보내야 한다.

제33조(수발사항의 기록)

① 문서과는 별지 제5호 서식의 문서접수대장을, 처리과는 별지 제3호 서식의 문서등록대장과 별지 제6호 서식의 문서접수대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록, 유지하여야 한다.

② 모사전송기를 운용하는 문서과는 별지 제7호 서식의 송신대장과 별지 제8호 서식의 수신대장에 송신 및 수신사항을 기록, 유지하여야 한다.

제 7 절  문서의 보존 및 폐기

제34조(완결문서의 편철)

① 모든 문서는 매 안건마다 그 발생결과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 1건으로 편철 정리한다. 이때 좌철을 원칙으로 하되 좌철이 불가피할 경우에만 상철할 수 있다.

② 완결된 1건 문서의 편철순서는 다음과 같되, 경우에 따라서 달리할 수 있다.

1. 기안문

2. 시행문

3. 타기관(부서)으로부터 접수된 각종 문서

4. 참고문서, 첨부서류

③ 1건 문서로서 관련서류가 많거나 첨부할 관계자료를 원문에 합철하기 어려운 경우에는 별도로 편철 할 수 있다.

④ 문서철 내의 면표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래왼쪽에 일련번호를 기입하되, 밑으로부터 위로 기입한다.

⑤ 완결된 문서는 문서분류체계표에 의하여 문서철에 분류하되, 문서철 1권의 문서량은 150매 내외로 하며 1건 단위로 최근 문서가 위에 오도록 한다.

⑥ 문서의 좌측과 상단을 맞추어 철하여야 한다.

⑦ 문서의 색인목록은 별지 제9호 서식에 의하되 문서철 표지의 뒷면에 첨부하며 색인목록을 작성하는 때에는 개별문서단위로 기재한다.

제35조(문서의 보관)

① 문서의 편철방식은 박스식 파일링 방법을 원칙으로 한다.

② 분류번호별로 편철된 문서는 파일별로 문서상자에 넣어 부서별로 지정된 서가에 보관하고 문서상자에 분류번호 및 파일명을 표기하여야 한다.

③ 문서상자에 들어있는 파일 견출 색상과 문서상자 스티커 색상은 반드시 동일하여야 한다.

④ 문서상자의 배열은 분류번호별로 좌에서 우로 우에서 아래로 배열하고 위치번호를 부여한다.

⑤ 사무실내 보관기간이 지난 문서는 제40조에 의거 주관부서로 이관하여 보존케 함을 원칙으로 한다.

제36조(문서목록의 관리)

① 문서철이 작성되면 즉시 문서관리 전산시스템에 분류번호, 분류명, 위치번호, 보조연한, 색상, 담당자명 등을 전산 등록하여 관리하여야 한다.

② 문서목록은 부서 또는 기관별로 작성 관리하여야 하며, 변동사항이 있을시에는 즉시 그 내용을 등록하여 관리하여야 한다.

③ 문서목록의 내용은 원칙적으로 파일, 문서상자의 겉표기와 일치하여야 한다.

제37조(문서철의 작성)

① 문서철 견출부분의 작성요령은 별표 11과 같다.

② 문서철 표지부분의 작성요령은 별표 12와 같다.

제38조(문서상자의 표기)

문서상자의 작성방법은 별표 13과 같다.

제39조(문서의 보존 기간)

① 문서의 보존기간 책정기준은 다음과 같으며 문서의 종류별 보존기간 기준은 별표14와 같다.

1. 영구보존(준영구 포함)

가. 법규문서, 학위수여대장, 학적부, 인사발령대장 및 입학사정대장

나. 후일 영구히 증거될 문서 및 역사에 참고될 문서(연혁을 증명하는 서류)

다. 영구적으로 보존할 필요가 있다고 인정되는 문서

2. 10년보존

가. 일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구문서

나. 그밖의 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

3. 5년보존

가. 예산 및 결산 등의 관계문서

나. 각종 감사관계 문서

다. 그밖의 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 3년보존

가. 각종 증명서의 발급관계 문서

나. 주요 업무계획 관계문서

다. 그밖의 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 1년보존

가. 일일명령 등, 실무업무처리에 관한 지시문서

나. 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등을 위한 문서

다. 그밖에 1회로써 완결되는 성질에 속하는 문서로써 후일에 참조가 필요없는 문서

② 문서의 보존기간 기산일은 당해 문서를 처리, 완결한 날이 속하는 해의 다음해 2월 28일로 한다.

