문서 보관.보존 규정

제 1 장 총 칙

제 1 조 (목적) 이 규정은 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철 및 보관·보존의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기함을 목적으로 한다.

제 2 조 (적용범위) 교내 각 부서에서의 모든 문서의 편철, 보관 및 보존은 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.

제 3 조 (용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서주관과: 교내의 문서수발사무를 주관하는 과를 말한다.

2. 문서주무과: 문서내용의 처리를 주관하는 과를 말한다.

3. 보관: 문서의 처리완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

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4. 보존: 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 보유 관리하는 것을 말한다.

제 4 조 (보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음 7종으로 구분한다.

1. 영구보존(갑) ----- 원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후, 원 본과 마이크로 필름을 모두 영구히 보존한다.

2. 영구보존(을) ----- 원본을 마이크로 필름으로 촬영한 후 영구 히 보존하되 원본은 폐기하여도 무방하다.

3. 준영구보존 ----- 10년 이상 보존할 문서로서 개개문서의 성질 에 따라 특정기간을 정한다.

4. 10년 보존

5. 5년 보존

6. 3년 보존

7. 1년 보존

② 종별 문서보존기간은 별표에 의한다.

제 5 조 (보존기간변경) 문서주무부서는 총장 또는 부서장의 승인을 얻어 보 존된 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제 6 조 (기산) 보존기간은 처리완결의 다음 학년도 3월 1일부터 기산한다.

제 2 장 편철과 보관

제 7 조 (분류) 처리완결된 문서는 문서주무과에서 기능별로 분류한다. 다만, 본교 교사자료로 지정된 문서는 교사자료실에 등록하여야 하며, 보존철에는 교사자료등록증과 문서사본으로써 대신한다.

제 8 조 (일건철) 문서는 매안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다.

제 9 조 (보관철의 사용) ① 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(홀다) 또는 흑표지(별지 제1호 서식)를 사용한다. 다만, 특별한 형식의 문 서는 그 규격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다.

② 보관철 내의 문서량은 2.매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.

제10조 (보관철의 설정) 별표에 의한 비치서류목록 중 문서량이 적은 것은 동일 세부기능 내의 보존기간이 같은 유사문서와 합철할 수 있다.

제11조 (편철방법) 완결된 문서는 완결일자순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고 색인목록(별지 제2호 서식)을 붙인다.

제 12조 (특수문서의 보관) 유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 기관기호, 분류번호, 일자 및 제목을 기재하여 별도 보관할 수 있다.

제 3 장 보 존

제 13조 (이관) ① 문서주무과는 보존문서 보관철목록 및 대장(별지 제3호 서식)을 보존기간 개시 1개월 내에 문서주관과에 통보한다.

② 문서주관과는 전항에 의하여 통보된 보존문서 보관철을 문서 주관과가 별도로 정하는 처소로 이관한다. 다만, 보존문서 중 수시 열람에 필요한 문서와 3년 이하의 보존문서는 문서주무과에서 보존할 수 있다.

제 14조 (정리) 모든 보존문서 보관철은 부서별로 연도별과 기능별에 따라 정리한다.

제 15조 (보존문서대장) 문서주무과에서 이관된 보존문서 보관철의 현황을 파악·정리하기 위하여 문서주관과는 보존문서고에 보존문서대장(별 지 제3호 서식)을 비치한다.

제 16조 (점검 및 소독) 보관책임자는 년 1회 이상 보관문서대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질과 충해 등을 방지하기 위하여 소독 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

제 17조 (대여 및 열람) 보관철의 대출 및 열람은 보관책임자의 승인을 얻어야 한다.

제 4 장 폐 기

제 18조 (폐기) ① 폐기되는 모든 문서는 보존문서대장 및 보존문서 보관철 목록에 주서로 폐기일자를 기입한 후 문서주관과에서 일괄 폐기처리한다.

② 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생 활용하도록 하여야 한다.

제 19조 (준용) 이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부공문서 보관·보존 규정에 준하여 처리한다.

부 칙

이 규정은 20    년   월   일부터 개정 시행한다.