제40조(문서의 이관)

① 문서이관시기는 정기이관과 수시이관으로 구분 실시한다.

1. 정기이관: 매년 3월 1일 기준으로 3월 5일까지 문서과의 지침에 따라 정기적으로 이관 절차를 거쳐 이관한다.

2. 수시이관: 각 부서(기관)에서 이관 필요사유가 발생하였을 경우 문서과의 사전승인을 득하여 이관할 수 있다.

② 각 부서는 정해진 기간 내에 모든 이관문서를 문서과에 이관하여야 한다.

③ 문서이관 절차는 다음과 같다.

1. 이관대상 파일의 문서 건별로 보존과 폐기 여부를 심사한다.

2. 분류번호별로 보존연한이 같은 파일끼리 취합한다.

3. 동일 분류번호의 파일이 한 개의 보존 상자에 채워지지 않으면 보존연한, 폐기연도의 순서 기준으로 통합하여 보존할 수 있다.

4. 이관문서 목록을 전산출력하여 문서관리 책임자의 확인을 필한 후 문서상자의 뚜껑을 덮은 후 문서고로 이동 정리한 후 문서과로 인계하여 확인을 득한다.

5. 문서과는 이관된 문서를 문서고로 배열하고 이관문서 목록에 보존연한 및 배열위치를 표기하여 문서고 내에 부서(기관)별로 배치한다.

6. 보존문서 중 중요한 문서는 마이크로 필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.

제41조(보존문서의 열람과 대출)

① 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 문서고에 이관문 서목록을 비치 유지하여야 한다.

② 보존문서를 열람 또는 대출을 받고자 할 경우에는 문서과에 보존문서 열람 및 대출 신청 후 열람 또는 대출을 받을 수 있다.

③ 보존문서의 대출기간은 7일 이내로 함을 원칙으로 하되 필요에 따라 연장할 수 있다.

제42조(문서의 폐기)

① 보관문서 중 보존기간이 지난 문서는 매년 3월 정기문서 이관시 폐기한다.

② 문서고에 보존중인 문서를 폐기하고자 할 경우 문서과는 2월말일까지 폐기하고자 하는 문서목록을 이관부서에 통보한 후 이의가 없는 경우에 폐기하도록 하며 폐기 여부를 이관문서 목록에 기재하여야 한다.

③ 폐기검토의 통보를 받은 해당 부서(기관)는 필요시 보존기간 연장을 요청할 수 있다.

④ 영구 보존문서를 제외한 문서가 마이크로 필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에도 불구하고 결재권자의 승인을 얻어 이를 폐기할 수 있다.

제43조(문서의 폐기의 방법)

폐기문서는 비밀문서 또는 특수한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 불용품으로 처분하거나 재생 활용한다.

제44조(디스켓 관리)

① 디스켓의 분류체계는 문서분류 체계에 따른다.

② 디스켓의 보관은 전용 보관상자에 수납하여 부서단위로 일정한 장소에 통합 보관하되, 디스켓은 표준라벨을 부착하고 내용을 기재하여 관리하여야 한다.

제45조(교육과 평가)

문서처리의 신속, 정확과 효율화를 기하기 위하여 문서과는 문서관리에 관한 교육을 실시할 수 있으며 정기적으로 관리실태를 평가하여 포상 등 관련조치를 취할 수 있다.

제46조(문서정리의 날 운영)

각 부서(기관)는 월 1회 이상 □ 문서정리의 날□을 정하여 자체평가를 실시하고 문서관리 체계를 효과적으로 유지, 발전시켜야 한다.

부       칙

① (시행일) 본 규정은 □□□□년 □월 □일부터 시행한다.